Europe

La conférence The State of the European Union se fait tribune pan-européenne grâce à Microsoft Lync Online

Datum: mercredi 30 octobre 2013
Id: 710000003406
Synopsis
Pays: Belgique
Secteur: Conférences

Défi
Avec l’appui et le parrainage d’Integreon, organisateur de la conférence, le Conseil Exécutif Européen désirait installer un Virtual Townhall (mairie virtuelle) qui permettrait à des participants de se connecter à partir de 6 villes européennes. Ils pourraient ainsi participer à une conférence se déroulant physiquement à Bruxelles.

Solution
Microsoft Lync Online 2013 a assuré la vidéodiffusion en continu de et vers les 6 villes, via des réseaux publics. Integreon se contentait de piloter le Lync Room System, composé d’un PC pré-configuré, doté des logiciels adéquats, d’une console à écran tactile, d’une caméra HD, de micros et haut-parleurs spéciaux, et de deux grands écrans. Les utilisateurs, armés de leur PC à caméra HD, ont ainsi pu se mêler au public de plus de 400 personnes présent à Bruxelles.

Avantages
  • Conférence HD via réseaux publics, à prix réduit
  • Solution plug & play pour le modérateur et les participants
  • Accès aisé via un modèle cloud
  • Participants de six villes
  • Pas de frais de voyage, de perte de temps ou d’impact sur le climat
  • Interaction entre participants à travers toute l’Europe
La conférence The State of the European Union se fait tribune pan-européenne grâce à Microsoft Lync Online
La conférence annuelle The State of the European Union rassemble des chefs d’entreprise du top Fortune 2000 et des personnalités politiques qui viennent analyser le climat économique et discuter de l’avenir des entreprises en Europe. Pour la troisième édition, qui se déroulait début juin, l’organisateur avait prévu un “Virtual Townhall” qui a permis à des dizaines de participants supplémentaires de se connecter à partir de leurs bureaux de Londres, Francfort, Varsovie, Paris et Milan. Ce faisant, ils ont pu se joindre aux 400 participants qui étaient présents à cette conférence-phare ayant Bruxelles comme cadre... physique.

Discussion en « Virtual Town Hall » Microsoft Lync 2013 a joué un rôle-clé dans l’augmentation du nombre de chefs d’entreprise inscrits puisqu’ils pouvaient partager présentations et discussions en restant dans leurs grandes villes européennes respectives. Les participants ont communiqué entre eux via de la vidéo temps réel haute définition qui relayait sans problème son et images. Mieux, aucun geste subtil ou langage corporel n’a échappé aux participants, leur donnant une sensation de réunion réelle. Environ 50 invités se sont connectés pour la seule ville de Paris, amplifiant l’impact de la conférence.

« Les deux conférences précédentes avaient également été organisées à Bruxelles. Pour y assister, il n’y avait d’autre choix que de se déplacer », déclare Robert Gogel, l’organisateur de la conférence et CEO d’Integreon. « A l’heure où Internet modifie les processus métier de tous les participants, nous étions à la recherche d’une solution nous permettant d’en faire de même avec notre conférence. Nous estimons que les entreprises doivent faire entendre leur voix à travers toute l’Europe mais tout le monde ne peut être présent, le même jour, à Bruxelles. Si nous pouvions permettre aux gens de participer en ligne et leur offrir une fabuleuse expérience interactive, ils pourraient assister à la conférence sans frais de voyage, perte de temps ou impact sur le climat. Nous pourrions ainsi concentrer les apports de tous, depuis l’étranger, et ils pourraient discuter en temps réel avec les orateurs et les invités présents à Bruxelles. »

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* Divers acteurs européens ont discuté et débattu via des réseaux publics, à l’aide de PC d’usage courant, dotés de caméras HD. Les quelque 400 participants présents dans le public ont ainsi pu voir comment cette nouvelle technologie peut stimuler une discussion franche et ouverte, par-delà les frontières. *



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Vidéodiffusion temps réel

Robert Gogel a tout d’abord pris contact avec Ludo De Bock de Microsoft. Il fut ensuite décidé d’effectuer un test avec Microsoft Lync 2013, des logiciels cloud pour réunions temps réel et des éléments d’Office 365. « Les fonctions de Lync Online, telles que la possibilité de créer, modérer et assister à des conférences Internet avec des personnes internes ou externes à l’entreprise en font l’un de mes services Microsoft favoris. Il ne s’agit pas uniquement d’autoriser des réunions en-ligne. On parle ici de favoriser une nouvelle manière de travailler, des collaborations planétaires ou encore la mobilité des travailleurs. En plus des économies potentielles... »

Pour la conférence State of the European Union, Microsoft Lync Online a assuré la vidéodiffusion en continu vers et à partir des six villes. De quoi faciliter les discussions qui ont fait suite au débat de Bruxelles. Lors de la conférence, Lync a également prouvé qu’il peut contribuer à des discussions politiques et à des prises de décisions temps réel. « Le recours à la technologie Lync, lors de cette conférence impliquant six villes, fut un fantastique exemple de la démocratie à l’oeuvre. Divers acteurs européens ont discuté et débattu via des réseaux publics, à l’aide de PC d’usage courant, dotés de caméras HD. Les quelque 400 participants présents dans le public ont ainsi pu voir comment cette nouvelle technologie peut stimuler une discussion franche et ouverte, par-delà les frontières. »

Débat politique international en temps réel
« Notre service cloud n’était pas une réelle nouveauté sur la scène politique. En 2012, aux Etats-Unis, la campagne présidentielle d’Obama avait également choisi Microsoft Lync pour que les collaborateurs et les bénévoles gardent le contact à la fois entre eux et avec les sympathisants », ajoute Ludo De Bock. « Mais c’est la première fois que Lync Online était utilisé pour une conférence de cette envergure. En tant que partenaire de The State of the European Union, nous étions particulièrement honorés de fournir la technologie qui a en partie donné corps à la conférence. »

A partir de sites différents, les participants ont pu visionner les vidéo HD live sur deux grands écrans: la présentation à Bruxelles, sur le premier; les participants, en mode multi-intervenants, sur l’autre. Chacun pouvait dès lors voir tous les autres participants.

Préparation de salle
« Quiconque s’occupe de l’équipement audiovisuel de centres de conférence, de salles de réunion de sociétés ou d’autres sites peut aisément utiliser ce matériel », déclare Ludo De Bock. « Il est essentiel de contrôler au préalable l’éclairage, la suppression d’échos et la bande passante disponible. En termes de matériel, il suffit d’un PC standard récent, doté d’une caméra Web HD, et d’un micro USB spécial avec suppression d’écho. »

Pour les besoins d’organisateurs de conférences ou de salles de réunion utilisées fréquemment, le Lync Room System est disponible auprès de divers fournisseurs de matériels tels que Creston, Polycom et SMART Technologies. Le système se compose d’un PC pré-configuré, doté des logiciels adéquats, d’une console à écran tactile, d’une caméra HD, de micros et haut-parleurs spécialement conçus, et de quelques grands écrans. Le tout prend aisément place sur un chariot. L’utilisateur peut ainsi déplacer le matériel et l’installer à tout endroit d’un bâtiment disposant d’une prise électrique et d’une connexion Internet.

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* Le recours à la technologie cloud Lync, lors de cette conférence impliquant six villes, fut un fantastique exemple de démocratie à l’oeuvre. *



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Un équipement standard et abordable

La session principale du State of the European Union était organisée au Palais d’Egmont, un site de conférence bruxellois très prisé qui était déjà équipé en systèmes audio/vidéo traditionnels. « A l’aide de ce qu’on appelle une passerelle AV , nous avons pu transférer le signal du matériel audiovisuel existant vers notre PC via un câble USB », explique Ludo De Bock. « En incluant la caméra Web HD, dotée de fonctions panorama et zoom motorisées, et un équipement audio professionnel, le budget supplémentaire, non récurrent, s’est fixé à environ 3.000 euros. C’est tout ce dont vous avez besoin pour de la vidéoconférence temps réel, full HD, via connexion Internet classique. Ce n’est qu’une fraction du prix de systèmes fixes. Les organisateurs de conférences peuvent même continuer à utiliser leur équipement existant. »

Comme c’est le cas pour des conférences physiques, les conférences virtuelles en-ligne ont, elles aussi, besoin de gens pouvant gérer efficacement toutes les interactions. Ce modérateur peut piloter la caméra, activer et couper le son, décider ce qui apparaît sur les écrans, ajouter à la volée des participants à la conférence en leur envoyant un courriel avec un lien qu’ils peuvent sélectionner pour rejoindre la conférence, ‘chatter’ avec des modérateurs sur d’autres sites, diffuser l’ensemble de la conférence via un prestataire de services de diffusion en continu et, éventuellement, adapter en temps réel les documents dont il est question.

Aperçu des solutions

Profile de l’organisation

Chaque année, chefs d’entreprise du top Fortune 2000 et personnalités politiques analysent le climat économique et discutent de l’avenir des entreprises en Europe lors de la conférence The State of the European Union.

Ressources

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