Trainers' House paransi liiketoimintansa seurattavuutta ja hallittavuutta toimialaratkaisun avulla

Ajantasaisen tiedon nopea saatavuus on tärkeää, koska jatkuvassa muutostilanteessa päätöksiä on kyettävä tekemään yhä nopeammin. Mirkka Vikström Trainer's House Oy

Käynnistettyään vuonna 2006 tytäryhtiönsä Ignis Oy:n toiminnan Trainers' House kasvoi yli 80 työntekijän konserniksi. Talouden ja hallinnon prosessit ja järjestelmät joutuivat kovalle koetukselle nopean muutoksen ja laajenevan toiminnan paineessa. Hajanaiset työvälineet eivät enää vastanneet kasvavia haasteita.

- Kaipasimme integroitua ja katkeamatonta kirjausketjua tilauksesta laskutukseen, toimitusjohtaja Vesa Honkanen Trainers' House Oy:stä kertaa.

Ratkaisuksi tarvittiin talouden ja hallinnon uusi yhtenäinen tietojärjestelmä, joka tarjoaisi joustavan ja skaalautuvan alustan vauhdilla kehittyvälle liiketoiminnalle. Oikean ohjelmiston löytäminen ei ollut helppoa. Erityisen haasteen muodostivat Trainers' Housen tuotteet, jotka eivät ole fyysisiä kappaleita eivätkä työtunteja, vaan asiakkaalle tuotettavaa tapauskohtaisesti määriteltävää lisäarvoa.

- Tarvitsimme palveluyritykselle soveltuvan järjestelmän, joka mukautuisi joustavasti erikoislaatuisten projektikokonaisuuksiemme käsittelyyn. Lopulta parhaaksi ratkaisuksi osoittautui Mepcon tarpeisiimme sovittama Microsoft Dynamics AX, talousjohtaja Mirkka Vikström Trainers' House Oy:stä toteaa.

Käyttöön tavoitteiden mukaisesti

Järjestelmän käyttöönotto toteutettiin vuoden 2006 alkupuolella. Tuotantokäyttöön siirryttiin aikataulutavoitteiden mukaisesti huhtikuussa 2006. Microsoft Dynamics AX mukautui Trainers' Housen prosesseihin odotetun joustavasti.

Hankkeen toteutuksesta vastasi Microsoftin sertifioitu Gold-kumppani ja kokenut Dynamics AX -toimittaja Mepco.
- Mepco vei projektimme läpi alusta loppuun ammattitaidolla ja määrätietoisella asenteella. Heti aluksi kävimme läpi yhteisen sanastomme välttääksemme väärinkäsitykset ja varmistuaksemme siitä, että osapuolet ymmärsivät toisiaan. Valmennuksessa tärkeäksi havaitsemamme menetelmä soveltui mainiosti myös järjestelmähankkeeseemme, Vikström kertoo.

Oikeaa tietoa nopeasti päätöksenteon tueksi

Trainers' Housen ratkaisumalli koostuu Microsoft Dynamics AX -ohjelmiston perustoiminnoista, Mepcon toteuttamista valmiista toimialalaajennuksista sekä projektin kuluessa rakennetuista asiakaskohtaisista erityistoiminnoista ja raporteista.

Taloushallinnon, kirjanpidon ja laskutuksen perustyökalujen yli ratkaisun varsinaiseksi lisäarvoa tuottavaksi ytimeksi nousee myynnin, projektien ja laskutuksen seuranta. Kaikki tilaukset ja projektit kirjataan järjestelmään dimensioittain, kuten myyjittäin, tiimeittäin ja yhtiöittäin. Mepcon Trainers' Houselle räätälöimät raportointiratkaisut tuottavat elintärkeää tietoa myynnille ja yhtiön johdolle.

- Tilaus- ja laskutusjärjestelmät olivat aiemmin erillisiä, mikä hankaloitti toimintaa. Halusimme integroidun järjestelmän. Nyt saamme oikeita vastauksia nopeasti. Ajantasaisen tiedon nopea saatavuus on tärkeää, koska jatkuvassa muutostilanteessa päätöksiä on kyettävä tekemään yhä nopeammin.

Tiedon ajantasaisuutta ja korkeaa laatua korostaa myös Honkanen.
- Useista järjestelmistä johtuen manuaalisia vaiheita oli liikaa. Uusi ratkaisumme on toteuttanut läpinäkyvän "audit trailin" toivomallamme tavalla. Kriittisen tiedon luotettavuus on luonut hyvät edellytykset tehokkaalle päätöksenteolle ja parantanut liiketoimintamme hallittavuutta, Honkanen painottaa.

Päämäärät saavutettu hyvällä yhteistyöllä

Manuaalisten töiden automatisointi on parantanut toiminnan tuottavuutta taloudessa ja hallinnossa. Tehokkuus näkyy vapautuneina resursseina ja kasvaneena suorituskykynä.
- Työmme on muuttunut ja helpottunut paljon. Konsernimme kasvusta huolimatta olemme kyenneet suoriutumaan tehtävistämme ilman lisäväkeä. Parantunut toimintavalmius voidaan laskea uuden järjestelmämme ansioksi, Vikström arvioi.

Alkutotuttelun jälkeen järjestelmän käytettävyys on saanut kiitosta.
- Mitä enemmän olemme ohjelmistoa käyttäneet, sitä tyytyväisemmiksi olemme tulleet, Vikström sanoo.

Dynamics AX on kokonaisuutena täyttänyt Trainers' Housen odotukset.
- Teimme oikean valinnan sekä ohjelmiston että toimittajan suhteen. Mepco on osoittautunut asiantuntevaksi, tarpeitamme kuuntelevaksi ja positiiviseksi yhteistyökumppaniksi, Vikström analysoi.
- Olen tyytyväinen sekä ratkaisuun että Mepcon palvelukykyyn. Apua on saatu tarpeen mukaan nopeasti ja oikealla asenteella, Honkanen summaa.

Ylös

Lisätietoja

Mepco: johtaja Hannu Kaukonen, etunimi.sukunimi@mepco.fi, puhelin 0400 527 681
Trainers' House: talousjohtaja Mirkka Vikström, etunimi.sukunimi@trainershouse.fi, puhelin 050 376 1115
toimitusjohtaja Vesa Honkanen, etunimi.sukunimi@trainershouse.fi, puhelin 0500 432 993

Trainers' House Oy  on vuonna 1990 perustettu valmennus- ja markkinointiorganisaatio, jonka tehtävä on auttaa asiakasta kasvamaan yhdistämällä valmennus ja viestintä sekä viemällä muutos käytännön prosesseihin. Konsernin arvioitu liikevaihto vuodelle 2006 on noin 15 miljoonaa euroa. Yrityksen omistavat Jari Sarasvuo ja 16 työntekijää.
Lisätiedot www.trainershouse.fi

Ylös