Sähköiset rahtikirjat tehostavat Transpointin logistiikkaa

Tekesin Elektronisen liiketoiminnan logistiikka (ELO) -teknologiaohjelma on tuottanut kuljetusalalle uuden ratkaisun lähetetietojen sähköiseen keruuseen. Perinteisen ja usein raskaaksi koetun EDI-integraation korvaava kevyt ja helppokäyttöinen sovellus on otettu käyttöön menestyksellä Suomen suurimpiin kuljetusyrityksiin kuuluvassa Transpoint Oy Ab:ssä. Tyytyväisiä ollaan myös pilottiasiakkaana toimineessa Normark Suomi Oy:ssä, jossa rahtikirjojen käsittelyyn liittyvät manuaaliset työvaiheet ja turha paperisota ovat jääneet historiaan. Ratkaisun ytimenä ja teknologia-alustana toimii sähköisen tiedonkeruun erikoissovellus Microsoft Office InfoPath 2003. Järjestelmän kehityksestä vastasi Mepco Oy.

Tekesin kolmevuotisessa teknologiaohjelmassa selvitettiin vaatimuksia ja mahdollisuuksia, joita sähköinen verkottunut liiketoiminta tuottaa logistiikalle ja fyysisille materiaalivirroille. Ohjelmassa oli mukana yli 200 yritystä ja yrityshankkeita käynnistettiin yli 50.
Kuljetusalan lähetetietojen sähköiseen keruuseen keskittyvässä hankkeessa ratkaistiin rahtikirjojen keräykseen liittyviä tarpeita ja ongelmia.

- Tavoitteenamme oli luoda perinteistä EDI-teknologiaa kevyempi, kustannustehokkaampi ja nopeammin käyttöönotettava ratkaisumalli, joka palvelisi erityisesti pienten ja keskisuurten loppuasiakkaiden tarpeita, Senior Consultant Heikki Kontuniemi ratkaisun toteuttaneesta Mepco Oy:stä kertaa.

Tiivistä kehitysyhteistyötä

Ratkaisua lähdettiin kehittämään tiiviissä yhteistyössä kuljetusyritysten ja loppuasiakkaiden kanssa. Suomen merkittävimpiin kuljetusyhtiöihin kuuluvaa Transpointia ei ollut vaikea saada innostumaan uudesta ratkaisumallista.

- PK-asiakaskunnassamme rahtikirjat on tähän asti tulostettu paperille tai täytetty käsin. Tietojen manuaalinen siirto järjestelmästä toiseen on ollut työlästä ja virhealtista toimintaa. Ratkaisu tarjosi käyttöömme uuden ajan sähköistä palvelukulttuuria tukevan tehokkaan toimintamallin, projektipäällikkö Petri Lummepuro Transpoint Oy Ab:sta kuvailee.
Pilottiasiakkaana hankkeeseen osallistui Transpointin asiakas Normark Suomi Oy.
- Toiminnan tehokkuus ja virheettömyys olivat myös meidän tavoitteitamme, logistiikkapäällikkö Jarmo Lappalainen Normark Suomi Oy:stä sanoo.

Hankkeen kuluessa ratkaisu istutettiin sekä Transpointin että Normarkin tarpeisiin. Microsoft Office InfoPath 2003 -sovellusta sekä Web Services -rajapintoja hyödyntävä ohjelmisto integroitiin kummankin osapuolen toiminnanohjausjärjestelmiin. Transpointin ERP-ratkaisuna on IBM AS400 -alustalla toimiva räätälöity järjestelmä. Normark Suomen ERP-ohjelmistona on Microsoft Navision.

- Projekti sujui paremmin ja nopeammin kuin uskalsimme edes odottaa, kiitos InfoPathin ja Navisionin yhteensopivuuden sekä toimivan kolmikantayhteistyön, Lappalainen jatkaa.

Järjestelmän tuotantokäyttö aloitettiin Normark Suomessa kesällä 2005.

Automaatiota ja integraatiota

Saamiensa tilausten perusteella Normark Suomi kerää varastostaan päivittäin kymmeniä lähetyseriä. Navision-ohjelmistoon kirjattavien lähetysten tiedot siirtyvät automaattisesti uuteen InfoPath-pohjaiseen rahtikirjasovellukseen. Transpointin auton noutaessa tavarat päivän aikana syntyneet sähköiset rahtikirjat lähetetään XML-muodossa Internet-verkon yli suoraan Transpointin operatiiviseen tietojärjestelmään. Samalla järjestelmä tyhjenee sähköisistä rahtikirjoista.

- Sähköiset lähetysasiakirjat siirtyvät Normarkin Navision-ohjelmistosta omaan ERP-järjestelmäämme vain napin painalluksella, Lummepuro tiivistää.

Uusi ratkaisu on pienentänyt paperin kulutusta dramaattisesti. Yksittäisten rahtikirjojen sijaan nyt tulostetaan vain päiväkohtainen lähetyslista, joka kokoaa tiedot kaikista lähetyksistä.

- Toiminnan sähköistämisen ansiosta emme enää joudu hankkimaan, tulostamaan ja arkistoimaan paperisia rahtikirjoja. Seuraukset näkyvät paperin ja tulostimien vähäisessä kulutuksessa ja säästyvissä hyllymetreissä, Lappalainen havainnollistaa.

Kun tavarat on noudettu, jatko sujuu entiseen tapaan. Korpilahdella sijaitsevan Normark Suomen lähetykset kuljetetaan Jyväskylässä sijaitsevan lähtöterminaalin kautta lopullisiin kohteisiinsa eri puolille Suomea.

Tehokkuutta päivittäiseen toimintaan

Rahtikirjojen käsittelyn jäätyä kokonaan pois toiminta Normark Suomen lähettämössä on nopeutunut huomattavalla tavalla.

- Manuaalisen työn poistuminen on helpottanut päivittäistä toimintaamme, parantanut laatua ja vähentänyt inhimillisiä virheitä. Myös mahdollisten ongelmien selvittäminen ja lähetysten jäljittäminen on nyt entistä vaivattomampaa, Lappalainen painottaa.
Toiminta on tehostunut myös kuljetusliikkeen puolella.
- Nopea, luotettava ja virheetön sanomaketju on kaikkien osapuolten etu. Järjestelmän käytön laajeneminen tulee näkymään jatkossa myös aiempaa tehokkaammassa kuljetussuunnittelussa ja kapasiteettimme entistä optimaalisemmassa käytössä, Lummepuro uskoo.

Asetettujen tavoitteiden mukaisesti Microsoft Office InfoPath -tuotteeseen perustuva ohjelmisto on perinteistä EDI-ratkaisua merkittävästi kevyempi ja edullisempi.

- Projektin aiheuttamien kustannusten ja saavuttamiemme hyötyjen suhde on mielestäni erinomainen. Tavoitteeseen päästiin nopeasti ja suoraviivaisesti, Lappalainen summaa.

Kiitetty ja palkittu ratkaisu

Normark Suomen henkilökunta on ottanut uuden työkalun vastaan tyytyväisyydellä.

- Maksimaalista automaatiota ja integraatiota korostavan sovelluksen käyttöliittymässä on vain muutama nappi. Ohjelmiston käyttö on äärimmäisen helppoa, joten ei ole ihme, että saamani palaute on ollut erittäin positiivista, Lappalainen kiittelee.
Ratkaisu on vastannut myös Transpointin odotuksia.
- Onnistuneen pilotoinnin myötä tarjoamme ratkaisua kaikille asiakkaillemme. Yleiskäyttöinen järjestelmä hyödyntää Tieken kehittämiä vakioituja sanomakuvauksia, joten käytön laajentaminen on teknisesti varsin vaivatonta, Lummepuro arvioi.
Kiitosta saa myös ratkaisun toteuttanut Microsoftin Gold Certified Partner -kumppani Mepco Oy.
- Mepco vei hankkeen läpi vahvalla ammattitaidollaan ja toimialaosaamisellaan, Lummepuro toteaa.
Saavutetut tulokset tulivat huomioiduiksi myös Tekesin teknolologiaohjelman puolelta. ELO-ohjelman loppuseminaarissa maaliskuussa 2006 palkittiin parhaat hankkeet kolmessa eri sarjassa. Sähköinen lähetetietojen keruujärjestelmä voitti PK-yritysten sarjan.
- Sähköisessä rahtikirjasovelluksessa arvostimme sen yksinkertaisuutta, edullisuutta ja helppoa käyttöönottoa. Ohjelmisto tehostaa koko toimitusketjun toimintaa karsimalla manuaalisia ja päällekkäisiä töitä ja vähentämällä papereiden käsittelyä, ELO-teknologiaohjelman ohjelmapäällikkö Heikki Kekäläinen toteaa.

Lisätietoja

Mepco: Senior Consultant Heikki Kontuniemi, heikki.kontuniemi@mepco.fi, puhelin 050 357 5201
Transpoint: projektipäällikkö Petri Lummepuro, petri.lummepuro@transpoint.fi, puhelin 040 862 3734
Normark Suomi: logistiikkapäällikkö Jarmo Lappalainen, jarmo.lappalainen@normark.fi, puhelin 040 768 5194

Ylös