Studiotec, Riskotec ja Visiosec integroitiin yhteiseen kokonaisjärjestelmään

Suomen johtava ääni-, kuva- ja valoalan maahantuoja ja urakoija Studiotec Oy, mittaviin näyttämömekaanisiin hankkeisiin keskittynyt Riskotec Oy sekä videovalvontajärjestelmien maahantuontiin ja projektitoimituksiin erikoistunut Visiosec Oy ovat ottaneet käyttöön yhteisen operatiivisen kokonaisjärjestelmän. Samaan yritysryhmään kuuluvien yhtiöiden yhteinen ohjelmistoratkaisu – Microsoft Business Solutions-Axapta – integroi yritysten laajat ja monivivahteiset toiminnot: maahantuonnin, tukkumyynnin, suunnittelun, urakoinnin ja huollon. Hallinnon, tuotteet ja asiakkaat keskittävä kokonaisjärjestelmä on tehostanut kaikkien kolmen yrityksen toimintaa ja luonut puitteet liiketoiminnan reaaliaikaiselle seurannalle.

Studiotec Oy:ssä aloitettiin uuden järjestelmän kartoitus, kun vanha merkkipohjainen ERP-järjestelmä oheissovelluksineen ei enää vastannut dynaamisen yritysryhmän kasvavia tarpeita. Työkalut olivat hajanaisia ja niiden käyttö tehotonta.
- Lähtökohtanamme oli integroida kaikki operatiiviset toimintomme yhteen kokonaisjärjestelmään, joka palvelisi kaikkia kolmea yritystä. Toiminnanohjauksen lisäksi halusimme mukaan myös asiakkuudenhallinnan ja sähköisen kaupankäynnin, toimitusjohtaja Peter Stråhlman Studiotec Oy:stä kertoo.

Haaste heitettiin usealle toimittajalle. Vaikka Studiotec, Riskotec ja Visiosec eivät yhdessäkään ole suuryritys, tulevalta järjestelmältä edellytettiin laajaa toiminnallisuutta sekä joustavaa mukautumista yritysryhmän vaihteleviin tarpeisiin ja toimintatapoihin. Toiminnan moninaisuutta kuvaa se, että yritysryhmän tuotteita ja tuotantoa ovat esimerkiksi sekä yksittäiset mikrofonit että Karibian merellä purjehtiville risteilijöille rakennetut äänentoistojärjestelmät.
- Parhaiten tarpeitamme vastasi Microsoft Business Solutions-Axapta, jossa kattava toiminnallisuus ja erinomainen muokattavuus yhdistyivät globaalin tuotteen luotettavuuteen ja jatkuvuuteen, Stråhlman kertaa.

Informaation keskitettyä hallintaa

Axapta-ohjelmiston käyttöönottoprojektin suurimmat haasteet liittyivät kolmen yrityksen toisistaan poikkeavien tarpeiden huomioimiseen ja toimintojen yhdistämiseen.
- Informaatiovirtojen automatisointi nopeuttaa jokapäiväistä työtämme. Moninaisten asiayhteyksien määrittely ja toteutus veivät kuitenkin aikansa. Siirtyminen Axaptan tuotantokäyttöön vuoden 2004 alussa edellytti myös kulttuurimuutosta. Esimerkiksi myynnin on toimittava aikaisempaa selvästi määrämuotoisemmin, Peter Stråhlman sanoo.
Studiotec, Riskotec ja Visiosec toimivat yhteisen hallinnon alla. Axaptan toiminnot kattavat kaikkien kolmen yrityksen taloushallinnon ja varastojen hallinnan. Asiakkuudenhallinnan toiminnoilla tuetaan puolestaan markkinointia ja tarjouslaskentaa. Jatkossa koko myyntiprosessin ohjaus tullaan siirtämään Axapta CRM -sovellukseen.
Urakointitoiminnassa projektinhallinnalla on keskeinen rooli. CRM-sovellus ja projektitoiminto vaihtavat tietoja keskenään automaattisesti.
- CRM-sovelluksella rakennetut tarjoukset muunnetaan napin painalluksella projektibudjeteiksi ja hankintalistoiksi. Tiedot syötetään vain kertaalleen. Automaatio säästää resurssejamme merkittävästi, Stråhlman toteaa.
Kolmen yrityksen toimintaa ohjataan yhtenäisellä Microsoft-alustalla. Palvelinratkaisuna on Windows 2000 Server ja työasemien käyttöjärjestelminä Windows 2000 tai Windows XP. Sähköposti- ja työryhmäympäristönä toimii Microsoft Exchange Server ja toimistosovelluksina Microsoft Office -tuotteet. Ympäristö koostuu noin 40 työasemasta.

Reaaliaikaista tietoa liiketoiminnasta

Liiketoimintaa koskevan ajantasaisen informaation raportointi on erityisen tärkeää johdettaessa yhtä aikaa kolmen yrityksen toimintaa.
- Raportointivalmiutemme ovat nousseet aivan eri tasolle. Tietojen reaaliaikaisuus, uudet dimensiot ja raporttien vaivaton muokkaus auttavat liiketoiminnan seuraamisessa ja ohjaamisessa kohti tavoitteitamme. Hyvä esimerkki uusista mahdollisuuksista on mm. osastokohtaisen kannattavuuden seuraaminen, Peter Stråhlman selittää.
Keskitetty ja yritysten omiin prosesseihin sovitettu kokonaisratkaisu sekä säästää kuluja että lisää myyntiä. Toisiinsa integroidut osajärjestelmät tehostavat ihmisten työtä ja parantavat tuloksia. CRM-toiminnallisuudella on puolestaan selkeä myyntiä edistävä vaikutus.
- Järjestelmä maksanee itsensä takaisin parissa-kolmessa vuodessa, Stråhlman arvioi.
Axaptalle asetetut tavoitteet ovat alkaneet täyttyä odotetulla tavalla.
- Opeteltuamme uudenlaista kurinalaisuutta ja järjestettyämme sisäisiä koulutuksia tavoittelemamme hyödyt ovat alkaneet toteutua päivittäisessä toiminnassamme. En usko, että olisimme voineet valita parempaa ja tulevaisuuden kannalta turvallisempaa ratkaisua, Stråhlman puntaroi.
Axapta-järjestelmän implementoinnista ja jatkokehityksestä on vastannut SYSteam Business Solutions Oy.
- SYSteamin tuella olemme selvinneet kunnialla vaativasta urakastamme, Stråhlman kiittelee.
Vaikka Studiotecin, Riskotecin ja Visiosecin toimintaympäristö on tehnyt pitkän harppauksen, Axapta-ratkaisukokonaisuus tarjoaa vielä monenlaisia jatkokehitysmahdollisuuksia.
- Tulevaisuudessa tulemme panostamaan mm. Enterprise Portal sovelluksen avulla toteutettavaan toimitusketjuintegraatioon, pääsuunnittelutoiminnon käyttöönottoon sekä OLAP-toiminnallisuuden käyttöön raportoinnissa. Lisäksi pyrimme lisäämään järjestelmien etäkäyttöä Internetin ja mobiiliyhteyksien yli, Stråhlman listaa.

Ratkaisussa hyödynnetty teknologia ja tuotteet:

Microsoft Business Solutions-Axapta
Microsoft Windows 2000 Server
Microsoft Windows XP
Microsoft Office
Microsoft Exchange Server

Lisätietoja:

SYSteam Oy
Tarja Laine
Puh. +358 (0)207 544 281
Sähköposti tarja.laine@systeam.fi

Studiotec Oy, Riskotec Oy ja Visiosec Oy muodostavat yhteisen omistuksen ja hallinnon alla toimivan yritysryhmän. Studiotec on Suomen johtava ääni-, kuva- ja valoalan maahantuontiyritys, joka edustaa noin 80 päämiestä ympäri maailmaa. Yhtiö toimii myös AV- ja studioprojektien urakoijana. Riskotec on keskittynyt mittaviin näyttämömekaanisiin hankkeisiin. Visiosec on erikoistunut videovalvontajärjestelmien maahantuontiin ja projektitoimituksiin. Yritysryhmän yhteenlaskettu liikevaihto vuonna 2003 oli noin 16 miljoonaa euroa. Yritysten palveluksessa on noin 70 työntekijää.
Lisätiedot: www.studiotec.fi, www.riskotec.fi ja www.visiosec.fi.

SYSteam Suomessa
SYSteam tarjoaa pienemmille organisaatioille valmiita, kokonaisvaltaisia IT-ratkaisuja ja toimii suuremmille asiakkaille erikoistuneena prosessiosaajana ja järjestelmäkehittäjänä. SYSteam rakentaa toimialakohtaiset ratkaisut jatkuvasti kehitettävien ja tunnettujen ohjelmistojen pohjalle. Suomessa SYSteam-yhtiöiden palveluksessa työskentelee 75 ERP-konsulttia ja IT-asiantuntijaa. Yhtiön toimipaikat sijaitsevat seuraavilla paikkakunnilla: Vantaa, Tampere ja Oulu.
Lisätiedot: www.systeam.fi

SYSteam-konserni
Neljässä eri Pohjoismaassa SYSteam-konsernilla on 3.000 asiakasta. Konsernin palveluksessa työskentelee noin 1.000 IT-asiantuntijaa. Vuonna 2003 konsernin liikevaihto oli 1 063 miljoonaa Ruotsin kruunua.
Lisätiedot:www.systeam.se

Ylös