Khi số lượng email gia tăng, nhu cầu bảo quản và tìm kiếm thông tin trở thành yếu tố sống còn. Microsoft Exchange 2010 giới thiệu các chức năng tích hợp lưu trữ Email (Email Archiving), bảo lưu (Retention), và khả năng khắc phục sự cố một cách dễ dàng mà không làm ảnh hưởng đến công việc của người dùng. Tính năng Personal Achive thống nhất có trong cả Microsoft Outlook và Outlook Web App giúp cho người dùng tương tác với các email được lưu trữ với các kỹ năng và phần mềm quản lý mail quen thuộc. Exchange 2010 thêm vào Chính sách quản lý lưu trữ giúp tự động lưu và xóa email. Tính năng này bao gồm một tính năng con là Legal Hold giữ lại các email mà người dùng chỉnh sửa hoặc xóa. Một chức năng mới là tìm kiếm trên nền web, nhiều mailbox của Exchange có thể ủy nhiệm cho người dùng chuyên nghiệp, chẳng hạn như nhân viên kiểm soát nội bộ (compliance officer), giúp dễ dàng thực hiện việc điều tra thông tin (e-Decovery) dù họ đang sử dụng hộp mail chính hay hộp mail lưu trữ.
Các tính năng Archiving và Retention
Personal Archive – Thư mục lưu trữ cá nhân là hộp mail đặc biệt được gắn với hộp mail chính của người dùng, xuất hiện cùng với hộp mail chính trong Outlook hoặc Outlook Web App, nhờ đó người dùng có thể truy cập trực tiếp email ngay trong hộp mail lưu trữ hoặc hộp mail chính. Người dùng có thể kéo email từ file .pst vào Personal Archive để có thể truy cập online. Email từ hộp mail chính cũng có thể di chuyển tự động vào Personal Archive bằng cách sử dụng Rentention Policies, giúp giảm kích thước hộp mail và tăng tốc ứng dụng và đường truyền mạng. Ngoài ra, người dùng có thể tìm kiếm cả trong Personal Archive và hộp thư chính trong Outlook và Outlook Web App.
Retention policies – Chính sách lưu giữ thông tin cho phép áp dụng các chính sách lưu trữ các mục tin, các cuộc đàm thoại, hoặc toàn bộ một thư mục trong hộp mail. Nhà quản trị Exchange có thể cấu hình các chính sách, với Outlook 2010 thông tin cấu hình này sẽ xuất hiện trong mỗi email bên cạnh tiêu đề thông báo các chính sách được áp dụng và ngày xóa. Có hai chính sách người dùng có thể áp dụng: chính sách xóa và chính sách lưu trữ, cả hai chính sách đều có thể sử dụng kết hợp trong cùng một đối tượng hoặc thư mục. Ví dụ, một email có thể được đánh dấu để tự động chuyển vào Personal Archive và định số ngày lưu trữ trước khi bị xóa. Nhà quản trị cũng có thể sử dụng các chính sách lưu trữ qui định khi nào email sẽ được tự động chuyển vào Personal Archive từ hộp mail chính.
Legal Hold có thể bảo quản các nội dung bị xóa hoặc chỉnh sửa trong hộp mail (bao gồm email, lịch hẹn, công việc) từ cả hộp thư chính lẫn Personal Archive. Chức năng Legal Hold có thể đặt cho một hộp mail riêng biệt hoặc cho cả công ty và có thể đặt theo thời gian cụ thể (ví dụ, bạn có thể đặt hộp mail bảo quản thông tin trong 90 ngày). Legal Hold cho phép người dùng tùy chọn cảnh báo thông qua Outlook 2010 rằng chính sách bảo quản được áp dụng lên hộp thư của họ.
Single item restore – Phục hồi từng mục đơn lẻ cho phép nhà quản trị kiểm soát thời gian một email bị xóa hoặc chỉnh sửa được lưu trữ trong thư mục các nội dung có thể phục hồi (Recoverable Items).
Multi-Mailbox Search - Tìm kiếm trong nhiều mailbox cùng lúc Cho phép tìm kiếm email, file đính kèm, lịch hẹn, công việc phải làm, thông tin liên hệ cũng như các nội dung được phân quyền bảo vệ (Information Rights Management-protected content). Multi-Mailbox Search có thể làm việc đồng thời trong cả hộp mail chính và Personal Archive với giao diện dễ sử dụng dựa trên nền Web. Để phục vụ cho việc điều tra có liên quan đến pháp luật, các email có được sau khi tìm kiếm sẽ có thể được chép hoặc di chuyển sang một thư mục nào đó được chỉ định bởi nhà quản trị. Ngoài ra Multi-Mailbox Search còn có khả năng lọc thông tin theo người gửi/nhận, loại thông tin, ngày gửi/nhận, cc/bcc cùng với các tham số tìm kiếm nâng cao.
Role-based access Control (RBAC) – Phân quyền cho người dùng theo chức năng Cho phép nhà quản trị Exchange cấp quyền cho những người dùng đặc biệt như những nhân viên kiểm soát nội bộ, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật để tiến hành việc tìm kiếm trong nhiều hộp mail (của nhiều nhân viên trong tổ chức) và một số chức năng khác phù hợp với quyền hạn của họ.
