Toptronics löysi ROI:n Microsoft Navision investoinnista

Julkaistu 10.4.2006

ERP-hankkeita perustellaan liiketoimintahyödyillä, mutta konkretisoituvatko lupaukset käytännössä? Maahantuonti- ja tukkukaupan yritys Toptronics Oy siirsi toiminnanohjauksensa Microsoft Business Solutions-Navision -järjestelmään kaksi vuotta sitten. Tiedustelimme yhtiön perustajalta, varatoimitusjohtaja Petri Lehmuskoskelta pitivätkö lupaukset ja mitä onnistunut järjestelmähanke vaatii.

Toptronics Oy on tietokonepelien, pelikonsolien, PC-lisälaitteiden ja tarvikkeiden sekä PC-tietokoneisiin liittyvän viihde-elektroniikan jakelija. Yrityksen liikevaihto on noin 40 miljoonaa euroa ja on alallaan pohjoismaiden johtavia yrityksiä. Edellinen toiminnanohjausjärjestelmä oli hankittu 1987 ja uuden järjestelmän hankinta käynnistettiin kesällä 2002. Yhtäaikaisia käyttäjiä uudella kansainvälisellä järjestelmällä on noin 100.

- Toptronics toimii nopeasti vaihtuvassa toimintaympäristössä, jolloin toiminnanohjausjärjestelmälle asetettuja päävaatimuksia ovat toimintavarmuus, luotettavuus ja skaalautuvuus, toteaa Lehmuskoski. ERP-hanke käynnistettiin ulkopuolisia konsultteja hyödyntäen, mutta varsin nopealla aikataululla projektin vetovastuulliseksi nimettiin henkilö talon sisältä. Henkilöstön osallistuminen järjestelmähankintaan oli tärkeää. - Henkilöstö oli mukana hankkeessa useissa vaiheissa, niin alkuperäisen määrittelyjen tekemisessä kuin toimintojen määrittelyssä, sanoo Lehmuskoski.

Mitä uusi järjestelmä on tuonut? - ERP-hanke vei kokonaisuudessaan noin vuoden. Uusi järjestelmä otettiin käyttöön aikataulun mukaisesti 1.7.2003. Lähetykset, laskutus ja kaikki muu onnistuivat uudella järjestelmällä heti ensimmäisestä päivästä. Tehokkuutemme on kasvanut huomattavasti muun muassa prosessien uudelleen suunnittelun avulla sekä kykymme vastata asiakkaiden tarpeisiin on parantunut.

Omaa ERP-hankettaan käynnistäviä yrityksiä Lehmuskoski kannustaa panostamaan alkuvaiheeseen (liiketoimintaprosessien analysointi) ja järjestelmätoimittajan (Tampereen Systeemitiimi Oy) valintaan.

- Järjestelmätoimittajan merkitys on huomattava, joten toimittajapuolen osaamiseen ja aikaisempien projektien referensseihin tutustumiseen kannattaa paneutua huolella, evästää Lehmuskoski ERP-hanketta käynnistäviä yrityksiä.

Tutkimuslaitos Nucleus Research teki hankkeesta ROI-tutkimuksen ja tulokset ovat vakuuttavat: projekti vietiin läpi 20 % alle budjetin ja se maksoi itsensä takaisin 40 kuukaudessa - kahdeksan kuukautta aiemmin kuin oli suunniteltu. Työntekijöiden työnlaatu ja ajankäyttö ovat yleisesti parantuneet, koska tiedot löytyvät nopeammin. Kenttähenkilöstöllä on pääsy dataan, mikä antaa valtavan kilpailuedun myyntitilanteessa. Sähköinen tiedonsiirto (EDI), joka toimitettiin osana Navision -pakettia, kehittyi huomattavasti. Ajansäästöt ovat merkittäviä, johtuen integroidusta kokonaisjärjestelmästä ja automatisoiduista prosesseista, joihin asiakkaat osallistuvat suoraan. Kaksi kertaa enemmän tilausrivejä ja neljä kertaa enemmän tilauksia käsitellään 10 % pienemmällä henkilöstömäärällä kuin aiemmalla kotimaisella järjestelmällä kaksi vuotta aiemmin.

Sivun alkuun ↑