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Arquivamento e Retenção

Conforme o volume de e-mail continua a aumentar dentro das organizações, a necessidade de arquivar sistematicamente essas informações se tornou uma prioridade crescente. Arquivar pode proporcionar aos usuários uma experiência de e-mail melhor liberando espaço dentro de sua caixa de correio para melhor desempenho. O arquivamento também ajuda a organização a tratar melhor dos requisitos de conformidade e descoberta eletrônica tornando o e-mail mais fácil de gerenciar e pesquisar. Para tratar dessas necessidades, o Exchange Server 2010 agora possui novos recursos de arquivamento que se combinam com outros recursos aprimorados de gerenciamento de caixa de correio, inclusive pesquisa avançada em várias caixas de correio, diretivas granulares de retenção legal para proporcionar uma solução abrangente. Fácil de usar e implantar, essa funcionalidade embutida ajuda organizações a reduzir a dependência de soluções soluções de arquivamento separadas e a simplificar processos legais e de conformidade.

Descrições Funcionais

Arquivo Pessoal: é uma caixa de correio adicional associada com a caixa primária do usuário. Ela aparece junto com as pastas da caixa de correio primária no Outlook. Dessa forma, o usuário tem acesso direto a e-mail dentro do arquivo como se fosse sua caixa de correio primária. O usuário pode arrastar e soltar arquivos PST no Arquivo Pessoal, para acesso online mais fácil – e descoberta mais eficiente pela organização. Itens de correio do arquivo primário também podem ser descarregados automaticamente no Arquivo Pessoal, usando Diretivas de Retenção, reduzindo o tamanho e melhorando o desempenho da caixa de correio primária. Além disso, o usuário pode pesquisar o Arquivo Pessoal e a caixa de correio primária simultaneamente usando o Outlook.

Diretivas de retenção: permitem que se apliquem configurações de retenção a itens ou pastas específicos em uma caixa de correio. Diretivas são configuradas pelo Administrador do Exchange e são exibidas dentro de cada e-mail, junto com um cabeçalho declarando a diretiva aplicada e a data de exclusão. Esses cabeçalhos facilitam para o usuário final identificar quando um e-mail é configurado para expirar e aplicar uma nova diretiva de vencimento se ele precisar ser retido por um período mais longo. Administradores também podem definir diretivas padrão que podem mover automaticamente mensagens da caixa de correio primária para o Arquivo.

Pesquisa em Múltiplas Caixas de Correio: permite buscas de itens de caixa de correio em várias destas, inclusive e-mails, anexos, itens de calendário, tarefas e contatos, assim como arquivos protegidos por IRM. A pesquisa de múltiplas caixas de correio trabalha simultaneamente em caixas primárias e Arquivos Pessoais com um painel de controle fácil de usar. Isso permite que usuários de RH, legais e de conformidade autorizados realizem buscas sem depender do TI. Para fins de descoberta legal, correspondências localizadas através de busca podem ser copiadas e movidas para uma caixa de correio ou armazenamento especificado, como definido pelo administrador para investigação adicional. As capacidades avançadas de filtragem incluem: remetente, destinatário, diretiva de vencimento, tamanho da mensagem, data de envio/recebimento, cc/cco e expressões comuns.

Retenção Legal: permite a preservação imediata de itens de caixa de correio (e-mail, compromissos, tarefas, etc.) de um usuário excluídos e editados tanto da caixa de correio primária como do Arquivo Pessoal. A Retenção de Litígio pode ser definida em caixas de correio individuais ou em toda a empresa e também inclui uma opção que alerta automaticamente os usuários de que sua caixa de correio foi retida.

 
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