Microsoft Dynamics
CRM Ohjeet ja koulutus

CRM for Outlookin määrittäminen

CRM 2016 for OutlookCRM 2015 for OutlookCRM 2013 for Outlook 

Monet käyttävät Microsoft Office Outlookia yrityksen viestintä-, aikataulu- ja yhteystietojen hallintakeskuksena. Voit jatkossakin käyttää Outlookin tuttua käyttöliittymää ja integroida samalla Microsoft Dynamics CRM:n Microsoft Dynamics CRM 2016 for Outlookin avulla.Dynamics CRM 2016 for Outlook voi myös antaa käyttöoikeuden CRM-tietoihin offline-tilassa.Lisätietoja: CRM-töiden tekeminen Outlookissa


Tärkeää

Dynamics CRM 2016 for Outlookin asentamista ja käyttöä varten Microsoft Dynamics CRM 2016 -palvelinin on oltava käytössä organisaatiossa.


Vaihe 1: Tarkista asennuksen edellytykset

Kirjautuminen paikallisena järjestelmänvalvojana

  • Jotta voit asentaa Dynamics CRM for Outlook -sovelluksen, sinun on pystyttävä kirjautumaan tietokoneellesi paikallisen järjestelmänvalvojan oikeuksilla.

    Pienemmissä yrityksissä Dynamics CRM for Outlook on usein asennettu manuaalisesti tietokone tietokoneelta -perusteella. Näitä asennuksia voivat suorittaa järjestelmänvalvojat tai yksittäiset käyttäjät, joilla on paikallisen järjestelmänvalvojan oikeudet ja yleistiedot ohjelmistojen asentamisesta.

Ohjelmistovaatimuksiin tutustuminen

Laitteisto- ja verkkovaatimuksiin tutustuminen

Päivitysten asennus

  • Varmista ennen Dynamics CRM for Outlookin asentamista, että sinulla on kaikki uusimmat Microsoft Office -päivitykset, myös Microsoft Updaten tietoturvapäivitykset.Siirry Microsoft Updateen.

Oikeuksien tarkistaminen

Vaihe 2: Lataa ohjelmisto

Seuraavat seikat on otettava huomioon ennen Dynamics CRM 2016 for Outlookin asentamista:

  • Varmista, että CRM-mukautukset on tehty valmiiksi. Jos käyttäjät käyttävät Dynamics CRM 2016 for Outlookia offline-tilassa, paras suorituskyky saavutetaan, kun offline-käyttöä varten otetaan käyttöön vain vähimmäismäärä tarvittavia tietuetyyppejä (entiteettejä) ja näkymiä. Katso lisätietoja kohdasta TechNet: CRM-järjestelmän mukauttaminen.

  • Dynamics CRM for Outlook ei tue offline-tiedostojen ryhmäkäytäntökansion uudelleenohjausta. Jos CRM-järjestelmän tiedot on tallennettu uudelleenohjattuihin offline-tilassa oleviin tiedostoihin, käyttäjät eivät ehkä voi käyttää Dynamics CRM for Outlook -ohjelmaa.Lisätietoja: TechNet: Kansion uudelleenohjauksen käyttäminen

  • Jotta synkronointi toimisi oikein, on suositeltavaa ottaa välimuistia käyttävä Exchange-tila käyttöön Outlookissa.Lisätietoja: Office: Välimuistia käyttävän Exchange-tilan ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Ohjelmiston lataaminen

  1. Valitse CRM:ssä Asetukset-kuvake ja valitse Dynamics CRM:n sovellukset.

  2. Valitse Dynamics CRM:n sovellukset -sivulla Lataa Microsoft Download Centeristä.


    Vihje

    Voit halutessasi ladata ohjelmiston verkkosivulta.


  3. Valitse mahdollisesti avautuvissa Suojausvaroitus-valintaikkunoissa Suorita.

    Ohjelmiston latautuminen alkaa ja seuraava valintaikkuna avautuu:

  4. Valitse CRM for Outlookin käytön aloittaminen -valintaikkunan 2. Määritä-kohdassa Kopioi. Organisaation URL-osoite kopioidaan Leikepöydälle. Liität tämän URL-osoitteen seuraavassa Määritys-vaiheessa.

  5. Lataa ohjelmisto valitsemalla pyydettäessä Suorita.

  6. Valitse Selaa kansio-valintaikkunassa kansio, johon puretut Outlook-tiedostot tallennetaan. On suositeltavaa tallentaa puretut tiedostot erilliseen kansioon (valitse valintaikkunasta Luo uusi kansio-vaihtoehto, jotta voit luoda kansion poistumatta ohjatusta toiminnosta).

  7. Lue Käyttöoikeussopimus-sivun tiedot ja, jos hyväksyt käyttöoikeussopimuksen, valitse ensin Hyväksyn käyttöoikeussopimuksen ja sitten Seuraava.

  8. Tee jokin seuraavista toiminnoista:

    • Voit asentaa Dynamics CRM for Outlookin ilman offline-ominaisuutta napsauttamalla Asenna nyt.

    • Voit asentaa Dynamics CRM for Outlookin offline-ominaisuuden napsauttamalla Asetukset, valitsemalla Mukauta asennus -sivulla Offline-ominaisuus -valintaruudun ja napsauttamalla Asenna nyt. Jos et asenna offline-ominaisuutta asennuksen aikana, voit asentaa sen myöhemmin valitsemalla Dynamics CRM for Outlookissa Siirry offline-tilaan.


      Tärkeää

      Jos offline-ominaisuuden asennus epäonnistuu, varmista, että odottamassa ei ole yhtään Windows-päivitystä.Lisätietoja Windows-päivityksistä


  9. Kun näyttöön tulee kehote, käynnistä Outlook uudelleen.

Vaihe 3: CRM for Outlookin määrittäminen

Seuraava valintaikkuna avautuu Outlookin uudelleenkäynnistyksen jälkeen:

  1. Liitä edeltävässä Lataa ohjelmisto -vaiheessa kopioitu URL-osoite Ctrl+V-näppäinyhdistelmällä ja napsauta Yhdistä. Voit kirjoittaa myös palvelimen tai etsintäpalvelun URL-osoitteen.

  2. Kirjoita salasana pyydettäessä.


    Vihje

    Jos haluat lisätä toisen organisaation, voit suorittaa ohjatun määritystoiminnon uudelleen sen jälkeen, kun ensimmäinen organisaatio on määritetty. Voit suorittaa ohjatun asetusten määrittämisen etsimällä sen Windows 8-aloitusnäytössä hakusanoilla Ohjattu asetusten määrittäminen ja suorittamalla sen. Valitse Windowsin aiemmissa versioissa ensin Käynnistä > Kaikki ohjelmat > Microsoft Dynamics CRM ja sitten Ohjattu asetusten määrittäminen.

    Jos Dynamics CRM for Outlookin määrittämisessä CRM Online -organisaation käyttöön on ongelmia, korjaa ongelma Microsoft Dynamics CRM for Outlookin määrityksen vianmäärityksen avulla. Kirjaudu diagnostiikkatyökaluun omilla CRM Online -tunnistetiedoilla.


Monet käyttävät Microsoft Office Outlookia yrityksen viestintä-, aikataulu- ja yhteystietojen hallintakeskuksena. Voit jatkossakin käyttää Outlookin tuttua käyttöliittymää ja integroida samalla Microsoft Dynamics CRM:n Microsoft Dynamics CRM 2015 for Outlookin avulla.Dynamics CRM 2015 for Outlook voi myös antaa käyttöoikeuden CRM-tietoihin offline-tilassa.Lisätietoja: CRM-töiden tekeminen Outlookissa

 Katso video asetuksista, määrittämisestä ja päivittämisestä (5:19)


Tärkeää

  • Dynamics CRM 2015 for Outlookin asentamista ja käyttöä varten Microsoft Dynamics CRM Server 2015in on oltava käytössä organisaatiossa.

  •  Microsoft Dynamics CRM 2013 for Microsoft Office Outlook ei ole yhteensopiva Microsoft Dynamics CRM Server 2015in kanssa.CRM 2013 for Outlook on päivitettävä vähintään päivityskokoelmaan 1, jotta sitä voi käyttää Microsoft Dynamics CRM Server 2015in kanssa.Lisätietoja: TechNet: CRM 2013 for Outlookin päivittäminen CRM 2015 for Outlookiin


Vaihe 1: Tarkista asennuksen edellytykset

Kirjautuminen paikallisena järjestelmänvalvojana

  • Jotta voit asentaa Dynamics CRM for Outlook -sovelluksen, sinun on pystyttävä kirjautumaan tietokoneellesi paikallisen järjestelmänvalvojan oikeuksilla.

    Pienemmissä yrityksissä Dynamics CRM for Outlook on usein asennettu manuaalisesti tietokone tietokoneelta -perusteella. Näitä asennuksia voivat suorittaa järjestelmänvalvojat tai yksittäiset käyttäjät, joilla on paikallisen järjestelmänvalvojan oikeudet ja yleistiedot ohjelmistojen asentamisesta.

Ohjelmistovaatimuksiin tutustuminen

Laitteisto- ja verkkovaatimuksiin tutustuminen

Päivitysten asennus

  • Varmista ennen Dynamics CRM for Outlookin asentamista, että sinulla on kaikki uusimmat Microsoft Office -päivitykset, myös Microsoft Updaten tietoturvapäivitykset.Siirry Microsoft Updateen.

Oikeuksien tarkistaminen

Vaihe 2: Lataa ohjelmisto

Seuraavat seikat on otettava huomioon ennen Dynamics CRM 2015 for Outlookin asentamista:

  • Varmista, että CRM-mukautukset on tehty valmiiksi. Jos käyttäjät käyttävät Dynamics CRM 2015 for Outlookia offline-tilassa, paras suorituskyky saavutetaan, kun offline-käyttöä varten otetaan käyttöön vain vähimmäismäärä tarvittavia tietuetyyppejä (entiteettejä) ja näkymiä. Katso lisätietoja kohdasta TechNet: CRM-järjestelmän mukauttaminen.

  • Dynamics CRM for Outlook ei tue offline-tiedostojen ryhmäkäytäntökansion uudelleenohjausta. Jos CRM-järjestelmän tiedot on tallennettu uudelleenohjattuihin offline-tilassa oleviin tiedostoihin, käyttäjät eivät ehkä voi käyttää Dynamics CRM for Outlook -ohjelmaa.Lisätietoja: TechNet: Kansion uudelleenohjauksen käyttäminen

  • Jotta synkronointi toimisi oikein, on suositeltavaa ottaa välimuistia käyttävä Exchange-tila käyttöön Outlookissa.Lisätietoja: Office: Välimuistia käyttävän Exchange-tilan ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Ohjelmiston lataaminen

  1. Valitse CRM-käyttöliittymän sanomarivillä Hae CRM for Outlook.


    Vihje

    Jos haluat, voit ladata ohjelmiston tältä sivulta.


  2. Valitse mahdollisesti avautuvissa Suojausvaroitus-valintaikkunoissa Suorita.

    Ohjelmiston latautuminen alkaa ja seuraava valintaikkuna avautuu:

  3. Valitse CRM for Outlookin käytön aloittaminen -valintaikkunan 2. Määritä-kohdassa Kopioi. Organisaation URL-osoite kopioidaan Leikepöydälle. Liität tämän URL-osoitteen seuraavassa Määritys-vaiheessa.

  4. Lataa ohjelmisto valitsemalla pyydettäessä Suorita.

  5. Valitse Selaa kansio-valintaikkunassa kansio, johon puretut Outlook-tiedostot tallennetaan. On suositeltavaa tallentaa puretut tiedostot erilliseen kansioon (valitse valintaikkunasta Luo uusi kansio-vaihtoehto, jotta voit luoda kansion poistumatta ohjatusta toiminnosta).

  6. Lue Käyttöoikeussopimus-sivun tiedot ja, jos hyväksyt käyttöoikeussopimuksen, valitse ensin Hyväksyn käyttöoikeussopimuksen ja sitten Seuraava.

  7. Tee jokin seuraavista toiminnoista:

    • Voit asentaa Dynamics CRM for Outlookin ilman offline-ominaisuutta napsauttamalla Asenna nyt.

    • Voit asentaa Dynamics CRM for Outlookin offline-ominaisuuden napsauttamalla Asetukset, valitsemalla Mukauta asennus -sivulla Offline-ominaisuus -valintaruudun ja napsauttamalla Asenna nyt. Jos et asenna offline-ominaisuutta asennuksen aikana, voit asentaa sen myöhemmin valitsemalla Dynamics CRM for Outlookissa Siirry offline-tilaan.


      Tärkeää

      Jos offline-ominaisuuden asennus epäonnistuu, varmista, että odottamassa ei ole yhtään Windows-päivitystä.Lisätietoja Windows-päivityksistä


  8. Kun näyttöön tulee kehote, käynnistä Outlook uudelleen.

Vaihe 3: CRM for Outlookin määrittäminen

Seuraava valintaikkuna avautuu Outlookin uudelleenkäynnistyksen jälkeen:

  1. Liitä edeltävässä Lataa ohjelmisto -vaiheessa kopioitu URL-osoite Ctrl+V-näppäinyhdistelmällä ja napsauta Yhdistä. Voit kirjoittaa myös palvelimen tai etsintäpalvelun URL-osoitteen.

  2. Kirjoita salasana pyydettäessä.


    Vihje

    Jos haluat lisätä toisen organisaation, voit suorittaa ohjatun määritystoiminnon uudelleen sen jälkeen, kun ensimmäinen organisaatio on määritetty. Voit suorittaa ohjatun asetusten määrittämisen etsimällä sen Windows 8-aloitusnäytössä hakusanoilla Ohjattu asetusten määrittäminenja suorittamalla sen. Valitse Windowsin aiemmissa versioissa ensin Käynnistä > Kaikki ohjelmat > Microsoft Dynamics CRM ja sitten Ohjattu asetusten määrittäminen.


Monet käyttävät Microsoft Office Outlookia yrityksen viestintä-, aikataulu- ja yhteystietojen hallintakeskuksena. Voit jatkossakin käyttää Outlookin tuttua käyttöliittymää ja integroida samalla Microsoft Dynamics CRM:n CRM 2013 for Outlookin avulla.Dynamics CRM for Outlook voi myös antaa käyttöoikeuden CRM-tietoihin offline-tilassa.Lisätietoja: CRM-töiden tekeminen Outlookissa


Tärkeää

Jos käytät paikallista Microsoft Dynamics CRM 2011:tä, älä päivitä Microsoft Dynamics CRM 2013 for Outlook -asiakasohjelmaa vaan jatka Microsoft Dynamics CRM 2011 for Outlook -asiakasohjelman käyttöä.

Jos käytät paikallista CRM 2013:a tai CRM Onlinea, voit päivittää CRM 2013 for Outlookin tai käyttää Microsoft Dynamics CRM 2011 for Outlookia, jos et ole vielä valmis päivitykseen. Jos käytätMicrosoft Dynamics CRM 2011 for Outlookia CRM 2013 for Outlookin tai CRM Onlinen kanssa, et voi kuitenkaan käyttää Outlook-asiakasohjelmaa offline-tilassa.CRM 2013 for Outlook -päivitys on suositeltavaa tehdä mahdollisimman pian.


Vaihe 1: Tarkista asennuksen edellytykset

Kirjautuminen paikallisena järjestelmänvalvojana

  • Jotta voit asentaa Dynamics CRM for Outlook -sovelluksen, sinun on pystyttävä kirjautumaan tietokoneellesi paikallisen järjestelmänvalvojan oikeuksilla.

    Pienemmissä yrityksissä Dynamics CRM for Outlook on usein asennettu manuaalisesti tietokone tietokoneelta -perusteella. Näitä asennuksia voivat suorittaa järjestelmänvalvojat tai yksittäiset käyttäjät, joilla on paikallisen järjestelmänvalvojan oikeudet ja yleistiedot ohjelmistojen asentamisesta.

Ohjelmistovaatimuksiin tutustuminen

Laitteisto- ja verkkovaatimuksiin tutustuminen

Päivitysten asennus

  • Varmista ennen Dynamics CRM for Outlookin asentamista, että sinulla on kaikki uusimmat Microsoft Office -päivitykset, myös Microsoft Updaten tietoturvapäivitykset.Siirry Microsoft Updateen.

Vaihe 2: Lataa ohjelmisto

Seuraavat seikat on otettava huomioon ennen CRM 2013 for Outlookin asennusta:

  • Varmista, että CRM-mukautukset on tehty valmiiksi. Jos käyttäjät käyttävät CRM 2013 for Outlookia offline-tilassa, paras suorituskyky saavutetaan, kun offline-käyttöä varten otetaan käyttöön vain vähimmäismäärä tarvittavia tietuetyyppejä (entiteettejä) ja näkymiä. Katso lisätietoja kohdasta TechNet: CRM-järjestelmän mukauttaminen.

  • Dynamics CRM for Outlook ei tue offline-tiedostojen ryhmäkäytäntökansion uudelleenohjausta. Jos CRM-järjestelmän tiedot on tallennettu uudelleenohjattuihin offline-tilassa oleviin tiedostoihin, käyttäjät eivät ehkä voi käyttää Dynamics CRM for Outlook -ohjelmaa.Lisätietoja: TechNet: Kansion uudelleenohjauksen käyttäminen

  • Jotta synkronointi toimisi oikein, on suositeltavaa ottaa välimuistia käyttävä Exchange-tila käyttöön Outlookissa.Lisätietoja: Välimuistia käyttävän Exchange-tilan ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Ohjelmiston lataaminen

  1. Lataa ohjelmisto suorittamalla Microsoft Dynamics CRM 2013 for Outlookin asennus. Voit käynnistää asennusohjelman seuraavissa paikoissa:

    • CRM:n sanomarivillä: Valitse CRM-käyttöliittymän sanomarivillä Hae CRM for Outlook. Valitse mahdollisesti avautuvissa Suojausvaroitus-valintaikkunoissa Suorita.

    • Verkosta:  Siirry lataussivulle ja lataa sekä suorita sopiva suoritustiedosto (32-bittinen tai 64-bittinen) järjestelmästäsi ja käyttämästäsi Outlook-sovelluksen versiosta riippuen.

    • DVD-levyltä: Kaksoisnapsauta SetupClient.exe sopivassa Microsoft Office asennuskansiossa (32-bittinen tai 64-bittinen).

  2. Valitse Selaa kansio-valintaikkunassa kansio, johon puretut Outlook-tiedostot tallennetaan. On suositeltavaa tallentaa puretut tiedostot erilliseen kansioon (valitse valintaikkunasta Luo uusi kansio-vaihtoehto, jotta voit luoda kansion poistumatta ohjatusta toiminnosta).

  3. Lue Käyttöoikeussopimus-sivun tiedot ja, jos hyväksyt käyttöoikeussopimuksen, valitse ensin Hyväksyn käyttöoikeussopimuksen ja sitten Seuraava.

  4. Suorita Valitse asennus -sivulla yksi seuraavista toimista:

    • Voit asentaa Dynamics CRM for Outlookin offline-ominaisuuden napsauttamalla Asetukset, valitsemalla Mukauta asennus -sivulla Offline-ominaisuus -valintaruudun ja napsauttamalla Asenna nyt. Jos et asenna offline-ominaisuutta asennuksen aikana, voit asentaa sen myöhemmin valitsemalla Dynamics CRM for Outlookissa Siirry offline-tilaan.


      Tärkeää

      Jos offline-ominaisuuden asennus epäonnistuu, varmista, että odottamassa ei ole yhtään Windows-päivitystä.Lisätietoja Windows-päivityksistä


    • Voit asentaa Dynamics CRM for Outlookin ilman offline-ominaisuutta napsauttamalla Asenna nyt.

      CRM asentaa Dynamics CRM for Outlook-sovelluksen. Sinun on ehkä viimeisteltävä asennus käynnistämällä tietokone uudelleen.

  5. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Sulje.

Vaihe 3: CRM for Outlookin määrittäminen

Asennuksen jälkeen sinun on määritettävä Dynamics CRM for Outlook. Kun käynnistät Outlook-sovelluksen uudelleen asennuksen jälkeen, ohjattu asetusten määrittäminen käynnistyy automaattisesti.


Huomautus

Jos ohjattu asetusten määrittäminen ei käynnisty automaattisesti, etsi Ohjattu asetusten määrittäminen aloitusnäytöltä ja suorita se. Valitse Windowsin aiemmissa versioissa ensin Käynnistä > Kaikki ohjelmat > Microsoft Dynamics CRM ja sitten Ohjattu asetusten määrittäminen.


  1. Ohjatussa asetusten määrityksessä näet avattavan Palvelimen URL-osoite -luettelon. Valitse avattavan luettelon vieressä oleva nuoli ja tee jokin seuraavista:

    • Voit muodostaa yhteyden CRM Online -organisaatioon valitsemalla CRM Online. Jos et tiedä, käytätkö CRM-sovelluksen online- vai paikallista versiota, katso selaimella WWW-osoitetta Microsoft Dynamics CRM. Jos WWW-osoite sisältää organisaatiosi nimen jälkeen tekstin "dynamics.com", käytät online-versiota. Muussa tapauksessa käytössäsi on paikallinen versio.

    • Voit muodostaa yhteyden paikallisen CRM 2013 -organisaatioon kahdentyyppisten URL-osoitteiden avulla riippuen siitä, onko tietokone yhteydessä Internetiin vai ei:

      • Kirjoita sisäisessä käytössä (ei yhteyttä Internetin kautta) Microsoft Dynamics CRM-palvelimen tai etsintäpalvelun url-osoite seuraavassa muodossa: http://crmserver tai http://crmserver:5555.

      • Voit muodostaa yhteyden Internetiin käyttämällä etsintäpalvelun URL-osoitetta seuraavassa muodossa: https://dev.crmserver.contoso.com.


        Huomautus

        Jos et ole varma, mitä URL-osoitetta sinun tulisi käyttää, kysy CRM-sovelluksen järjestelmänvalvojalta.


  2. Valitse Testaa yhteys Tämä lisää organisaatiot Organisaation tiedot -luetteloon. Jos sinua pyydetään antamaan tunnistetietoja, valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Suorita CRM Online-organisaation kohdalla yksi seuraavista toimenpiteistä:

      • Jos organisaatiosi muodostaa yhteyden Office 365:n kautta, kirjoita Microsoft Online Services -palvelun käyttäjänimi sekä salasana ja valitse OK. Nämä tiedot on lähetetty sinulle sähköpostitse tilisi luonnin yhteydessä.

      • Jos muodostat yhteyden aiemman Online Services -käyttöympäristön avulla, kirjoita Microsoft-tili (aiemmin Windows Live ID) ja salasana ja valitse OK. Nämä tiedot on lähetetty sinulle sähköpostitse tilisi luonnin yhteydessä.

    • Sinulle ei ehkä näytetä kehotetta paikallisen organisaation CRM-järjestelmän tapauksessa, koska CRM käyttää Active Directory-toimialueen tunnistetietoja.

  3. Valitse Organisaatio-luettelosta CRM-organisaatio, johon haluat muodostaa yhteyden ja valitse OK. Valitse sitten Sulje.


    Vihje

    Jos sinulla on ongelmia Dynamics CRM for Outlook -sovelluksen asentamisessa ja määrittämisessä, kokeile Ohjattu vianmääritysten määrittäminen -toimintoa.


Tietosuojatiedot

Microsoft Dynamics CRM for Outlookin käyttöä varten sinun on kirjauduttava sisään tunnistetiedoillasi (sähköpostiosoite ja salasana). Nämä tiedot voidaan tallentaa paikallisesti niin, ettei järjestelmä pyydä tunnistetietoja aina, kun avaat Outlookin. Jos tallennat tiedot paikallisesti, CRM for Outlook muodostaa automaattisesti yhteyden Microsoft Dynamics CRM Onlineen aina, kun avaat Outlookin.

Sen jälkeen, kun olet ensimmäisen kerran kirjautunut sisään käyttämään CRM for Outlookia, tietokoneen ja CRM Onlinen välinen yhteys on avoinna aina, kun Internet-yhteys on muodostettu. Voit poistaa tietokoneen ja CRM:n välisen yhteyden käytöstä vain määritysasetuksen avulla. Jos poistat yhteyden käytöstä, CRM for Outlookin suorituskyky saattaa heikentyä.

Jos käytät CRM for Outlookia sähköpostin seurantaan, sähköpostiviestiketju on kaikkien niiden organisaatioosi kuuluvien käyttäjien nähtävissä, joilla on viestien tarkasteluoikeus.

CRM for Outlook lähettää jokaisesta vastaanottamastasi sähköpostiviestistä lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteen sekä viestin aiherivin CRM Online -ohjelmaan. Näin CRM Online voi vahvistaa, tuleeko CRM Online -palvelun tallentaa tietty sähköpostiviesti. Kun seuraat kohdetta, CRM-palvelu ylläpitää kohteen kopiota, joka on niiden organisaatioosi kuuluvien käyttäjien nähtävissä, joilla on tarvittavat oikeudet. Kun lopetat kohteen seuraamisen, kopio poistetaan automaattisesti CRM Onlinesta vain, jos omistat kohteen.

Jos käytät Microsoft Dynamics CRM for Outlookia siirtyessäsi offline-tilaan, käsiteltävinä olevista tiedoista luodaan kopio, joka tallennetaan paikalliseen tietokoneeseesi. Tiedot siirretään CRM Onlinesta tietokoneeseen käyttämällä suojattua yhteyttä, ja paikallisen kopion ja CRM Onlinen välillä ylläpidetään linkkiä. Kun seuraavan kerran kirjaudut CRM Onlineen, paikalliset tiedot synkronoidaan CRM Onlinen kanssa.

Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeusroolien avulla, onko organisaatioon kuuluvilla käyttäjillä oikeus siirtyä offline-tilaan Microsoft Dynamics CRM for Outlookilla.

Käyttäjät ja järjestelmänvalvojat voivat määrittää offline-synkronoinnin kautta ladattavat entiteetit Asetukset-valintaikkunan Synkronointisuodattimet-asetuksen avulla. Vaihtoehtoisesti käyttäjät ja järjestelmänvalvojat voivat määrittää ladattavat kentät Synkronointisuodattimet-valintaikkunan Lisäasetukset-kohdassa.

Jos käytät Microsoft Dynamics CRM Onlinea, kun käytössä on Synkronoi Outlookiin -toiminto, synkronoitavat CRM-tiedot viedään Outlookiin. Tiedot pidetään ajan tasalla Outlookin ja CRM Onlinen välillä linkin avulla. Synkronoi Outlookiin -toiminto lataa vain asiaankuuluvat käytettävät CRM-tietuetunnukset, kun käyttäjä yrittää seurata liittyvää Outlook-kohdetta ja määrittää sen. Yrityksen tietoja ei ole tallennettu laitteeseen.

Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeusroolien avulla, onko organisaatioon kuuluvilla käyttäjillä oikeus synkronoida CRM-tietoja Outlookiin.