AZ Turnhout

Sur les campus de l AZ Turnhout plus de 2000 employés et médecins accèdent facilement à l information dont ils ont besoin

Datum: mercredi 19 février 2014
Id: 710000003936
Pays: Belgique
Secteur: Hôpital

Le défi:
L’AZ Turnhout cherchait un portail interne, lisible et centralisé, pour mettre à la portée de son personnel tous les documents et informations utiles.

La solution:
Avec son partenaire IT, RealDolmen, l’AZ Turnhout a développé son portail intranet sur Microsoft SharePoint.

Les avantages:
  • Documents et données sont conservés en un point unique et accessibles à tous
  • Le serveur de messagerie est moins sollicité : chacun trouve les informations dont il a besoin grâce à une fonction de recherche pratique
  • Une mise en page attrayante et la transparence de la structure séduisent les utilisateurs en nombre
  • La liaison avec le système de gestion documentaire donne accès à une mine d’informations
  • Nouvelles possibilités de collaboration à venir grâce à SharePoint
Sur les campus de l’AZ Turnhout, plus de 2000 employés et médecins accèdent facilement à l'information dont ils ont besoin
L’AZ Turnhout est le plus grand hôpital de Campine. Fort de ses deux implantations, Sint-Jozef et Sint-Elisabeth, l’AZ Turnhout dispense des soins de proximité dont la qualité est appréciée.

« Les patients de la région qui ont besoins de certains traitements ne sont plus obligés d’aller jusqu’à Anvers ou à Louvain, déclare Lies Delvaux, chargée de communication. Ils bénéficient de soins de qualité dans leur environnement, sans s'éloigner de leur famille et de leurs proches. »

Information intercampus
Avant la fusion, chacun des deux sites possédait son intranet, des systèmes séparés et dépassés. Peu maniables, ils n'autorisaient qu'un ou deux rédacteurs et n'étaient pas assez consultés. Les membres du personnel s’informaient par e-mail auprès des collègues ou du chef de service, faute de trouver la réponse à leurs questions sur l'intranet.

Lies Delvaux poursuit : « La fusion et la croissance qui l’a suivie nous ont forcés à réfléchir à un nouveau canal d’information intercampus, où l’on pourrait retrouver facilement les photos, les calendriers, les procédures, les documents… ».

Nommée chef de projet à l’automne 2011, Lies Delvaux a d’abord consulté tous les départements avant de soumettre un cahier de charges détaillé aux acteurs du marché.

« Microsoft SharePoint, se souvient Lies Delvaux, nous est apparu comme la solution idéale grâce à sa flexibilité et à son potentiel d’avenir. Quant au rôle de partenaire IT, nous l’avons confié à RealDolmen, qui avait déjà mené à bien d’autres projets d’intranet dans divers hôpitaux. Et la mise en page, réalisée par une agence de graphisme, correspond au style de notre site. »

Collaboration intensive
Le projet a commencé en mai 2012. Nous avons constitué un comité de pilotage composé de membres de la direction et un groupe de travail réunissant des représentants de tous les départements afin de maximiser l’adhésion à tous les niveaux de l’organisation. Des réunions régulières ont eu lieu avec RealDolmen pour définir la suite des opérations. Enfin, le 3 juin 2013, Intrazet – tel est le nom donné à son Intranet par l'AZ Turnhout – était mis en ligne.

« Une des difficultés consistait à faire le lien avec Infoland, notre système de gestion documentaire qui abrite tous les documents médicaux et les procédures. Désormais, tout est aussi accessible via SharePoint. Il n’est plus nécessaire de passer par deux canaux séparés pour effectuer une recherche », explique Bert Schelkens.

Lies Delvaux ajoute: « Intrazet est un site attrayant et informatif. Chacun s'y retrouve facilement : actualités, calendrier, communications, règlements, documents du personnel, brochures de sécurité et bien d’autres. La liaison avec Infoland permet désormais d’accéder à toute l'information à partir de SharePoint. Le but est que chaque membre du personnel soit en mesure de s'informer lui-même plutôt que de s'adresser à un collègue ou d'attendre que l'information arrive toute seule. La fonction de recherche, très pratique, va dans ce sens. Et à l’avenir, nous voulons que nos collaborateurs puissent consulter Intrazet à la maison. Cela permettra à ceux qui n'ont pas l'intranet au travail de ne rien manquer. Nous envisageons aussi de remplacer le bulletin e-mail par des actualités sur Intrazet. »

Perspectives d’avenir
Le projet en est à la phase d'optimisation. À intervalle régulier, RealDolmen et l'équipe de projet de l’AZ Turnhout se réunissent pour régler les derniers points en suspens. Il est question d’une deuxième phase à plus longue échéance pour promouvoir la collaboration entre les membres du personnel.

« Microsoft SharePoint est en effet une plate-forme de collaboration interactive particulièrement puissante. Chaque utilisateur dispose de son MySite, une page personnelle avec des informations partagées et ses données de contact. On peut aussi créer des sites de projet pour les personnes qui travaillent régulièrement ensemble sur un même thème. Mais tout cela, c'est pour plus tard », conclut Lies Delvaux.

Aperçu des solutions

Profile de l’organisation

Sur ses deux sites, l’AZ Turnhout enregistre chaque année 25.500 hospitalisations et plus de 1.600 accouchements. En termes de personnel, c’est un des premiers employeurs de la région avec plus de 1.800 collaborateurs et 160 médecins.

Ressources

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