Haluatko työskennellä aivan uudella tavalla?

Ota yhteyttä

Pilvipalveluun siirtyminen on tuonut meille selviä kustannussäästöjä.

Office 365 -pilvipalvelu Baswaren kasvun tukena

Basware Oyj kehittää ja tarjoaa pilvipalveluratkaisuja hankintojen, osto- ja matkalaskujen sähköiseen käsittelyyn sekä talousohjaukseen. Yritys on ottanut pilvipalvelut käyttöön myös sisäisissä toiminnoissaan Office 365:n sekä Lync Onlinen muodossa noin 1500 työntekijälleen 11 maassa.

Pilvipalvelut kehittyvät kovaa vauhtia ja yrityksissä yhä useampi työskentelee jo pilvisovelluksilla. Talousprosessien automatisointiratkaisuja toimittava Basware kulkee pilviratkaisujen käyttöönotossa etujoukoissa. Basware on kasvanut ja kansainvälistynyt viime vuosina nopeasti. Sen palveluiden suosion salaisuutena on pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon. Vuonna 2000 Helsingin pörssiin listatun Baswaren ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää 60 maassa.

Kasvunsa tueksi Basware yksinkertaisti omaa it-hallintoaan ja otti käyttöön Microsoft Office 365 -pilvipalvelun. "Pilvipalveluihin siirtymisen käynnistäjänä oli kansainvälinen kasvustrategiamme seuraavalle kahdelle vuodelIe", Baswaren Chief Information Officer Janne Holli kertoo. "Nopeasti kasvava henkilöstömäärä ja maantieteellinen laajentuminen edellyttävät ajantasaisia IT-järjestelmiä ja resurssien keskittämistä. Jatkossa kaikki uudet baswarelaiset saavat heti yhdenmukaiset työkalut käyttöön."

Resurssit tuottavampaan työhön
Vuoden 2012 aikana Baswaressa otettiin Office 365 -palveluista käyttöön sähköposti sekä Lync Online -pikaviestintä ja -verkkoneuvotteluratkaisu. Omilla palvelimilla sijainneet tiedot siirrettiin ‘lennossa” Office 365 -pilveen. Uudet työvälineet ovat tehostaneet sisäistä viestintää ja vapauttaneet IT-palveluiden työaikaa tuottavampaan työhön. “Voimme nyt keskittyä omien palvelimien ja perusylläpidon sijaan järjestelmien varsinaiseen käyttöön”, Janne Holli tiivistää.

Aikaisemmin järjestelmät olivat Baswaren omilla palvelimilla, jolloin vanhan laitekannan päälle kertyi ajan myötä erilaisia itse kehitettyjä ratkaisuja. Kokonaisuus oli heikosti dokumentoitu ja hallittavissa, mikä teki IT-osaston työstä monimutkaista. “Kun teimme migraation uuteen Office 365 -järjestelmään, tuli samalla puhdistettua pöytä. Kun järjestelmät ovat pilvipalveluna ulkoisilla palvelimilla, ei omia viritelmiä enää tarvitse tehdä”, Holli kuvailee.

Office 365 osoittautui Hollin mukaan alusta asti sopivalta ratkaisulta yrityksen tarpeisiin. Baswaressa harkittiin myös vastaavia tuotteita on-site -versiona, jossa ohjelmat on perinteisesti asennettuna omille koneille ja palvelimille. Käyttökokemukset pilvestä olivat kuitenkin hyvät, joten päätös Office 365 -pilviratkaisusta syntyi lopulta nopeasti. "Olemme aiemminkin käyttäneet Microsoftin tuotteita ja olemme kokeneet kokonaisuuden järkeväksi. Pilvipalveluiden avulla saavutetaan myös selviä kustannussäästöjä, kun ylläpito- ja tukityötä on vähemmän ja laitteiston uusiminen sekä tietoturvan ylläpito on edullisempaa."

Baswaren työntekijät kaikissa maissa ovat ottaneet uudet työkalut hyvin vastaan. Loppukäyttäjille tärkeä ja konkreettisesti näkyvä asia oli henkilökohtaisten sähköpostilaatikoiden koon kasvaminen merkittävästi 25 gigatavuun. Seuraavassa vaiheessa yrityksessä suunnitellaan SharePoint Onlinen käyttöönottoa sisäiseen ryhmätyöskentelyyn ja intranetin alustaksi. Tarkoitus on myös siirtyä nykyisestä Microsoft Dynamics CRM:n on-premise -versiosta online pilviversioon.

Uusien työkalujen avulla on mahdollista parantaa myös ulkoista viestintää. Tavoitteena on rakentaa SharePoint Online -ratkaisulla asiakkaiden käyttöön ekstranet-ympäristö ja käyttää Lync Onlinea viestintävälineenä asiakaspalvelutyössä. "Ratkaisun valinnassa oli meille tärkeää, että jatkossa saamme helposti mukaan uusia toiminnallisuuksia", Janne Holli toteaa.

Uusi Outlook Web App on helpottanut elämäämme.

Pilvenpehmeä siirtymä

Finlayson Oy on ollut aina edistyksellinen yritys. Vuonna 1882 sen kutomosalissa Tampereella syttyivät Skandinavian ensimmäiset sähkövalot. 130 vuotta myöhemmin Finlaysonin työntekijät siirtyivät pilviympäristöön. Muutoksen myötä myös mobiilipalvelut otettiin yrityksessä laajasti käyttöön.

Finlaysonin sloganin mukaan maailman ja ihmisen väliin tarvitaan jotain pehmeää. Sähköpostin ja ihmisen väliin Finlaysonin valinta oli pilvi. Siirtymä vanhasta Domino-sähköpostijärjestelmästä oli mittava ja monivaiheinen, mutta asiantuntevan kumppanin avulla se toteutettiin sujuvasti ja ilman palvelukatkoja. "Microsoft oli juuri julkaissut BPOS ympäristönsä kun teimme kartoitusta yrityksemme tulevaisuuden tarpeista. Se oli niin edistyksellinen ja hinnaltaan kilpailukykyinen, että vanhan järjestelmän päivittämistä ei kannattanut edes harkita. Hieman myöhemmin siirryimme sitten Office 365:een", IT Specialist Tuomo Leppänen kertaa.

Kun hanke aloitettiin, vastaavia siirtymiä ei oltu Suomessa vielä juurikaan toteutettu. Kumppanina toiminut PCP Partner Oy saa Tuomo Leppäseltä kehuja erityisesti projektinhallinnasta ja tiedottamisesta. "Projektin toteutus meni suunnitelmien mukaan ja pysyi aikataulussa."

Ratkaisutoimittaja PCP Partner on Suomen johtavia Windows-osaajia ja Microsoftin Gold Certified Partner. Projektista vastannut Joosua Santasalo korostaa pilvipalvelun tuomia hyötyjä sekä käytettävyyden että taloudellisuuden näkökulmasta. "Vastaava paikallinen ratkaisu olisi ollut huomattavasti kalliimpi. Erityisesti Office 365:n lisensointimalli on kustannustehokas, koska sitä on helppo skaalata ylöspäin. Palveluiden käytettävyys ja luotettavuus ovat myös parantuneet selvästi, mikä tietysti lisää työnteon tehokkuutta."

Mobiilipalvelut kaikkien ulottuville

Uuden järjestelmän myötä erityisesti mobiili- ja etäkäyttö ovat helpottuneet ja nousseet työntekijöiden suosioon. Office 365:n mukana uudistunut Outlook Web App mahdollistaa yleisissä työpisteissä tai kotikoneelta täydellisen sähköpostin käytön ilman paikallisesti asennettavia sovelluksia. "Office 365:n Webmail on pienentänyt huomattavasti käyttäjien kynnystä käyttää sähköpostia muualtakin kuin omalta työkoneelta. Käyttäjäkokemus on niin lähellä Outlookin täysversiota, että sitä käytetään mielellään myös etätyössä", Joosua Santasalo kertoo käyttäjiltä saamastaan palautteesta.

Outlook Web App mahdollistaa viesteihin reagoimisen ajasta ja paikasta riippumatta. Tuomo Leppänen kertoo, että työntekijöiden tavoitettavuus on kohentunut huomattavasti. "Se on tuonut aivan uudenlaista tehokkuutta työntekoon. Aiempi mobiiliratkaisumme oli tosi kankea käyttää ja vain harva käytti sitä aktiivisesti. Nyt asennamme sähköpostimääritykset automaattisesti kaikkiin yrityksen älypuhelimiin. Mobiilikäyttö helpottaa IT-tukeakin, koska kaikki hälytykset tulevat heti näkyville ja pystymme reagoimaan nopeammin ongelmiin", hän kuvailee.

Tuomo Leppänen ja Joosua Santasalo korostavat pilvipalveluiden hallittavuutta, päivitettävyyttä ja riippumattomuutta paikallisesta infrastruktuurista. Office 365 mahdollistaa järjestelmän ylläpidon asiakkaan ja kumppanin yhteisen ylläpitoliittymän kautta. "Nykyisessä järjestelmässä kynnys tehdä hallintatoimenpiteitä on erittäin pieni" Joosua Santasalo toteaa. “Lisäksi Microsoftilta saatu tuki sekä käyttöönotto- että ylläpitovaiheessa on ollut loistavaa."

Omalle väelle jää enemmän aikaa kehittää liiketoiminnan palveluita

Peruskaura haltuun - Lappset otti sähköpostin pilvestä

Globaalisti toimivalle Lappset Group Oy:lle on tärkeää tarjota kaikille haluamilleen käyttäjilleen sama IT-työympäristö ja -verkosto. Yhtä tärkeää on, että perusteknologiaratkaisut eivät sido omia resursseja ja ovat kustannustehokkaita. Vastaukset näihin toiveisiin löytyivät Office 365:stä.

Lappset Group Oy:n tietohallintotiimin vetäjän Vesa Takalan mukaan nykymaailmassa ei jokaisessa torpassa tarvitse olla omaa kaivoa – kunnallinen vesihuoltojärjestelmä hoitaa saman asian tehokkaammin ja varmemmin. Samaa ajattelu sopii Takalan mielestä hyvin myös sähköpostijärjestelmiin. "Sähköposti on jo niin peruskauraa, ettei sillä kannata rasittaa omaa IT-ympäristöä. Sen saa nykyisin paljon halvemmalla ja toimintavarmemmin pilvestä. Näin omalle väelle jää enemmän aikaa kehittää liiketoiminnallemme spesifisempiä palveluja." Lappsetin ydinliiketoiminta pyöriikin aika kaukana konesaleista: yhtiön tavoitteena on luoda puitteita kaikenikäisten ihmisten iloisille ulkoilukokemuksille kannustamalla ihmisiä leikkimään, oppimaan ja liikkumaan. Maailmanlaajuisesti toimivassa leikkipaikkavälineyrityksessä kuitenkin tiedostetaan hyvin, ettei menestystä tule ilman toimivia tukitoimintoja kuten IT-yksikköjä ja sen tarjoamia palveluja. "Office 365 ei ainoastaan laske sähköpostikulujamme, mutta se on helpottanut ja monipuolistanut kommunikaatiotamme niin sisäisesti kuin ulkoisesti", Takala alleviivaa. Lappsetilla aikaisemmin käytetty Office Communicator oli pelkästään sisäisessä käytössä. Lyncin avulla he voivat ottaa mukaan ulkoisia kumppaneita. "Meidän liiketoiminta on entistä enemmän muuttunut isompiin projektikokonaisuuksiin, joissa on mukana useita ulkopuolisia toimijoita. Näiden projektien hallintaan ryhdymme käyttämään SharePoint Onlinea, joka tuli myös hankitun paketin mukana", Takala jatkaa.

Käyttöönotto ilman koulutusta

Lappsetissa pohdittiin jo kesällä 2012 sähköpostipalvelun ottamisesta pilvestä. Tuolloin aika ei ollut vielä aivan kypsä päätökselle, mutta puolen vuoden päästä tilanne oli jo toinen. "Pilvestä tarjottavan sähköpostipalvelun prosessit ovat selvästi hyvin kunnossa, mikä näkyy suoraan kilpailukykyisessä hinnassa", Takala kiteyttää. Maaliskuun ajan kestänyt käyttöönotto meni suunnitellusti ja sovitussa aikataulussa. Koska tuotteet olivat entuudestaan tuttuja henkilöstölle, ei erillistä käyttöönottokoulutusta tarvittu. Ainoa näkyvä muutos loppukäyttäjille oli Lyncin mukaantulo. "Ohjeistimme ihmisiä sähköpostilla siivoamaan mailejaan ennen yliheittoa sekä kerroimme Lyncistä ja sen käytöstä. Office on ympäristönä niin tuttu ja vaivaton, ettei siitä tarvinnut erikseen ryhtyä kouluttamaan", Takala jatkaa. Muutama oppi matkan varrella tarttui kuitenkin mukaan muille jaettavaksi. "Jaettujen kalenterien siivoaminen oli iso työmaa ja se pääsi hieman yllättämään vaikka Atean kavereiden kanssa joka viikko palaveerattiin ja heiltä paljon apua saimmekin." Takalan mukaan seuraavat kehitysaskeleet Officen suhteen liittyvät SharePointin päivitykseen. "Kunhan SharePoint Online päivittyy 2013-versioon, hyödynnämme myös Officen uusinta versiota, jolloin uudet ominaisuudet tulevat täysimääräisenä käyttöön."

Jatkoaskeleet liiketoiminnan ehdoilla

Takalan mielestä pilvipalvelut ovat oiva ratkaisu perusjuttuihin. Se, mitä Lappset seuraavaksi siirtää pilveen, on kuitenkin vielä päättämättä. "Pilvipalveluiden virtaviivaisuus auttaa meitä reagoimaan nopeammin. Kustannustehokkuus ja varmuus ovat myös pilven ehdottomia vahvuuksia." "Pilveen siirtymisen ei pidä kuitenkaan olla itseisarvo. On hyvä muistaa, että yleensä tekemisen kipupiste on liiketoiminnoissa, ei konesalissa. Jos liiketoiminnoista kerrotaan, että he saavat suoraa hyötyä tekemiseensä pilvipalvelusta, me aivan varmasti sellaisen heille hankimme."

Asioita ei haluttu etsiä enää kissojen ja koirien kanssa.

Musti ja Mirri tehosti laajan myymäläverkostonsa tietotyön Sulavan avulla

Noin vuosi sitten sain puhelun asiakkaalta joka oli edellisessä työpaikassaan ottanut meidän avustuksellamme käyttöön Office 365:n sekä SharePoint Online -pohjaisen Intranetin. Nyt asiakas oli vaihtanut työpaikkaa ja koki, että haasteet ovat samat myös nykyisessä työpaikassa Mustissa ja Mirrissä.

Asioita ei haluttu etsiä enää kissojen ja koirien kanssa

Musti ja Mirri -myymälöitä on Suomessa yli sata. Ruotsissa myymälöitä toistakymmentä Grizzly Zoo -nimellä. IT-infrastruktuurin osalta lähdettiin ratkomaan näitä haasteita:
• Postijärjestelmiä oli kaksi. Suomessa sähköposti- ja kalenteritoiminnallisuus oli ulkoistettuna palveluna eräälle palveluntuottajalle, ja Ruotsissa käytettiin Google-pohjaista ratkaisua.Tahtotila oli saada tehokas ja helposti hallittava yhteinen sähköpostijärjestelmä, jossa etäkäyttö olisi helppoa. Office 365 istui tähän tarkoitukseen kuin kuono päähän ja vanhat postijärjestelmät migroitiin tähän.
• Dokumentit, tuotekuvaukset ja ohjeistukset haluttiin selkeän ja tehokkaan hallinnan piiriin. Versiohallinta ja aineiston löytyminen oli lähtökohtia joista ei haluttu tinkiä. Office 365- palvelusta SharePoint Online oli pohjana Intranetille, joka toteutettiin sekä Suomeen että Ruotsiin. Intraan toteutettiin myös ryhmätyötä tehostavia työtiloja.
• Helppo kommunikointi ja kokoustaminen. Voi vaan kuvitella millaista matkustamista näin laaja myymäläverkosto pahimmillaan voi aiheuttaa. Lync mahdollistaa joustavan ja kustannustehokkaan tavan pitää kokouksia ilman maakuntamatkailua.
• Mustilla ja Mirrillä ei ollut vielä omaa IT-manageria, joka pyörittäisi infrastruktuuria, vaan IT-asiat olivat melko lailla yksissä käsissä. Tämä tarkoitti, että järjestelmän piti toimia ja tuen hoitua lähes itsestään.

Office 365 näytti kyntensä

Musti ja Mirri otti käyttöön Office 365:n kaikki palvelut: sähköpostin, Lync-pikaviestinnän, SharePoint-pohjaisen intranetin kahteen maahan kahdella kielellä sekä osalle käyttäjistä palvelun kautta myös Office-sovelluksen.

Järjestelmää ei todellakaan haukuta, Musti ja Mirrin käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä ja erityisen hyvänä on pidetty Intranetiä sekä sitä, että kokouksia voidaan pitää etäkokouksina Lyncin avulla. Säästyy paljon aikaa oikeaan tekemiseen, kun ei tarvitse etsiä tietoa eikä matkustella kokouksiin.

"Office 365 -projekti vedettiin Sulavan toimesta läpi nopeasti ja ammattitaidolla. Oli ilo työskennellä yrityksen kanssa, joka tiesi mitä oli tekemässä. Suosittelen Sulavaa mielelläni – ja olen niin tehnytkin" toteaa Mustin ja Mirrin Verkkokaupan liiketoimintajohtaja Jani Lundell.

Kun yritys keskittyy ydinosaamiseensa eikä tuhlaa resursseja asioihin, jota muut voivat tehdä paremmin, ja kun yritys alkaa toimia yhtenä yhtenäisenä yrityksenä jakaen oikeaa tietoa keskenään helposti ja tehokkaasti, luodaan pohja taloudelliselle menestykselle.

En tiedä mikä uusien tehokkaiden toimistotyövälineiden käytön osuus onnistumisessa on, mutta ilokseni huomasin, että Musti ja Mirri Group on kehittynyt taloudellisesti hyvin. Konsernin liikevaihto kasvoi vuonna 2013 yli kolmanneksen 63,9 miljoonaan euroon ja liikevoitto yli kaksinkertaistui 3,5 miljoonaan euroon. ”On mukava olla auttamassa asiakasta onnistumaan” toteaa Sulavan myyntijohtaja Ray Byman.

Office 365 kokemuksia

"Käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä kertakirjautumiseen sekä siihen, että pilvipalveluita pääsee helposti käyttämään kaikilla moderneilla päätelaitteilla ja puhelimilla."
Jarkko Marjasalo, tietohallintojohtaja, Walki
Ratkaisutoimittaja: Sulava

"Aidosti virtuaalinen työympäristö kokoaa osaamisen yhteen ja helpottaa kommunikaatiota."
Petri Kortelainen, Vice President
Divest Group

"Pienellä firmalla ei yksinkertaisesti ole resursseja omasta takaa toteuttaa näin tehokkaita ratkaisuja."
Timo Koskiahde, teknologiajohtaja
Flexibilis

"Moderni teknologia on erittäin kova kilpailuvaltti."
Ari Ilkka, tietohallintopäällikkö
Jyväskylän ammattikorkeakoulu

"Pilvipalveluun siirtyminen on tuonut meille selviä kustannussäästöjä."
Janne Holli, CIO
Basware Oyj

"Postilaatikoiden tilavuuden roima kasvu ja hyvin toimiva selainkäyttö ovat saaneet henkilöstöltä kiitosta."
Mika Heikkilä, johtaja
Keskuskauppakamari

"Uusi Outlook Web App on helpottanut elämäämme."
Tuomo Leppänen, IT-Specialist
Finlayson Oy
Ratkaisutoimittaja: PCP Partner Oy

"Omalle väelle jää enemmän aikaa kehittää liiketoiminnan palveluita."
Vesa Takala, tietohallintotiimin vetäjä
Lappset Group Oy

"Aikaa säästyy oikeaan tekemiseen, kun ei tarvitse etsiä tietoa eikä matkustella kokouksiin."
Musti ja Mirri

"Helpottaa viestintää ja materiaalien jakamista ympäri maailman."
Iiro Wesslin, Prohoc Oy
Ratkaisutoimittaja: Anvia

"Pilvipalveluiden ehdottomat edut ovat IT-infran keventyminen sekä nopeat ja vaivattomat päivitykset. Odotamme jo vesi kielellä, mitä uutta Microsoft tuo esimerkiksi Yammerin osalta, kertoo Oras-konsernin tietohallintopäällilkkö Aki Saurimaa."
Ratkaisutoimittaja: Innofactor

Ota yhteyttä