Yritysten yhteisölliset työvälineet luovat uutta työkulttuuria

Uudet yhteisölliset työvälineet lisäävät nopeutta, sitoutumista ja hyvää fiilistä, kiteyttävät Sulavan Karoliina Harjanne ja Microsoftin Jukka Veräväinen. Koulutus ja kannustaminen ovat avaimia yhteisöllisempään ja tuottavampaan yrityskulttuuriin.

Yhä useammat yritykset hyödyntävät yhteisöllisiä työvälineitä. Intra- ja ekstranettien rinnalla suosiota saavuttavat niin wikit, blogit ja pikaviestimet kuin crowdsourcing eli joukkoistaminen. Kysymys kuuluukin, miten yhteisöllisillä työvälineillä voidaan vaikuttaa yrityksen tuottavuuteen?

”Hiljaisempienkin ihmisten panos saadaan paremmin esiin – introvertti voi olla yhteisöllisten kanavien suupaltti.”

Karoliina Harjanne

Työtapojen evoluutio kohti yhteisöllisyyttä

Tietotyön tuottavuusratkaisuihin erikoistunut konsultti Karoliina Harjanne ja Microsoftin tuottavuusratkaisuista vastaava liiketoimintajohtaja Jukka Veräväinen kertovat ns. Enterprise Social -ilmiön näkyvän voimakkaasti Suomessa.

”Sosiaalinen media ja siitä versovat yritysten työskentelyvälineet jatkavat kehittymistään vauhdilla. Uudet työvälineet ovat osa evoluutiota, jossa ihmiset hyödyntävät teknologiaa viestintään ja yhteistyöhön. Yritysten aiempien viestintävälineiden, puhelimen ja sähköpostin rinnalle ovat yhä useammassa yrityksessä tulleet esimerkiksi pikaviestit, verkkoneuvottelut, yhteiset työtilat verkossa ja video”, kertoo Jukka Veräväinen.
”Blogit, wikit ja keskustelufoorumit ovat viime vuosina tulleet jo moniin yrityksiin jäädäkseen. Juuri tällä hetkellä eniten  tietotyötä mullistavat uutissyötteet, ns. tägääminen ja tilapäivitykset”, Karoliina Harjanne kuvailee.
”Aiemmin yksin puurretut ja yrityksen sisällä hoidetut asiat halutaan nyt tehdä yhteisöllisemmin. Työkalut ideoiden jakamiseen ja pelillistämiseen ovat myös nousussa.” Tutkimusyhtiö Gartner ennustaa, että vuoteen 2014 mennessä 70 prosenttia maailman suuryrityksistä käyttää pelillistämistä osana toimintaansa.

Vauhdikkaita innovaatioita ja välitöntä palautetta

Konsulttiyhtiö McKinseyn mukaan 90 prosenttia yrityksistä, jotka käyttävät ns. sosiaalisia teknologioita, kertovat saaneensa niistä liiketoiminnallista hyötyä (McKinsey Global Institute: The Social Economy, 2012). Yhteisöllisempien toimintatapojen edut on helppo ymmärtää esimerkiksi tuotekehityksessä – asiakaspalautteen nopeampi hyödyntäminen ja tuotekehitysprosessin nopeuttaminen ovat yrityksille tuttuja haasteita. Mitä muita hyötyjä yritykset voivat saada yhteisöllisemmistä työtavoista? ”Väitän, että monessa yrityksessä aiempaa yhteisöllisempi työkulttuuri lisäisi työntekijöiden sitoutumista. Kun työntekijöille annetaan ’oma ääni’ ja heitä rohkaistaan muuttamaan organisaation toimintatapoja ja osallistumaan, sitoutuminen ja vastuunkanto lisääntyvät. Ketteryyden lisäksi läpinäkyvyys lisää ideoiden kuplimista ja mielipiteiden vaihtoa”, kuvailee Veräväinen.

Harjanne ja Veräväinen ovat huomanneet rohkaisemisen, kannustamisen ja palkitsemisen voiman muutettaessa toimintatapoja yhteisöllisemmiksi. ”Kaikki kaipaavat kannustusta. Toisaalta sosiaalinen media myös pienentää tutkimusten mukaan kuilua ekstroverttien ja introverttien välillä. Hiljaisempienkin ihmisten panos saadaan paremmin esiin – introvertti voi olla yhteisöllisten kanavien suupaltti”, kertoo Harjanne.

Joukkoistaminen hyödyntää yhteisön voimaa

Yhteisöllisyys hyödyttää erityisesti yrityksiä ja yhteisöjä, joissa kaikki eivät istu samassa toimipisteessä, maassa tai edes maanosassa. ”Asiantuntijatiimien jäsenet saattavat istua yrityksissä jopa eri puolilla maailmaa. Sosiaaliset työvälineet tekevät yhteydenpidon ja osaamisen jakamisen helpoksi ja mahdollistavat esimerkiksi välittömän palautteen antamisen. Blogillani voin viestiä osaamisestani, ja muiden tykkäykset ovat sekä palautetta itselleni, että viestivät osaamisestani muille”, kuvailee Karoliina Harjanne, ja jatkaa: ”Esimerkiksi palvelujen kehittämisessä crowdsourcing eli joukkoistaminen antaa yritykselle mahdollisuuden saada aiempaa enemmän palautetta, jopa ympäri maailman. Kun joukkoistetaan ideoita, tyypillisesti ideoista noin 1 prosentti on hyviä – siksi niitä tarvitaan paljon”.

Apua sähköpostikaaokseen?

Tiedon tulva ja sähköpostin määrä ovat huolenaiheita monelle. Saadaanko sosiaalisista työvälineistä apua sähköpostitulvaan? ”Aivan varmasti. Yhteisöllisten työvälineiden ytimessä on kontekstuaalisuus, eli keskustelut käydään siellä missä ne on luontevinta käydä - esimerkiksi dokumentin sisällä, jolloin dokumenteista tulee älykkäämpiä ja tiedon käsittely nopeutuu”, kuvailee Karoliina Harjanne.

”Teknologiat ovat olleet olemassa jo jonkin aikaa, mutta usein kyse onkin enemmän työtapojen ja -kulttuurin muutoksesta kuin vain uusien työkalujen käyttöönotosta”, kertoo Veräväinen. ”Yhteisöllisissä työvälineissä on kyse siitä, että tehdään ihmisten päiden sisällä olevasta tiedosta näkyvämpää ja haettavampaa kaikille. Se vaatii uusia työtapoja ja avoimempaa jakamisen kulttuuria”, Karoliina Harjanne täydentää.

Koulutuksella sukupolvien kuilun yli

Nuoret ovat omaksuneet sosiaalisen median käytännöt nopeammin ja laajemmin kuin vanhemmat. Muodostavatko erilaiset lähtötasot kuilun eri-ikäisten työntekijöiden välille? Karoliina Harjanne uskoo koulutuksen voimaan yhteisten toimintatapojen löytämisessä ja osaamiserojen tasaamisessa. ”Kouluttamiseen ja yhteisiin pelisääntöihin kannattaa kiinnittää huomiota teknisen käyttöönoton ohessa omana kokonaisuutenaan, jotta kulttuurimuutos tapahtuu sujuvasti. Monista työkaluvaihtoehdoista kannattaa myös valita juuri oman yrityksen tarpeita parhaiten palvelevat, ja aikatauluttaa niiden koulutus omaksuttaviksi askeliksi kohti yhteisöllisempää toimintatapaa”, ohjeistaa Harjanne. Veräväinen muistuttaa myös tarkistamaan, että tietoturvakäytännöt ja sosiaalisen median ohjeistus ovat ajan tasalla.

Läsnä, muttei paikalla

Kun sähköisiä viestintävälineitä tulee lisää, katoaako ihmisten välinen suora kommunikointi? Saammeko tilalle kasvottoman sähköisen yhteisön? ”Microsoftin mobiilitoimiston ja yhteisöllisten työvälineiden iloja ovat itselleni olleet joustavuuden lisäksi se, että kontaktipinta on laajentunut oman tiimin ja osaston yli. Oma asiantuntijaverkostoni on kasvanut ja yhteisöllisen median kautta jaetut asiat ovat usein syy avata keskustelu toimistolla tavatessa”, kertoo Veräväinen.

Karoliina Harjanne uskoo henkilökohtaisen, kasvokkain tapahtuvan kommunikoinnin voimaan tulevaisuudessakin. ”Mikään ei korvaa ihmisten suoraan kommunikointia, ja lähtökohtaisesti ihmiseltä ihmiselle kommunikointi voi pikemminkin lisääntyä uusien yhteisöllisten työvälineiden ansiosta. Ihmiset ovat enemmän läsnä esimerkiksi ollessaan etätyössä tai työmatkalla.

”Esimerkiksi Microsoftilla ihmisille on annettu vapaus itse päättää, osallistuuko esimerkiksi palavereihin ’livenä’ vai sähköisten välineiden avustuksella. Fyysinen etäisyys ei estä läsnä olemista”, tiivistää Veräväinen.

Uudet yhteisölliset työvälineet

SharePoint 2013 tarjoaa työvälineet yritysten yhteisöllisempään työskentelyyn: yhteydenpitoon, tiedon jakamiseen ja yhdessä työskentelyyn niin organisaation sisällä kuin ulkopuolisten tahojen kanssa. SharePoint helpottaa ryhmätyöskentelyä sekä auttaa pysymään ajan tasalla, löytämään tietoa ja tekemään parempia päätöksiä. Ratkaisun voi pystyttää itse ylläpidettyyn ympäristöön tai hankkia pilvipalveluna osana Office 365 -palvelua. Yammer on johtava yritysten yhteisöllisten työvälineiden ratkaisu. Yli 85 prosenttia Fortune 500 -yrityksistä käyttää jo Yammeria sujuvampaan viestintään, lisäämään organisaatioiden läpinäkyvyyttä, rohkaisemaan ideoiden ja tiedon jakamiseen sekä tavoittamaan asiantuntijat. Yammer integroituu jo SharePointiin ja Dynamicsiin ja kuuluu maaliskuusta 2013 lähtien mukaan kaikkiin Office 365 -palvelupaketteihin, joissa on mukana SharePoint Online. Sekä Yammeria että SharePointia voi käyttää myös mobiililaitteilla.

Julkaistu: 7.3.2013