Varmassa tieto poimitaan Omenapuusta

Halusimme parantaa tiedon laatua, löydettävyyttä, uudelleenkäytettävyyttä sekä tehostaa kommunikointia niin henkilö-, tiimi- kuin yritystasolla. Johanna Kemppinen tietohallintoyksikön hankepäällikkö, Varma

Jos dokumentinhallinta ja intranet ovat eri käyttöliittymien takana, on vaara että dokumentinhallinnasta syntyy kilpaileva intranet. Varmassa tämän haasteen edessä oltiin vuosi sitten. ”Intranet ja dokumentinhallinta olivat käyttäjän kannalta kaksi eri maailmaa. Työntekijät kokivat tilanteen hankalana, sillä keskeisistä palveluista ei muodostunut selkeää kokonaisuutta, eikä esimerkiksi hakupalvelu vastannut ihmisten tarpeita”, Varman tietohallintoyksikön hankepäällikkö Johanna Kemppinen kertaa.

Varman vanhassa järjestelmässä dokumentinhallinta oli SharePoint Server 2003 -pohjainen ja intranet räätälöitynä ratkaisu. Kankeahko järjestely johti siihen, että sähköpostit täyttyivät isoista dokumenteista eikä SPPS:n työtiloja tai muita ominaisuuksia osattu hyödyntää. ”Intranetissä ja dokumentinhallinnassa lähdimme hakemaan yhteistä käyttökokemusta. Tarkoituksena oli yhdistää kaikki sisäinen viestintä ja työskentely yhteen ympäristöön”, Varman verkkopäätoimittaja Tuomo Vanhanen avaa Office- ja intrahankkeen taustoja. ”Samalla halusimme parantaa tiedon laatua, löydettävyyttä, uudelleenkäytettävyyttä sekä tehostaa kommunikointia niin henkilö-, tiimi- kuin yritystasolla. Arvokkaalle hiljaisen tiedon tallentamiselle toimiva intranet on myös välttämättömyys”, Kemppinen lisää.

SharePoint Server 2007:n Varma valitsi alustaksi, koska tuote oli tuttu ja sen päälle oli helppo tehdä jatkokehitystä nykyisille ja tuleville palveluille.

Hyvä suunnittelu takasi onnistumisen

Varmassa niin Office- kuin intranethake onnistuivat suunnitellusti. Kustannusarvio ja aikataulu pitivät. Kiitos tästä kuuluu Kemppisen ja Vanhasen mielestä hyvälle perussuunnittelulle ja toimivalle yhteistyölle intranettoimittaja Sininen Meteoriitti Oy:n kanssa. ”Teimme määrittelyn ja teknisen suunnittelun hyvin perusteellisesti. Pienesti toteutetusta pilotti-intrasta saimme myös arvokasta tietoa lopulliseen käyttöönottoon”, Kemppinen toteaa.

Sinisen Meteoriitin toimitusjohtaja Aki Antman kiittelee rakentavaa työskentelyilmapiiriä. ”Osaamisen pitää tietysti olla kunnossa, sillä tämän kokoluokan projektia pitää pystyä suunnittelemaan ja toteuttamaan kokonaisuutena. Lisäksi aito ja avoin yhteistyö ovat välttämättömiä asioita jouhevan työskentelyn kannalta.”

Projektin onnistumiselle loppukäyttäjän näkökulmasta koulutuksella on tärkeä rooli. Varmassa Office-koulutusta annettiin koko 650 ihmisen henkilöstölle luento- että verkko-opetuksena. Intranetuudistuksesta henkilöstölle annettiin lyhyitä tietoiskuja. ”Intranetin pitäisi toimia hyvin intuitiivisesti, joten sen puolella koulutustarve oli pienempi. Ylläpitäjille luonnollisesti annettiin kattavampi koulutus”, Vanhanen kertoo.

Pieniin yllätyksiin kannattaa varautua

Huolellisesta suunnittelusta huolimatta isoissa projekteissa tulee aina eteen asioita, jotka vaativat ennakoitua perusteellisempaa jumppaamista. ”Navigaation, sovellusten, dokumenttipohjien ja metatietojen kohdalla oli joitakin asioita, jotka veivät yllättävän paljon aikaa, mutta yhtä pikkuseikkaa lukuun ottamatta saimme kaikki kuntoon ennen projektin päätöspalaveria”, Kemppinen esittelee. ”Tämä olikin välttämätöntä jo sen takia, että olimme päättäneet, ettei intranetiä julkaista ennen kun uusi Office on jokaisella varmalaisella. Halusimme kaiken uuteen ympäristöön tallentuvan materiaalin olevan 2007 Officella tehtyjä”, hän jatkaa.

Haasteet voi ja tulee nähdä myös oppimisen näkökulmasta. Kemppinen iloitseekin suuresta tietopääomasta, minkä projekti on talon tietohallintoon tuonut. ”Matkan varrella opimme monta uutta asiaa. Kyselimme toimittajalta kaiken aikaa, miten nämä tehdään ja miksi. Jatkokehityksenkin kannalta on tärkeää ymmärtää taustat. Suosittelen aktiivista mukanaoloa kaikille vastaavia projekteja suunnitteleville.” Kemppinen korostaa myös viestinnän tärkeyttä. Varmassa viestintä oli koko projektin ajan ohjausryhmässä mukaan ja esimerkiksi kaikki henkilöstötiedottaminen tehtiin viestintäihmisten eikä tietohallinnon toimesta.

Hyödyt tulevat esiin arkikäytössä

Käyttöönottojen yhteydessä Varmassa ei rakennettu erityisiä työkaluja mittaamaan saavutettuja hyötyjä, mutta arki on jo osoittanut uudistukset vaivan väärtiksi.”Kun tieto oli aikaisemmin hajallaan, löytyy se nyt yhdestä paikasta. Tämä varmasti helpottaa työn tekemistä ja lisää sen mielekkyyttä. Aikaa ei kulu turhaan hakemiseen”, Vanhanen sanoo. ”Sähköpostiliikenteessä on jo nyt huomattu selvää laskua kun ihmiset ovat aktiivisemmin ottaneet ryhmätyötiloja käyttöön.”

SharePoint Serverin ominaisuuksista on Varmassa otettu nyt osa käyttöön. Henkilöstöä ei haluttu läkähdyttää liian suurella oppimisvastuulla ja uusia toiminnallisuuksia otetaankin käyttöön vähitellen. ”My Site -sovellus on seuraavana listalla. Taloushallinto puolestaan miettii SharePointin käyttöä raportoimiseen. Uusia toimintoja käyttöönotettaessa emme hätiköi. Haluamme aina ensin varmistua, että uusista toiminnallisuuksista on oikeasti hyötyä ja että pystymme antamaan tarvittavan tuen ihmisille”, Kemppinen alleviivaa.

Ylös

Lisätietoja

Microsoft Oy
Viktor Hirvelä, Account Manager

Sininen Meteoriitti Oy
Aki Antman, toimitusjohtaja

Varma
Johanna Kemppinen, tietohallintoyksikön hankepäällikkö

Ylös