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Première implémentation de Microsoft Lync dans un hôpital belge

RealDolmen réalise une première à l’UZ Brussel

RealDolmenNon seulement le temps passe vite, mais c’est aussi un facteur qui s’avère être critique dans le domaine hospitalier. C’est pourquoi l’UZ Brussel (Universitair Ziekenhuis Brussel - Hopital Universitaire de Bruxelles) soutient ses employés à l’aide d’applications qui améliorent et rendent leur accessibilité, leur communication et leur collaboration interne plus efficaces. C’est dans ce contextelà que RealDolmen s’occupe de l’implémentation de Lync, la solution Unified Communications de Microsoft. L’UZ Brussel est le premier hôpital belge à utiliser Lync.

L’UZ Brussel est l’hôpital académique de la Vrije Universiteit Brussel. L’hôpital rempli une mission d’enseignement et organise en même temps des recherches scientifiques. C’est pourquoi l’UZ Brussel travaille en étroite collaboration avec la faculté de médecine et de pharmacie de la VUB. L’hôpital est néerlandophone, mais s’appuie toujours sur une éthique humaniste ouverte et sur un pluralisme actif. Le patient et le respect pour la personne - y compris le droit à l’autodétermination - occupent une place centrale, quelque soit l’origine, la langue, le statut social ou les convictions philosophiques. 3.700 employés travaillent à l’UZ Brussel. L’hôpital compte 750 lits et reçoit environs 1.500 patients en consultation externe par jour. Il dispose d’un département TIC d’une cinquantaine d’employés dont la moitié environ s’attelle à développer des logiciels médicaux. Différentes solutions que l’UZ Brussel a développées en première instance pour son usage personnel ont entre temps été mises à disposition d’autres hôpitaux grâce à un partenariat avec une partie externe. Ces cinq dernières années, lors du développement de son environnement TIC, l’hôpital a fait appel à l’expertise et aux services de son partenaire TIC, RealDolmen.

Communication & Collaboration

L’implémentation de Microsoft Lync n’est pas le premier projet visant à soutenir la communication et la collaboration. Il existe en effet depuis longtemps un lien étroit entre L’UZ Brussel et l’Algemeen Stedelijk Ziekenhuis Aalst, plus particulièrement en ce qui concerne leur collaboration dans le domaine de la radiothérapie. “Nous avons investit dans une solution de vidéo conférence de Polycom afin de faciliter davantage le contact entre les deux hôpitaux”, dit le professeur Rudy Van de Velde, directeur du département informatique médicale de l’UZ Brussel. “Cela permet aux spécialistes des deux hôpitaux de ne pas avoir à se déplacer tout le temps”. Grâce à la vidéo conférence, les collègues de Bruxelles et d’Alost ont la possibilité d’examiner ensemble des images médicales, de discuter du programme de radiothérapie des patients et de communiquer en face à face malgré la distance qui les sépare. Vu la réussite de ce projet, il a été décidé de le développer davantage. Il y a notamment des tests en cours pour utiliser la vidéo conférence avec les chercheurs de la VUB et avec l’entreprise qui commercialise les logiciels médicaux de l’UZ Brussel. On peut dire qu’ici aussi, l’utilisation de la vidéo conférence vise surtout l’efficacité: d’une part moins de frais de déplacement et d’autre part un gain de temps.

Une collaboration rationalisée

En choisissant les Unified Communications de Lync, nous offrons un support supplémentaire à la collaboration entre employés.”

Professeur Rudi Van de Velde, directeur du département informatique médicale de l’UZ
Brussel

L’implémentation de Lync, solution Unified Communications de Microsoft, répond parfaitement à la demande d’une communication et d’une collaboration plus efficace. Un des avantages principaux de Microsoft Lync est qu’il rassemble la téléphonie, le statut de présence, les messages instantanés, les conférences audios, vidéos et internet en une seule interface et en un seul canal de communication. Étant donné que Lync s’intègre facilement aux applications Microsoft telles que Exchange et Office, les utilisateurs peuvent travailler avec cette solution même s’ils n’ont reçu qu’un minimum de formation. Lync répond parfaitement à cet égard en adoptant le look and feel familier des autres applications de Microsoft Office. Étant le partenaire TIC de l’UZ Brussel, RealDolmen leur a proposé d’implémenter Microsoft Lync. “Les avantages sont clairs”, dit Robin Demesmaeker, gestionnaire de système à l’hôpital. “Grâce à Lync, nous pouvons consolider entre autres la téléphonie, la vidéo, les e-mails et le chat. Cette solution améliorera davantage la collaboration entre les employés de l’hôpital.”

Microsoft Lync rassemble en un seul canal toutes les communications de l’UZ Brussel. “La consolidation et l’intégration sont clairement mis en évidence. Pour donner un exemple: grâce à Lync, vous recevrez un message dans votre boîte mail quand quelqu’un a essayé de vous joindre, ou bien vous recevrez un message vocal directement dans votre boîte mail. Ainsi, l’application accroît l’accessibilité de l’employé, ce qui lui permet de coopérer plus facilement et plus efficacement. Ce qui est important pour l’UZ Brussel, c’est qu’il est possible d’intégrer Microsoft Lync avec différents autres éléments principaux de l’environnement TIC, comme la solution décrite pour la vidéo conférence, la centrale téléphonique existante, les autres applications Microsoft utilisées par l’hôpital, etc.

RealDolmen installera Lync en plusieurs phases. En première instance, les employés du département TIC commenceront à utiliser Lync. Ensuite la direction s’y mettra. Si tout se déroule correctement, d’autres services de l’hôpital commenceront alors à utiliser Lync. “Il est difficile de définir un objectif mesurable pour ce projet”, ajoute le professeur Van de velde. “Il est évident que Lync nous offre un soutien extraordinaire pour la communication et la collaboration entre employés - et cela justifie très certainement notre investissement. Nous travaillons dans un environnement dans lequel tout évolue très vite. Nous souhaitons pouvoir offrir à cet égard, autant de support que possible à nos employés. C’est pourquoi nous choisissons pleinement les Unified Communications. La fonctionnalité d’indication des présences permettra d’accroître l’efficacité.

Grâce aux indications de présence, on sait clairement si quelqu’un est disponible pour une conversation téléphonique par exemple ou pour une conférence web. Suivant le statut de présence d’un employé, on peut choisir le canal de communication correspondant le mieux à la situation. L’avantage pour l’utilisateur c’est que ce choix ne s’effectue que dans une seule interface intégrée. Cela procure directement une expérience de communication globale, que ce soit par e-mail, chat, vidéo ou téléphone.

Microsoft Lync offre également la facilité d’utilisation nécessaire. “La centrale Alcatel existante forme le point de départ de notre solution”, ajoute Robin Demesmaeker. “Nous pouvons facilement connecter Lync à cette centrale. Ainsi, grâce à Lync, l’hôpital élargit les fonctionnalités de l’infrastructure PBX existante.