Kysymyksiä ja vastauksia: Microsoft esittelee keskeisimpien Office "12" -sovellusten uuden käyttöliittymän

Julkaistu 5.10.2005

Uusi käyttöliittymä, suurin Office-sovelluksiin tehty uudistus sitten vuoden 1997 työkalurivin, helpottaa Office-sovellusten käyttöä ja auttaa laatimaan tehokkaita asiakirjoja nopeasti.

Vaikka Office-sovellukset ovat 20 vuoden kuluessa kehittyneet huimasti sekä tehokkuudessa että ominaisuuksiensa määrässä, peruskäyttöliittymä on säilynyt lähes muuttumattomana. Esimerkiksi Microsoft Office Word 2003:n työkalurivi ja vuonna 1998 julkistetun Word 2.0:n työkalurivi muistuttavat hyvin paljon toisiaan. Uudistettu käyttöliittymä onkin näkyvin Office-sovelluksiin tehty muutos sitten vuoden 1997, jolloin työkalurivi otettiin käyttöön.

Lehdistöpalvelu PressPass haastatteli Microsoftin Office User Experience -tiimissä työskentelevää ohjelmapäällikköä Julie Larson-Greeniä selvittääkseen, kuinka uuden käyttöliittymän on tarkoitus auttaa käyttäjiä työskentelemään entistäkin tehokkaammin ja miksi Microsoft päätti toteuttaa tämän uudistuksen.

Larson-Green: Tutkimustemme mukaan käyttäjät ovat keskimäärin hyvin tyytyväisiä Officen viimeisimpään versioon, ja yksi syy tyytyväisyyteen on ollut nimenomaan käyttöliittymän pysyminen suhteellisen samanlaisena alkuajoista saakka. Kun tietokoneet olivat uusi keksintö ja ihmiset vasta opettelivat niiden käyttöä, oli järkevää ja hyödyllistä, että Microsoft Word, Excel ja PowerPoint muistuttivat ulkoasultaan toisiaan. Kuitenkin vuosien varrella, kun ominaisuuksia on lisätty, tarpeellisen löytäminen kaiken tarjolla olevan joukosta on vaikeutunut. Word 1.0:ssa oli vain noin 100 komentoa, ja kaikki tarvittavat toiminnot löytyivät valikoista vaivatta. Word 2003 puolestaan sisältää yli 1 500 komentoa, joten on ymmärrettävää, että tästä määrästä etsiminen on huomattavasti vaikeampaa. Muun muassa tähän ongelmaan totesimme ratkaisun löytyvän käyttöliittymän uudistamisesta.

PressPass: Mitä tavoitteita uudelle käyttöliittymälle asetettiin?

Larson-Green: Meillä oli neljä tavoitetta kehitystyössämme. Ensimmäinen tavoite oli helpottaa niiden toimintojen löytämistä ja käyttämistä, joita käyttäjät tarvitsevat päästäkseen haluamiinsa tuloksiin. Aloitimme kehitystyön perinteisestä tavasta poiketen perehtymällä käyttäjän näkökulmaan ja painottamalla sitä toimintojen ja komentojen korostamisen sijaan. Halusimme, että käyttäjät voivat keskittyä siihen, mitä he haluavat, joutumatta kauan miettimään, miten se tehdään. Sijoitimme nämä tulokset valikoimiksi eli eräänlaisiksi "gallerioiksi". Näiden valikoimien toiminta-ajatuksena on, että käyttäjän ei tarvitse opetella, kuinka jokin varjostetaan tai mikä kuvasuhde tai harmaan prosenttiarvo tarvitaan, vaan hän voi valita ja lisätä asiakirjaansa sen vaihtoehdon, joka valikoimassa näyttää hyvältä. Toimintaperiaate on siis visuaalinen.

Toinen kehitystyön tavoite oli saada käyttäjälle mahdollisimman laaja työskentelytila. Halusimme käyttöliittymästä aiempaa avaramman ilman työskentelytilaan ponnahtelevia valikoita, automaattisesti avautuvia tehtäväruutuja tai esimerkiksi kuvaa lisättäessä näkyviin tulevia työkalurivejä. Halusimme asiakirjan olevan tärkeimmän näytössä näkyvän asian ja lisäksi halusimme parantaa käyttäjäkokemuksen ennakoitavuutta, vähentää tarvetta arvata asioita sekä poistaa joitakin automaattisia ominaisuuksia. Halusimme siis tehdä käyttöliittymästä entistä käyttäjälähtöisemmän.

Seuraava tavoite perustui pyrkimykseen helpottaa ominaisuuksien löytämistä ja toivottuihin tuloksiin pääsemistä. Saavuttaaksemme tämän tavoitteen hahmottelimme uuden käyttöliittymän niin, että poistimme asiakirjojen luontitilasta kaikki sellaiset ominaisuudet, joita ei tarvita asiakirjojen luontivaiheessa, ja kokosimme ne asiakirjojen laatimisessa käytettäviksi tehtäviksi. Nykyisessä PowerPointissa kaikki komennot ovat samalla tasolla ja käyttäjien käytettävissä kaikkina ajankohtina. Tässä on toki omat etunsa, mutta jos sovellus sisältää tuhansia komentoja, näytössä on yleensä liian monta asiaa yhtä aikaa, mikä voi hidastaa halutun toiminnon löytämistä. Kun toimintatapa on sisältölähtöinen, vain tärkeimmät ominaisuudet ovat kulloinkin näkyvissä, mikä samalla auttaa käyttäjää ymmärtämään paremmin, mitä kaikkea tuotteen avulla voi tehdä.

Neljännessä kehitystavoitteessamme halusimme ottaa huomioon asiakirjojen koko elinkaaren. Haluamme lisätä Officeen myös sellaisia ominaisuuksia, jotka sujuvoittavat asiakirjojen laatimisen lisäksi myös niiden yhteiskäyttöä, eri työvaiheita ja koko yrityksen laajuisia hallintaprosesseja. Tällä hetkellä käyttöliittymässä ei ole tilaa tällaisille ominaisuuksille, mutta uuteen versioon olemme luoneet niille paikan.

PressPass: Mitkä ovat uuden käyttöliittymän tärkeimmät uudet ominaisuudet?

Larson-Green: Ominaisuuksia on niin paljon, että on vaikea kuvata mitään yksityiskohtaisesti, mutta seuraavassa on joitakin keskeisimpiä innovaatioita. Käyttäjän näkökulmasta tärkein ominaisuus on koodinimeltään "nauha" (ribbon). Se on keskitetty paikka, jossa sijaitsevat kaikki asiakirjojen, esitysten ja laskentataulukoiden laatimiseen ja käsittelemiseen liittyvät komennot. Enää komentojen etsiminen ei siis edellytä useiden tehtäväruutujen, valikoiden tai työkalurivien läpikäymistä. Komennot löytyvät nyt yhdestä paikasta.

Toinen uusi ominaisuus ovat valikoimat eli "galleriat". Valikoimien avulla voidaan nähdä visuaalisessa muodossa, miltä erilaiset muotoiluvaihtoehdot näyttävät asiakirjassa, eikä tietty muotoilu enää edellytä usean yksittäisen asetuksen määrittämistä. Jos esimerkiksi reunuksista halutaan nykyistä kapeammat tai leveämmät, valikoimasta nähdään kätevästi, miltä haluttu muotoilu näyttää, ilman että useaa asetusta tarvitsee muuttaa valintaikkunassa. Useissa tapauksissa valikoimissa on myös esikatseluominaisuus, jonka avulla voi nähdä valinnan vaikutuksen asiakirjaan ennen valinnan tekemistä. Kokeileminen käy nyt entistä helpommin. Vaikkapa fonttia valittaessa voidaan nopeasti tarkistaa, miltä eri fontit näyttävät tekstissä. Tämä käy kätevästi niin, että asiakirjasta valitaan teksti, siirrytään fonttiluetteloon ja vieritetään luetteloa, jolloin teksti muuttuu vastaamaan kulloinkin valittuna olevaa fonttia. Näiden kokeilu- ja esikatselutoimintojen avulla asiakirjan ulkoasun suunnitteleminen juuri halutunlaiseksi käy aiempaa helpommin. Tällaisia näppäriä valikoimia on tuotteessa lähes kaikkien ominaisuuksien yhteydessä - ikään kuin vaatteiden sovittamista ennen ostamista.

Kolmas tärkeä uudistus ovat laajennetut työkaluvihjeet, jotka integroivat ohjeaiheet entistä paremmin osaksi tuotetta. Yksi yleisimmistä nykyisen kaltaisen ohjeen käyttöön liittyvistä ongelmista on se, että käyttäjät eivät tiedä, mitä termejä ominaisuuksista pitäisi käyttää. Uudenlaiset työkaluvihjeet ovat integroituja ohjeaiheita, jotka saa näkyviin kätevästi suoraan "nauhassa" sijaitsevan komennon kohdasta. Työkaluvihje sisältää yleensä kaiken toiminnon käyttämiseen tarvittavan tiedon.

Uusi ominaisuus on myös pikakäynnistystyökalurivi, jonka avulla käyttöliittymää voidaan mukauttaa niin, että tämä työkalurivi sisältää vain käyttäjän itsensä valitsemat komennot. Käyttäjä voi koota työkaluriviin esimerkiksi ne komennot, joita hän tietää käyttävänsä usein. Ja lopuksi vielä yksi uusi ominaisuus, jonka koodinimi on "kelluke" (floatie). Tämä muotoilutyökalu tuo näkyviin tavallisimmat muotoiluvaihtoehdot työkalupaneelissa, joka tulee näkyviin valitun tekstin kohdalle. Tämä ominaisuus nopeuttaa tekstin muotoilemista, sillä tarvittaviin toimintoihin ei erikseen tarvitse siirtyä. Käytettäessä vaikkapa kuvatyökalua otsikko voidaan lihavoida helpostipaneelin avulla, eikä muutosta varten tarvitse siirtyä toiseen välilehteen.

Larson-Green: Toistaiseksi saamamme palautteen perusteella uuden version käytön oppiminen ei edellytä kosolti opiskelua, joten oletamme tehokkuuden säilyvän hyvänä. Olemme noudattaneet muun muassa Office Customer Experience Improvement Program -ohjelmasta saamaamme palautetta ja sijoittaneet suuren osan tavallisimmista komennoista "toimintonauhan" ensimmäiseen välilehteen. Asiakkaiden palautteen perusteella tiedämme, mitä ominaisuuksia käytetään eniten ja kuinka usein niitä käytetään, joten tämä ensimmäinen välilehti näyttää käyttäjien mielestä varmasti tutulta ja sen ansiosta käytön aloittaminen on sujuvaa. Lisäksi uudessa käyttöliittymässä ovat helposti käytettävissä myös sellaiset ominaisuudet, joita nykyisessä pidetään vaikeina löytää.

Tarkoituksenamme on myös tarjota runsaasti erilaisia koulutusvaihtoehtoja, kuten toimittaa asiakkaillemme mukautettavaa koulutusmateriaalia ja käyttöliittymän näyttökuvia, jotta materiaali voidaan valmistella ja koulutus aloittaa yrityksissä ajoissa. Aiomme julkaista muun muassa tuotteen käyttöön liittyvää opetus- ja videomateriaalia. Uudessa käyttöliittymässä on yhteensopivuustila, joka tukee vanhojen pikanäppäinten käyttöä. Yrityksissä käytössä olevat apuohjelmat voidaan siirtää uuteen käyttöliittymään ja sijoittaa apuohjelmille tarkoitettuun välilehteen, ja apuohjelmia suunnittelevat henkilöt voivat sijoittaa luomansa ohjelmat oikeaan paikkaan käyttöliittymässä myös käytettäessä uusia ominaisuuksia, kuten valikoimia. Lisäksi muut ohjelmistovalmistajat voivat mukauttaa käyttöliittymää lisäämällä uusia ylimmän tason välilehtiä ja uusia alueita välilehtiin sekä jopa luoda kokonaan oman välilehtirakenteensa.

Larson-Green: Ei, tässä käyttöliittymässä ei ole perinteistä tilaa. Kysyimme asiakkailtamme, mikä heidän mielestään auttaisi käyttäjiä siirtymään uuden version käyttöön mahdollisimman nopeasti, ja he vastasivat toivovansa, että me auttaisimme heitä siirtymään tehokkaasti eteenpäin sen sijaan, että lisäisimme käyttöliittymään perinteisen tilan käyttömahdollisuuden. Uudistuneen käyttöliittymän lisäksi Office "12" sisältää runsaasti uusia ominaisuuksia. Pohdittuamme asiaa totesimme, että kaikkia uusia ominaisuuksia olisi mahdotonta lisätä perinteiseen liittymään ja samalla taata, että ominaisuuksien löytäminen olisi uudessa versiossa helpompaa kuin ennen, joten päätimme ottaa rohkean askeleen eteenpäin.

Larson-Green: Wordiin, Exceliin, PowerPointiin, Accessiin ja Outlookin kirjoitukseen perustuviin osiin - kalenteriin, sähköpostiviesteihin ja yhteystietoihin - mutta ei Outlookin varsinaiseen ytimeen. On tärkeää muistaa, että uutta käyttöliittymää ei ole tarkoitettu yleiseksi sovellusmalliksi. Sen tarkoitus ei ole korvata valikoita ja työkalurivejä kaikissa sovelluksissa. Valikot ja työkalurivit soveltuvat tiettyihin tilanteisiin erinomaisesti. Halusimme laatia näitä tehokkaita, runsaasti komentoja sisältäviä tekstinluontityökalujamme varten uudenlaisen tavan esittää komennot.

Larson-Green: Mielenkiintoinen kysymys, johon on hieman vaikea vastata, koska minä sekä työryhmäni olemme nähneet prosessin niin läheltä. Kuten voit uskoa, olen hyvin tyytyväinen siihen runsaaseen tutkimuksen, luovuuden ja innovaatioiden määrään, jonka pohjalta uusi käyttöliittymä on syntynyt. Lukuisat ihmiset ovat tehneet hartiavoimin töitä saadakseen käyttäjäkokemuksesta parhaan mahdollisen. Loppujen lopuksi olen kuitenkin kaikkein tyytyväisin palautteeseen, jota olemme saaneet uutta käyttöliittymää testaavilta käyttäjiltä. Sen mukaan muutos on onnistunut, ja intuitiivinen käyttöliittymä todella helpottaa työskentelyä. Uskon, että asiakkaamme ilahtuvat huomatessaan, kuinka nopeasti uuden käyttöliittymän käyttöön tottuu ja kuinka pian sen hyödylliset edut ovat nähtävissä.

>
Office "12" Wordin näyttökuva
Tarkempi versio


>
Office "12" Excelin näyttökuva
Tarkempi kuva

>
Office "12" PowerPointin näyttökuva
Tarkempi kuva

>
Office "12" Accessin näyttökuva
Tarkempi kuva

Lisätietoja:
Englanninkieliset Office-lehdistötiedotteet

Sivun alkuun ↑