Egmont Kustannus yhdisti kaksi yhtiötä yhteen toiminnanohjausjärjestelmään

Tanskalaisen Egmontin ja suomalaisen Sanoma Magazinesin yhteisyritys Egmont Kustannus Oy Ab syntyi kahden erilaisen yrityksen – Egmont Kustannuksen ja Kirjaliton – fuusiosta. Toimintansa tueksi Egmont Kustannus tarvitsi molempien yhtiöiden liiketoiminnot kattavan yhteisen toiminnanohjausjärjestelmän. Ratkaisuksi valittiin Egmontissa jo aiemmin käytetty Microsoft Business Solutions–Navision. eCraft Oy:n toimittama ratkaisu otettiin käyttöön tammikuussa 2004.

Yritysfuusion - ja siten myös uuden operatiivisen tietojärjestelmän valinnan ja implementoinnin - haasteena oli yhdistää kaksi liiketoiminnoiltaan toisistaan poikkeavaa yhtiötä. Entisessä Egmont Kustannuksessa Tampereella keskitytään sarjakuva- ja aikakauslehtien kustantamiseen. Tilausmyynti on ulkoistettu ja irtonumerot myydään Rautakirjan kautta.
Helsingissä toimivan entisen Kirjaliton tuotteet koostuvat pääasiassa lastenkirjoista, joiden jakeluportaana toimivat yksittäiset kirjakaupat ja -kirjakauppaketjut. Toimintamalli korostaa varastonhallinnan ja logistiikan merkitystä toiminnanohjauksessa.
- Halusimme sulauttaa yritysten erilaiset toiminnot samaan järjestelmään. Tavoitteenamme oli mm. yksi yhteinen ratkaisu kirjanpitoon ja raportointiin, talouspäälllikkö Pirkko Ylinen Egmont Kustannus Oy:stä kertoo.

Integraatiota ja yhteensopivuutta

Parhaiten Egmont Kustannuksen tarpeisiin ja tilanteeseen soveltui Microsoft Business Solutions-Navision. Kokonaisratkaisu kattaa mm. kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran sekä varastonhallinnan. Järjestelmällä on parikymmentä käyttäjää kahdessa kaupungissa.
Egmont Kustannus luottaa laajasti Microsoftin teknologioihin. Palvelimissa pyörivät Windows 2000 Server sekä Windows Server 2003, ja työasemien käyttöjärjestelmänä on Windows XP. Toimisto-ohjelmistopakettina toimii Microsoft Office XP Outlook-sähköposteineen.
Ohjelmistokokonaisuutta täydentävät EmCen palkanlaskentajärjestelmä sekä OpusCapitan pankkiohjelmistot, jotka integroitiin Navisioniin.
- Microsoft-teknologiaan perustuvat ratkaisut ovat tarjonneet oivallisen ympäristön järjestelmien väliselle integraatiolle ja vuorovaikutukselle, Pirkko Ylinen arvioi.

Yksi yritys, yksi järjestelmä

Navisionin käyttöönotto aloitettiin syksyllä 2003 ja tuotantoon päästiin tammikuussa 2004. Kehitystyötä on tehty vielä senkin jälkeen.
- Erilaisten yritysten yhteensovittaminen vei aikansa. Haasteista huolimatta säilytimme koko ajan toimintakykymme. Kumppanimme eCraftin asiantuntemus ja positiivinen asenne toiveitamme kohtaan myötävaikuttivat tavoitteidemme saavuttamiseen, Pirkko Ylinen kertaa.
Yhteinen toiminnanohjausjärjestelmä on auttanut uutta yhtiötä toivotulla tavalla.
- Nyt ohjaamme, seuraamme ja ennustamme liiketoimintaamme yhdellä järjestelmällä. Toimintamme on entistä tehokkaampaa ja kaikki tiedot ovat aiempaa reaaliaikaisempia, kuvaavampia ja luotettavampia, Ylinen luettelee.
Navisionin käyttöliittymä miellyttää Microsoft-ohjelmistoihin tottunutta käyttäjää.
- Järjestelmän käyttäjäystävällisyys ja selkeys helpottavat uusien asioiden opettelua, Ylinen sanoo.
Askelmalta toiselle
Egmont Kustannuksen kehitys ei pääty fuusioon. Yrityksen toimintaa ja sitä tukevia järjestelmiä kehitetään edelleen. Esimerkkinä mainittakoon tilausprosessien ja muiden manuaalisten työvaiheiden automatisointi.
- Takanamme oleva kehitysprosessi on opettanut meille paljon. Suuriin muutoksiin valmistautumiseen kannattaa varata aikaa. Huolellinen määrittely auttaa kaikkia osapuolia hankkeiden läpiviennissä, Pirkko Ylinen toteaa.
Vaikka maailma muuttuu ja kehittyy koko ajan, joskus on myös lupa tuntea ansaittua tyytyväisyyttä.
- Navision on vastannut odotuksiani. Keskitetty tiedonhallinta on lisännyt tuottavuutta ja arkipäiväisten tehtävien hoito on aiempaa vaivattomampaa. Mm. sisäinen raportointimme on entistä helpompaa, joustavampaa ja nopeampaa. Nyt voimme keskittää resurssimme entistä paremmin olennaisiin ja liiketoimintaamme edistäviin tehtäviin, Ylinen summaa.

Ratkaisussa hyödynnetty teknologia ja tuotteet:

Microsoft Business Solutions-Navision
Microsoft Windows 2000 Server
Microsoft Office XP
EmCe Solutions Palkkahallinto
OpusCapita -rahaliikenteenhallintaohjelmisto

Yhteystiedot:

Egmont Kustannus Oy Ab
Talouspäällikkö Pirkko Ylinen
Puhelin 0201 332 265
Sähköposti pirkko.ylinen@egmont-kustannus.fi

eCraft Oy Ab
Toimitusjohtaja Thomas Lönnquist
Puhelin 09-8492 040, matkapuhelin 0400-417 855
Sähköposti thomas.lonnquist@ecraft.fi

Egmont Kustannus Oy Ab on tanskalaisen Egmontin ja Sanoma Magazinesin puoliksi omistama lehti- ja lastenkirjakustantamo. Yhteisyritys syntyi Egmont Kustannuksen ja Kirjaliton fuusioituessa vuonna 2003. Uusi Egmont Kustannus on jatkanut molempien yhtiöiden liiketoimintaa. Yhtiön toimipaikat sijaitsevat Tampereella ja Helsingissä. Egmont Kustannuksen liikevaihto vuonna 2003 oli noin 16,5 miljoonaa euroa. Lisätiedot www.egmont-kustannus.fi.

eCraft Oy Ab on liiketoimintaa tukevien järjestelmien ja ratkaisujen kehittämiseen, käyttöönottoon ja integrointiin erikoistunut asiantuntijayritys. Tarjoamme asiakkaillemme asiantuntijapalveluja ja ratkaisuja sekä yritysten sisäisten että yritysten välisten tietovirtojen tehostamiseen ja automatisointiin. eCraft tarjoaa yhteistoiminnallisia kokonaisratkaisuja liiketoimintaprosessien integrointiin ja automatisointiin, asiakkuudenhallintaan (CRM) sekä toiminnanohjaukseen (ERP).
eCraft on vuonna 1999 perustettu yksityisomistuksessa oleva yhtiö, jolla on toimipisteet Espoossa, Vaasassa ja Riiassa. www.ecraft.com

Ylös