Масштабы обмена электронными сообщениями в пределах организации постоянно растут, поэтому проблема систематического архивирования этой информации становится все актуальнее. Архивация облегчает работу пользователей с электронной почтой, так как освобождает место в почтовом ящике пользователя и, следовательно, оптимизирует работу системы. Архивация также позволяет организациям успешно решить проблему соответствия правовым требованиям и поиска необходимой электронной информации при возникновении каких-либо спорных юридических вопросов благодаря упрощенным механизмам управления электронными сообщениями и поисковым инструментам. Для обеспечения этих возможностей Exchange Server 2010 поддерживает функции архивации, сочетающиеся с другими усовершенствованными функциями управления почтовым ящиком, включая возможность расширенного поиска по нескольким почтовым ящикам, удержание данных при возникновении спорных юридических вопросов и возможность хранения детализированных данных; таким образом, Exchange Server 2010 представляет собой комплексное решение для работы с почтой. Эти простые в использовании и развертывании встроенные функции позволяют организациям отказаться от специализированных решений для архивации данных и упростить задачу выполнения требований закона.
Описание функциональных возможностей
Личный архив. Это дополнительный почтовый ящик, связанный с основным почтовым ящиком пользователя. Он отображается в Outlook рядом с папками основного почтового ящика. Пользователи работают с архивом точно так же, как и с основным почтовым ящиком. Пользователи могут переносить файлы PST в личный архив; таким образом, обеспечивается легкий доступ к их содержимому и возможность эффективного поиска в нем уполномоченными сотрудниками организации. Сотрудники организации могут настроить автоматическое перемещение электронных сообщений из основного почтового ящика в личный архив с помощью политик сохранения данных для того, чтобы разгрузить основной почтовый ящик и повысить скорость работы с ним. Более того, пользователи могут осуществлять одновременный поиск информации в личном архиве и основном почтовом ящике с помощью Outlook.
Политики сохранения данных. Они позволяют применить настройки сохранения данных к отдельным сообщениям или папкам почтового ящика. Эти политики настраиваются администратором приложения Exchange и отображаются в каждом электронном сообщении в виде колонтитула (с указанием применяемой политики и даты удаления). Благодаря этим колонтитулам конечным пользователям легче определить, когда система удалит то или иное сообщение, и перенастроить политику срока действия при необходимости сохранения сообщения в течение более продолжительного периода. Администраторы также могут настроить политику таким образом, чтобы сообщения автоматически переносились из основного почтового ящика в архив.
Поиск по нескольким почтовым ящикам. Эта функция позволяет осуществлять поиск элементов почты (электронных сообщений, приложений, элементов календаря, задач и контактов, а также файлов, защищенных механизмом управления правами на доступ к данным) в нескольких почтовых ящиках. Функция поиска по нескольким почтовым ящикам дает возможность выполнять поиск одновременно как по основным почтовым ящикам, так и по личным архивам с помощью простой в использовании панели управления. Благодаря этому обладающие достаточными полномочиями сотрудники отдела кадров, а также специалисты по юридическим вопросам и обеспечению соответствия правовым нормам могут выполнять поиск необходимой информации без помощи ИТ-специалистов. Во время поиска документов при расследованиях можно скопировать найденные элементы почты для дальнейшего изучения в указанный почтовый ящик или внешнее хранилище, адрес которого указывается администратором. Усовершенствованные функции фильтрации данных позволяют фильтровать элементы почты по следующим параметрам: отправитель, получатель, политика срока действия, размер сообщения, дата отправки/получения, копия/скрытая копия, регулярные выражения.
Удержание данных при расследованиях. Сохранение удаляемых или изменяемых пользователем элементов почтового ящика (электронных сообщений, встреч, задач и т. д.) из основного почтового ящика и личного архива. Эта функция может быть применена к отдельным почтовым ящикам или всей системе корпоративной почты; можно настроить систему на подачу автоматических уведомлений пользователям о том, что их почтовый ящик был поставлен на удержание.
