Automatisoitu raportointi on Metson ylimmän johdon mieleen

Metso kehitti johdon tilannekatsauksissa käytettävää sähköistä ”management workdesk” -konseptiaan huolellisesti. Ratkaisu perustuu Sharepoint ja SQL Server -teknologiaan.

Nelisen vuotta sitten Metson taloushallinnossa käynnistettiin raportoinnin kehityshanke. Haasteeksi oli muodostunut liiketoimintojen hajanainen tapa antaa tilannekatsauksia PowerPoint-esityksinä ja Excel-taulukkoina. Yhtiön eri liiketoimintasegmenteillä oli myös erilaiset toiveet raportoinnin kehittämisen suhteen.

Uuden raportointityökalun tavoitteiksi asetettiin ensinnäkin, että talousdatan esittämisen tulisi olla kauttaaltaan harmonisoitu. Toiseksi, johdolle tulisi kehittää helppokäyttöinen työkalu datan analysointiin. Kolmanneksi, Metson controllereille tulisi luoda monipuolinen analysointiväline. Neljänneksi oli ehto, että ratkaisun tulisi olla tarvittaessa laajennettavissa.

Sähköinen työpöytä kertoo tunnusluvut reaaliajassa

Kehitystarpeeseen vastattiin perustamalla kollaboratiivinen Business Intelligence -ratkaisu, jota Metsolla kutsutaan ”management workdeskiksi”. Se on eräänlainen mittaritaulu, jossa koko konsernin kaikki tärkeimmät tunnusluvut ovat aina ajan tasalla ja kommentoitavissa. Työkalua käytetään helposti Internet Explorer -verkkoselaimella.

Raportointivälineen kehittäminen edellytti, että segmenttien erilliset raportointisovellukset yhdistettiin yhdeksi management workdesk –portaalin tietolähteenä.

Aki Moilanen vetää Metsolla konsernin raportointityökaluja kehittävää tiimiä. Hän kertoo, että sähköisen työpöydän käyttöliittymä on toteutettu Microsoft Sharepointilla. Raporteissa esitettävä data haetaan Microsoft SQL Server -tietokannasta, jonne tiedot tuodaan vuorostaan Oraclen Hyperion -sovelluksilla. ”Työkalulla on kaksi eri käyttötapaa. Toisaalta tietoja voi tarkastella aidosti reaaliaikaisesti, ja niihin voi heti porautua syvemmin sitä mukaa kun kysymyksiä tulee. Toinen tapa on käyttää valmiita staattisia kuukausiraportteja. Tätä käytetään erityisesti segmenteissämme”, Moilanen kuvaa.

Sharepointin ja SQL Serverin muodostaman ratkaisun avulla Metso on onnistunut luomaan standardisoidun tavan esittää liiketoimintaan liittyviä tunnuslukuja reaaliaikaisesti. ”Edistykselliseksi Metsolle räätälöidyn ratkaisun tekee erityisesti Sharepointin mahdollistama kollaboratiivisuus, eli lukuja voi kommentoida muille nähtäväksi suoraan portaalissa”, Microsoftin palvelinliiketoiminnasta Suomessa vastaavaa Juha Karppinen kertoo.

Hankkeen toteutuksessa tärkeä rooli on ollut myös kumppaneilla. Innofactorilla oli kokonaisvastuu ratkaisun kehittämisestä ja toimittamisesta. Onsight kehitti työkaluun tärkeän kommentointiominaisuuden. Metson IT-infrastruktuurin ylläpidosta vastaa Viklo.

Selkeys ja käytettävyys johdon mieleen

Uuden raportointivälineen käyttöönotto tarkoittaa käytännössä, että suurin työvaihe, esitysaineistojen manuaalinen kokoaminen, on voitu automatisoida. Tämä säästää lukuisia työtunteja, ja itse tiedon analysointiin jää enemmän aikaa.

”Työkalu on tarpeeksi yksinkertainen käyttää, raporttien esittämistapa on saatu harmonisoitua läpi konsernin ja suorituskyky on riittävän nopea”, Metsolla projektia vetävä Sanna Häkkinen vetää yhteen hyötyjä.
Käyttöliittymään, eli portaalin ulkoasuun panostettiin paljon. ”Käytännössä 95 % pärjää jo pelkällä oletusnäkymällä”, Häkkinen kertoo.

Ratkaisun suosiosta kertovat myös käyttäjäluvut, jotka osoittavat, että raportointiratkaisua käytetään aktiivisesti Metson ylintä johtoa myöten. ”Ylimmässä johdossa käyttötiheys näyttää olevan kovin. Mitä ylempänä organisaatiossa olet, sen suurempi hyöty työkalusta on”, vahvistaa johtaja Juha Seppälä Metsolta.

Julkaistu: 7.3.2013