Gravillera Albania: Productora de Agregados Pétreos

Gravillera Albania S.A., antiguamente Los Topos Minería, es una empresa productora de agregados pétreos (mezcla de arena, grava o roca triturada en su estado natural o procesado, generalmente extraídos en ríos y valles) que viene trabajando en la sabana de Bogotá desde 1983. Sus operaciones se han concentrado en el valle del Río Frío, en Tabio, Cundinamarca. Cuenta con todos los permisos medio ambientales y actualmente genera alrededor de 120 empleos, en su mayoría personas de la región.

Gravillera Albania aporta a la economía con su oferta de materiales para construcción en la sabana de Bogotá (especialmente en el norte). Si no existiera, los materiales tendrían que ser traídos desde el río Magdalena o los llanos orientales, hecho que aumentaría los costos de construcción en Bogotá. Además es reconocida en el mercado por su trabajo en beneficio con el medio ambiente y por su compromiso con la región.

Situación: bases de datos y sistemas de información diseminados

Los niveles de información de Gravillera Albania S.A. estaban desagregados en diferentes sistemas con distintas bases de datos, lo cual "no nos garantizaba unos resultados y reportes reales, ya que se generaban múltiples inconsistencias en la información" señaló Rafael Melo Ayala, Director de Tecnología de Gravillera Albania. 

Parte de esas inconsistencias se presentaban porque "los usuarios tenían libre acceso a las bases de datos y no teníamos un sistema para controlar y asegurar la información. Por lo tanto era usual que los usuarios modificaran a su criterio los datos y la información almacenada, lo que indudablemente afectaba la veracidad y validez de los informes o resultados finales. Tampoco conseguíamos asegurar la confidencialidad de la información pues los usuarios podían extraer y guardar las bases de datos con facilidad, ya que esto era parte del proceso para la realización de los informes", indicó Melo Ayala.

La compañía no tenía un proceso sistematizado para controlar -en tiempo real- la producción de sus productos finales, sus costos o cantidades y sus áreas contable, financiera y de producción no estaban sincronizadas. Esto afectaba en buena medida la productividad de la compañía, pues los diferentes procesos eran dispendiosos, ya que en su mayoría se realizaban de forma manual. Estos motivos dieron pie para que en 2008 el área IT de la compañía se planteara la posibilidad de integrar a los procesos una solución tecnológica. "No podíamos garantizar que los datos fueran integrales y tampoco teníamos informes a tiempo, ni confiables. Esto nos condujo a buscar en el mercado una ERP", indicó Melo Ayala.

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*Definitivamente, por su comportamiento y por los resultados obtenidos, la solución Microsoft Dynamics® superó las expectativas que teníamos*

Rafael Melo Ayala
Director de Tecnología de Gravillera Albania

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Solución y Beneficios:MicrosoftDynamics®GP

Durante el 2008 el área IT de Gravillera Albania tomó la decisión de adquirir una solución ERP que cubriera las necesidades detectadas. Luego de diversos estudios sobre las alternativas ofrecidas en el mercado, en el 2009 comenzaron con la implementación de Microsoft Dynamics GP.

"Seleccionamos la solución ERP de Microsoft porque era compatible con nuestros servidores y software -Outlook Excel, Word- lo que nos garantizaba rapidez en la implementación y adaptación del usuario. También porque nuestras bases de datos estaban administradas bajo Microsoft Access y podíamos realizar con mayor naturalidad la migración de la información, ya que Microsoft ofrece plantillas completas para este propósito", explicó Melo Ayala. También fue atrayente para la compañía el liderazgo y reconocimiento del producto en el mundo, su constante evolución, facilidad de integración y alta escalabilidad.

La solución ERP (Enterprise Resource Planning) Microsoft Dynamics® GP, es un sistema de gestión gerencial que integra y sistematiza los procesos de diferentes áreas de las compañías como: contabilidad, administración y producción, entre otros. En la Gravillera Albania el sistema incluye una Serie Financiera, de Distribución y de Manufactura, complementados por Reporting Services de SQL Server.

El proceso de implementación y capacitación fue apoyado por Smart People S.A. -partner de Microsoft- empresa reconocida en la región andina y que suma más de 13 años de experiencia en esta solución. "Si bien recibimos un completo respaldo en los momentos en que fue necesario, debo decir que la solución es muy intuitiva, por lo tanto muchas veces pudimos buscarle y encontrarle solución a los requerimientos surgidos durante el proceso", afirmó Melo Ayala.

Por intermedio de Microsoft Dynamics® se realizaron e integraron diferentes desarrollos de acuerdo a las necesidades de cada área. "En ventas tenemos un sistema para despachar vehículos: se sistematiza la orden de los pedidos, se facturan y se registran en contabilidad y financiero y luego se da luz verde para la salida del producto. Este desarrollo está sincronizado con una página web exclusiva para los clientes, quienes en tiempo real pueden ver al detalle -incluso con fotografías de los camiones y la mercancía- el estado de sus pedidos" señaló Melo Ayala.

De igual forma desarrollaron a través de la ERP un módulo de inventarios, integrado con un software de mantenimiento que registra la cantidad de productos disponibles en bodega. Así se pueden tomar decisiones de compra, sobre la cantidad de insumos o productos con mayor precisión y a tiempo.

Si bien en un principio algunos empleados mostraron cierta resistencia al cambio de tecnología, "su reacción fue natural ya que debían cambiar algunas costumbres. Sin embargo activamos un proceso de acompañamiento y capacitación de la herramienta y la reacción fue positiva. Los cálculos y las revisiones que anteriormente les tomaban entre 4 y 5 horas, ahora lo pueden hacer en cuestión de minutos y con unos resultados 100% confiables. Ahara pueden dedicar su tiempo en otras actividades y ser más productivos'', explicó Melo Ayala.

A través de Reporting Services se crearon una serie de informes personalizados para las diferentes áreas, como Ventas y Compras, Junta Directiva y Producción. Así, las personas responsables de la elaboración de los informes cuentan con la información a la mano y con un sistema que les permite obtener sus reportes con confiabilidad y en minutos (anteriormente podían tardar hasta una semana). Según Melo Ayala esto ha sido trascendental para mejorar las operaciones de la empresa porque "los directores de área ahora pueden -a través de Internet- ver los diferentes informes en tiempo real. No dependen de terceros y por ejemplo el director de planta, no necesariamente tiene que estar presente para consultar el consolidado de la información".

En cuanto al área de Producción y Distribución hay "un mejor aprovechamiento de los insumos. Hemos sido catalogados como una empresa pionera en nuestro campo por tener un control de inventarios de una manera automatizada y en tiempo real. Sabemos con exactitud con cuantos productos contamos para la venta y la pérdida de estos es mínima, lo que indudablemente se traduce en mejores rendimientos productivos para la compañía" y concluyó Melo Ayala: ''definitivamente, por su comportamiento y por los resultados obtenidos, la solución Microsoft Dynamics® superó las expectativas que teníamos"

Beneficios

• Procesos automatizados

• Elaboración de reportes

• Consolidación de datos en tiempo real

• Alta compatibilidad

• lntegración de las áeas de Ia compañía

• Mejoras en la operatividad y productividad



This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Taille de l'entreprise du client: Medium Organization
Secteur: Manufacturing & Resources; Life Sciences, Chemicals; Oil & Gas, Mining
Pays ou région: Colombia
Solutions:
  • Microsoft Dynamics GP 2010
Profil de l'organisation: Gravillera Albania SA es una empresa productora de agregados pétreos (mezcla de arena, grava o roca triturada en su estado natural o procesado, generalmente extraídos en ríos y valles) que viene trabajando en La Sabana de Bogotá desde 1983. Sus operaciones se han concentrado en el valle del Río Frío, en Tabio, Cundinamarca.

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