E-mail heeft de uitwisseling van informatie drastisch verbeterd, maar tevens het gevaar van ongewenste verspreiding en ongeoorloofde toegang tot gevoelige communicatie en informatie verhoogd. Dit is met name een probleem als het gaat om de toenemende regelgeving met betrekking tot de persoonlijke gegevens van klanten en werknemers. Om informatie die per e-mail wordt verspreid beter in de hand te houden, wordt in Exchange 2010 voortgebouwd op een reeks zeer uitgebreide functies voor het beveiligen en beheren van informatie zodat u e-mail effectiever kunt onderscheppen, bewerken, coderen en blokkeren. Al deze functies bieden beheerders meer controlemogelijkheden, of u nu proactief e-mail wilt beheren met een geautomatiseerd beleid of uw gebruikers waarschuwingen en hulpprogramma's wilt verschaffen waarmee ze hun eigen informatie beter kunnen beheren.
Functieomschrijvingen
Regels voor transportbeveiliging: in combinatie met AD RMS (Active Directory Rights Management Services) stellen transportbeveiligingsregels beheerders in staat om automatisch IRM-beveiliging (Information Rights Management) toe te passen op e-mails (inclusief Office- en XPS-bijlagen) nadat een bericht is verzonden. Dit zorgt voor een permanente beveiliging van het bestand, ongeacht waar het is verstuurd, en voorkomt doorsturen, kopiëren of afdrukken, afhankelijk van de set AD RMS Policy-sjablonen die door de AD RMS-implementatie beschikbaar zijn. Voicemail kan ook worden beveiligd om doorsturen door onbevoegden te voorkomen.
Ondersteuning voor IRM in Outlook Web Access (OWA): Ondersteuning voor IRM in Outlook Web Access (OWA): stelt gebruikers in staat om zelf IRM-beveiligde berichten te lezen en te maken, net als in Outlook. IRM-beveiligde berichten in OWA kunnen in Windows Verkenner, Firefox en Safari (invoegtoepassing niet vereist) worden geopend en beschikken over zoeken in volledige tekst, gespreksweergave en voorbeeldvenster.
Outlook-beveiligingsregel: automatische activering van Outlook om een RMS-sjabloon toe te passen op basis van identiteit van afzender en ontvanger, voordat het wordt verzonden. Aangezien berichten worden beveiligd op het bureaublad voordat ze naar Exchange worden verzonden, kan een organisatie met deze functie voorkomen dat serviceproviders van derden of interne Exchange-beheerders gevoelige inhoud kunnen lezen die tussen werknemers wordt verzonden.
Transportcodering: maakt toegang door Transport Agents tot IRM-beveiligde berichten mogelijk voor het uitvoeren van handelingen zoals filtering van inhoud, plaatsing van handtekeningen via transportregels, alsmede antispam- en antivirusscans. Transportcodering kan ook worden gebruikt met journals, om er zeker van te zijn dat journalrapporten die naar de journalpostvakken of archiveringsproducten van derden worden verstuurd een gedecodeerde (clear-text) kopie van de IRM-beveiligde berichten bevat, inclusief Office- en XPS-bijlagen. Dit maakt indexering en doorzoeken van met IRM-beveiligde berichten voor juridische inzage en voorschriften mogelijk.
Uitgebreide transportregelvoorwaarden: stellen u in staat om e-mails te bewerken, met IRM te coderen, te ondertekenen en te blokkeren op basis van fijnmazigere voorwaarden, zoals de daadwerkelijke inhoud van een Office-bijlage, de Active Directory-kenmerken van een gebruiker (bijv. afdeling, land, manager) en meerdere berichttypen (zoals automatische antwoorden, agenda-ingangen, enz..).
E-mailtips: waarschuwen de afzender van een e-mail of bepaalde voorwaarden mogelijk resulteren in schendingen van het beleid of duiden op een mogelijk onbedoelde levering. E-mailtips geeft bijvoorbeeld een waarschuwingsbericht in een e-mail weer indien: de afzender een antwoord naar alle e-mailadressen in een mail of een e-mail naar een grote groep externe ontvangers wil sturen. E-mailtips is beschikbaar voor OWA en Outlook 14.
Controle: e-mail wordt doorgestuurd naar een beheerder of vertrouwde moderator voor recensie. De recensent kan vervolgens het bericht goedkeuren of blokkeren. Indien het wordt geblokkeerd, wordt de reden hiervoor teruggestuurd naar de afzender.
Dynamische handtekeningen: er wordt automatisch een handtekening toegevoegd onder aan een e-mail, op basis van de Active Directory (AD)-kenmerken van de afzender. Deze functie kan ook worden geconfigureerd om HTML-handtekeningen met specifieke opmaak of bedrijfslogo's toe te voegen.
