Các tính năng bảo vệ và quản trị thông tin
Expanded transport conditions: Cho phép nhà quản trị có thể tạo nhiều qui luật chuyển tin riêng biệt. Ví dụ, Exchange 2010 có thể quét một nội dung nào đó từ một file đính kèm trong Office Outlook, ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng iFilters hỗ trợ các định dạng file của hãng thứ ba. Các qui luật chuyển tin có thể được tạo dựa trên thuộc tính Active Directory của người dùng (phòng ban, quốc gia,…) cũng như các kiểu email khác nhau bao gồm cả các email trả lời tự động khi không có mặt ở văn phòng.
MailTips: Cảnh báo người gửi khi email có thể vi phạm các chính sách thông tin của tổ chức hoặc gửi ngoài dự định. Ví dụ, MailTips có thể tạo ra một cảnh báo nếu email sắp gửi đến số lượng người nhận quá lớn hoặc trong số người nhận có người bên ngoài tổ chức, bị giới hạn, hoặc đã thay đổi (địa chỉ mail). Nhà quản trị cũng có thể tự tạo MailTips với các cảnh báo tùy ý dựa trên đặc điểm của người nhận. Mailtips có thể sử dụng trong cả Outlook Web App hoặc Microsoft Outlook 2010.
Transport protection rules: Khi các qui luật bảo vệ được sử dụng cùng với Active Directory Rights Management Services (AD RMS – Dịch vụ quản lý quyền của AD) nhà quản trị có thể áp dụng tự động chế độ Information Rights Management (IRM – Quản lý quyền sử dụng thông tin) để bảo vệ email (bao gồm cả các file XPS đính kèm) sau khi email được gửi đi. Các qui luật này cung cấp việc bảo vệ liên tục cho các dữ liệu dù được gửi đến trong hay ngoài tổ chức, ngăn việc chuyển tiếp, copy hoặc in ấn tùy và chính sách AD RMS.
Outlook protection rules: Các qui luật này tự động kích hoạt Outlook áp dụng một RMS (Rights Management Services - Dịch vụ quản lý phân quyền) nào đó phụ thuộc vào vị trí người gửi/nhận trước khi email được gửi đi. Với các qui luật bảo vệ của Outlook, nhà quản trị cũng có thể cho phép người dùng tắt tính năng bảo vệ đối với các email thông thường. Ngoài ra, bởi vì các email được bảo vệ ngay trên máy tính trước khi gửi đi, các qui luật bảo vệ của Outlook giúp tổ chức của bạn ngăn các nhà cung cấp dịch vụ hoặc các nhà quản trị xem các thông tin quan trọng được trao đổi giữa các nhân viên.
Support for IRM in Outlook Web App: Người dùng có thể đọc và trả lời (hoặc trả lời tất cả, chuyển tiếp, cấm in, cắt dán…) bình thường trên các email được bảo vệ bằng IRM giống như đang sử dụng Outlook. Các email được bảo vệ bởi IRM trong Outlook Web App có thể truy cập từ Internet Explorer, Firefox và Safari (không cần cài plug-in). Outlook Web App bao gồm cả các chức năng như Full-text Search, Conversation View và Preview Pane (khung xem trước nội dung).
Protected voice mail: Exchange Server 2010 sử dụng AD RMS để cài đặt quyền Do Not Forward (không cho phép chuyển tiếp) cho một Voice Mail theo chỉ định của người gửi hoặc theo các chính sách thông tin do nhà quản trị qui định. Chức năng này giúp người dùng ngăn việc chuyển tiếp thông tin đến những người không phù hợp mà không cần quan tâm họ đang sử dùng phần mềm quản lý mail nào.
Transport decryption: cho phép các transport agents truy cập vào các thư đã được bảo vệ bởi cơ chế IRM để lọc nội dung, áp dụng các Transport rules, quét virus, spam và thực hiện các chức năng thiết yếu khác.
Journal decryption: Transport decryption cũng có thể được dùng cùng với journaling để đảm bảo rằng các báo cáo journal được gửi tới các journal mailboxes hoặc phần lưu trữ của các hàng thứ ba bao gồm thông tin đã được giải mã của những thư đã được bảo vệ bởi IRM (ở dạng clear-text), bao gồm cả các tài liệu Office và XPS nằm trong các tập tin đính kèm. Transport decryption cho phép những thư được bảo vệ bằng IRM được lập index và tìm kiếm cho những mục đích điều tra pháp lý.
IRM search: IRM search cho phép lập chỉ mục và tìm kiếm những thư đã được bảo vệ bằng IRM, bao gồm cả phần headers, subject, body, và file đính kèm. IRM search chạy trên Outlook Web App, Outlook 2010 (online mode) và Multi-Mailbox Search.
Moderation: đây là chức năng chuyển các mail tới một người quản lý hoặc một người giám sát để kiểm tra. Người kiểm soát có thể duyệt hoặc khóa (block) thư này lại và nếu thư bị block sẽ gửi một thông tin phản hồi lý do lại cho người gửi.
Dynamic signatures: Dynamic signatures tự động áp một chữ ký vào cuối 1 e-mail tùy thuộc vào thuộc tính được cấu hình bởi Active Directory của người gửi. Tính năng này cũng có thể được cấu hình với chữ ký có định dạng HTML với font chữ mặc định, company logo...
