Масштабы обмена электронными сообщениями в пределах организации постоянно растут, поэтому проблема систематической архивации этой информации становится все актуальнее. Microsoft Exchange Server 2010 содержит встроенные средства для архивации электронной почты, соблюдения политик и выполнения сквозного поиска, которые помогут упростить эти процессы, не изменяя привычных пользователям приемов работы, и при этом отказаться от специализированных сторонних решений.
Доступ к новому личному архиву возможен как в Microsoft Outlook, так и в Outlook Web App, поэтому пользователи могут работать с архивом сообщений привычным способом и из привычных приложений.
В Exchange 2010 добавлены политики сохранения, которые позволяют автоматизировать архивацию и удаление электронной почты. Они включают в себя режим удержания, с помощью которого можно защитить сообщения от их изменения или удаления пользователем.
Сквозной поиск получил новый удобный веб-интерфейс, что позволяет делегировать доступ к нему не только ИТ-специалистам, но и пользователям из других отделов организации. Например, сотруднику отдела безопасности, который расследует случаи утечки информации, причем поиск ведется как по основным, так и по архивным почтовым ящикам.
Описание функциональных возможностей
Личный архив. Это дополнительный почтовый ящик, связанный с основным почтовым ящиком пользователя. Он отображается в Outlook или Outlook Web App рядом с папками основного почтового ящика. Пользователи работают с архивом точно так же, как и с основным почтовым ящиком. Пользователи могут переносить сообщения из файлов PST в личный архив, таким образом, обеспечивается легкий доступ к их содержимому и возможность эффективного поиска в нем уполномоченными сотрудниками организации. Можно настроить автоматическое перемещение сообщений из основного почтового ящика в личный архив с помощью политик сохранения для того, чтобы разгрузить основной почтовый ящик и повысить скорость работы с ним. Более того, пользователи могут осуществлять одновременный поиск информации в личном архиве и основном почтовом ящике в Outlook или Outlook Web App.
Политики сохранения. Они позволяют применить правила сохранения к отдельным сообщениям или папкам почтового ящика. Эти политики настраиваются администратором Exchange и отображаются в каждом электронном письме в виде колонтитула (с указанием применяемой политики и даты удаления). Есть два типа политик: политики удаления и политики архивации. Например, электронное письмо может быть помечено пользователем для автоматического перемещения в личный архив через определенный срок и для удаления через другой срок. Администраторы также могут настроить политику таким образом, чтобы сообщения автоматически переносились из основного почтового ящика в личный архив.
Удержание. Сохранение удаленных или измененных пользователем элементов почтового ящика (электронных писем, встреч, задач и т. д.) из основного почтового ящика и личного архива. Эта функция может быть применена к отдельным почтовым ящикам или всей организации и может быть включена на определенный срок (например, вы можете поставить ящик на удержание на срок 90 дней). Можно настроить подачу автоматических уведомлений пользователю о том, что их почтовый ящик был поставлен на удержание.
Восстановление отдельных сообщений. С помощью Exchange 2010 администраторы могут задавать срок хранения удаленных или измененных сообщений в папке восстановимых элементов на сервере.
Сквозной поиск. Эта функция позволяет осуществлять поиск элементов почты (электронных писем, вложений, элементов календаря, задач и контактов, а также содержимого, защищенного с помощью управления правами на доступ к данным) в нескольких почтовых ящиках одновременно. Функция сквозного поиска дает возможность выполнять поиск одновременно как по основным почтовым ящикам, так и по личным архивам с помощью простой в использовании панели управления. Результаты сквозного поиска копируются в указанный администратором специальный почтовый ящик. Можно фильтровать результаты поиска по следующим параметрам: отправитель, получатель, политика срока действия, размер сообщения, дата отправки/получения, копия/скрытая копия, регулярные выражения.
Управление доступом на основе ролей. В Exchange 2010 администраторы могут делегировать отдельные административные права назначенным пользователям, чтобы те могли выполнять различные действия (например, сквозной поиск) в соответствии с их служебными полномочиями.
