Pienyritysten kohtaamista onnettomuuksista voidaan syyttää suurelta osin ulkopuolisia tekijöitä - huono talous, luonnonkatastrofi, avainhenkilön lähteminen talosta. Ei olekaan siis yllätys, että yritykset, jotka selviytyvät, ovat osanneet minimoida riskit ennakkotoimilla. Yksi perustoimista on suojata tärkeä yritystieto.

Kuvittele miltä tuntuisi kävellä toimistoon jonain aamuna ja huomata, että kaikki myyntitiedot, yhteystiedot ja tilaushistoriatiedot ovat kadonneet. Kuinka kauan toipuminen kestäisi? Kuinka paljon häiriöt ja viivästykset tulisivat maksamaan? Mitä se maksaisi sinulle?

Tietoa voi myös hävitä. Häviäminen voi olla seurausta laitteistoviasta, tulvasta, tulipalosta, tietoturvamurrosta tai vain tärkeän tiedoston tahattomasta poistamisesta. Syystä riippumatta ennakkotoimenpiteiden suorittaminen vähentää vaikutusta samalla tavalla kuin vakuutus. Saat yrityksesi nopeasti jaloilleen ja uudestaan käyntiin.

Perustoimenpiteet
Yrityksen tiedot voidaan suojata monella tapaa. Nämä kolme keinoa auttavat sinut alkuun:

1. Varmuuskopioi tiedot
Varmuuskopioinnilla tarkoitetaan kopion ottamista toiselle tallennusvälineelle. Voit esimerkiksi polttaa tärkeät tiedostot CD-levylle tai siirtää ne toiselle kiintolevylle. Varmuuskopioita on kahdenlaisia: täysi tai lisäävä varmuuskopio. Täysi varmuuskopio tekee täydellisen kopion valitusta tiedosta toiseen muotoon. Lisäävä varmuuskopiointi vain kopioi lisätyn tai muutetun tiedon täyteen varmuuskopioon.

Täysi varmuuskopiointi vahvistettuna lisäävillä varmuuskopioinneilla on yleensä nopeampaa ja vaatii vähemmän tallennustilaa. Voit tehdä esimerkiksi täyden varmuuskopioinnin viikoittain, jota täydennät päivittäin tehtävällä lisäävällä varmuuskopioinnilla. Kannattaa kuitenkin huomioida, että jos joudut palauttamaan tietoja verkon kaatumisen jälkeen, se kestää kauemmin. Joudut nimittäin ensin palauttamaan täyden varmuuskopion ja sen jälkeen yksitellen lisäävät varmuuskopiot. Jos tämä tuntuu ongelmalliselta, on toinen vaihtoehto suorittaa täysi varmuuskopiointi päivittäin. Aseta kopiointi käynnistymään automaattisesti työpäivän jälkeen.

Varmuuskopiot kannattaa testata säännöllisesti palauttamalla tiedot johonkin testipaikkaan, sillä toimenpiteen hyödyt ovat merkittävät:

• Varmistaa varmuuskopioinnin tallennusvälineen ja kopioidun tiedon olevan hyvässä kunnossa.
• Tunnistaa ongelmat palautusvaiheessa
• Antaa luottamuksen, josta on hyötyä todellisen kriisin aikana.

Kuvassa 1 näkyy Windows-käyttöjärjestelmään kuuluva varmuuskopiointiominaisuus, joka on suunniteltu helpottamaan varmuuskopiointia.


Kuva 1

2. Määritä luvat
Sekä käyttöjärjestelmäsi että palvelimesi tarjoavat turvan työntekijöiden toimien vuoksi tapahtuvaa tietojen häviämistä vastaan. Windows XP:n ja Windows 2000:n sekä Windows Small Business Server 2003:n, Windows Server 2003:n ja Windows 2000 Serverin avulla on mahdollista asettaa käyttäjille eri tasoisia käyttöoikeuksia heidän toimenkuvastaan ja vastuustaan riippuen. Kaikille työntekijöille ei ole syytä antaa järjestelmänvalvojan oikeuksia. Voit määrittää palvelimen niin, että se antaa yksittäisille käyttäjille oikeudet vain tiettyihin ohjelmiin ja tietoihin. Näin ympäristö pysyy turvallisempana.

3. Tiedon salaus
Tiedon salausta käytetään tiedon luottamuksellisuuden ja koskemattomuuden varmistamiseksi, kun tallennat tai siirrät tietoa verkossa. Vain valtuutetut käyttäjät, joilla on työkalut ja tarvittavat oikeudet salauksen purkamiseen, omaavat pääsyn näihin tiedostoihin. Salaus täydentää muita keinoja, joilla suojaat yrityksesi tietoja. Se antaa myös turvan, mikäli koneesi varastetaan. Windows XP ja Windows Small Business Server 2003 -käyttöjärjestelmiin kuuluu toiminto, jolla tiedot voidaan salata automaattisesti tallennettaessa.

Yhdessä nämä kolme toimintatapaa tarjoavat suojaustason, jonka useimmat yritykset tarvitsevat tietojen suojaamiseen.