 | Olemme useassa kohdassa kyenneet uudistamaan prosesseja ja välttämään turhaa paperiliikennettä ja päällekkäistä työtä |  | | Sami Sipiläinen
Fenno Medical | |
|
Aika oli koittanut
Fenno Medical totesi vuonna 2004, että oli tullut aika uudistaa yrityksen tietotekninen järjestelmä. Pohjaksi haluttiin kaikki keskeiset toiminnot kattava valmisratkaisu, jonka kehittäjällä on valmiudet järjestelmän jatkokehittämiseen ja toimittajalla halu ja voimavarat pitkäaikaiseen yhteistyöhön. Valituksi tuli Microsoftin SQL-pohjainen Microsoft Dynamics AX ja toimittajaksi SYSteam.
- SYSteam tarjosi meille oikean hintalaatusuhteen. Päätöstä tuki myös se, että meillä joillakin henkilöillä oli ennestäänkin positiivista kokemusta heidän kanssaan toimimisesta, kertoo Fenno Medicalin talousjohtaja Bengt Wilhelmson.
Yksi keskeinen tarve oli rajapinnat ulkoisiin yhteyksiin erityisesti sähköisen kaupan kehittämiseen ja niihin vanha järjestelmä ei kyennyt.
- Olemme aktiivisesti mukana kehittämässä erityyppisiä sähköisen kaupankäynnin toimintamalleja, onhan tilausten hoitaminen Internetin kautta nykypäivää. Se on myös vaatimus, kun julkisen sektorin terveyspalvelu haluaa tilata tuotteet, mutta järjestää kuljetuksen suoraan tavaran tarvitsijalle, toteaa Bengt Wilhelmson.
Tiivis, onnistunut projekti
Uuden toiminnanohjausratkaisun määritykset tehtiin syyskuussa ja kokonaisuus otettiin käyttöön jo joulukuun alussa. Yksi ratkaiseva tekijä tämän aikataulun onnistumisessa oli uutena Fenno Medicalin työntekijänä projektiin keskittynyt logistiikkasuunnittelija Sami Sipiläinen.
- Olin ilahtunut, kun tutustuin tulossa olleeseen ratkaisuun. Se oli moderni ja joustava ja juuri tähän yritykseen sopiva. Pääsin heti tekemään läheistä yhteistyötä systeamiläisten kanssa ja homma eteni aivan suunnitellun mukaisesti.
Koska uusi ja vanha järjestelmä pohjautuivat kumpikin SQL-tietokantaan, asiakastietojen siirto tapahtui sujuvasti.
- Päätimme pääosin jättää vanhat tiedot pois uudesta järjestelmästä. Sen sijaan rakensimme historiatietoihin näkymiä. Tässä vaiheessa käytimme myös tilaisuutta hyväksemme ja poistimme paljon vanhaa, tarpeettomaksi käynyttä tietoa, kertoo Sami Sipiläinen.
- Olemme useassa kohdassa kyenneet uudistamaan prosesseja ja välttämään turhaa paperiliikennettä ja päällekkäistä työtä.
Järjestelmän vaihtokin sujui hienosti.
- Asiakkaat olivat vilpittömän hämmästyneitä järjestelmävaihdosta. Ainoa, mikä sen paljasti, oli tulosteiden muuttunut ulkoasu. Yhteydet ja toimitukset eivät muutoksesta kärsineet. Tarvitsimme vain yhden seisokkipäivän, sanoo talousjohtaja Bengt Wilhelmson.
Seuraavaksi viivakoodia ja portaaleja
Fenno Medicalin järjestelmä on jo kattanut yrityksen kaiken raha- ja tuotevirran, palkanlaskentaa lukuun ottamatta. Seuraavaksi logistiikkaan haetaan lisää tehoja viivakoodijärjestelmällä.
- Viivakoodilla tietojen käsittely oli alun alkaenkin suunnitelmissa. Se nopeuttaa työtä ja vähentää virheitä merkittävästi, toteaa Sami Sipiläinen.
- Nyt portaalin kautta kulkee 20 % tilauksistamme. Tilaukset keskitetään jatkossa portaaleihin, joita rakennetaan asiakkaita varten lisää. Niiden kautta ohjautuvat niin tilaukset kuin toimitus- ja laskutustiedot.
Järjestelmän yksi ehdoton vahvuus on reaaliaikaisuus.
- Me voimme seurata sekä yleistä menekin kehitystä että asiakaskohtaista tilannetta hyvin tarkasti. Jatkossa myös asiakkaat pääsevät järjestelmään tarkastelemaan omia tietojaan selaimen kautta, sanoo Bengt Wilhelmson.
- OLAP-kuutioiden käytöllä on saatu ennustettavuus, jonka kautta saavutamme paremman kiertonopeuden, paremmat ohjaustiedot ja paremman tuotteiden saatavuuden, mikä tarkoittaa parempaa asiakaspalvelua.
Fenno Medicalin Microsoft Dynamics AX:llä on reilut kaksikymmentä sisäistä käyttäjää. Hyvä yhteistyö jatkuu SYSteamin kanssa kehityshankkeissa.
Lisätietoja
SYSteam
Kristiina Sarén
| 
