Microsoft Dynamics CRM Formation et aide
Microsoft Dynamics
CRM Formation et aide
Search Microsoft Dynamics CRM Formation et aide

Présentation du suivi des enregistrements dans CRM pour Outlook

Vous pouvez utiliser Microsoft Dynamics CRM pour Outlook pour effectuer le suivi de messages électroniques, de contacts, de tâches et de rendez-vous. Lorsque vous effectuez le suivi d'un enregistrement de message électronique, contact, tâche ou rendez-vous, une copie de cet enregistrement est enregistrée en tant qu'activité dans Microsoft Dynamics CRM et synchronisée avec l'enregistrement Outlook. Vous pouvez ensuite afficher et modifier cet enregistrement dans CRM pour Outlook ou CRM. Si vous synchronisez Outlook sur votre appareil mobile, vous pouvez également accéder à ces enregistrements sur cet appareil.

Le suivi des enregistrements dans CRM pour Outlook est un processus manuel. Cela vous permet de conserver vos enregistrements Outlook personnels séparés de vos enregistrements CRM.


Conseil

Si vous le voulez, vous pouvez définir une option de suivi automatique du courrier électronique. Pour plus d'informations, consultez : Définir une option pour suivre automatiquement le courrier électronique Outlook entrant dans CRM pour Outlook



Sur cette page :

Utilisation du bouton Suivi ou du bouton Définir Concernant

Utilisation du volet de suivi

Que pouvez-vous faire après avoir suivi un enregistrement ?

Autres choses à savoir sur le suivi des enregistrements

Utilisation du bouton Suivi ou du bouton Définir Concernant

Pour effectuer le suivi d'un enregistrement dans CRM pour Outlook, vous cliquez ou appuyez sur le bouton Suivi ou sur le bouton Définir Concernant de l'enregistrement à suivre.

Vous pouvez utiliser l'un ou l'autre bouton pour suivre un enregistrement, mais il est presque toujours préférable d'utiliser le bouton Définir Concernant. Lorsque vous utilisez le bouton Définir Concernant, vous pouvez lier un message électronique, un rendez-vous ou une tâche à un enregistrement CRM spécifique, tel qu'un compte ou une opportunité, voire un type d'enregistrement personnalisé (entité). Certaines organisations utilisent également le bouton Définir Concernant pour suivre des projets.

Utilisation du volet de suivi

Lors du suivi d'un enregistrement, un volet Microsoft Dynamics CRM (également appelé volet de suivi) apparaît dans le bas de l'enregistrement. Ce volet indique :

  • le suivi ou non de l'élément ;

  • l'enregistrement Concernant, s'il est défini ;

  • le nom du compte parent pour les contacts, s'il est défini ;

  • des liens vers des enregistrements CRM pour les destinataires de messagerie. Ceci est très utile lorsque vous voulez accéder rapidement à l'enregistrement de contact CRM d'un destinataire de courrier électronique ou afficher d'autres informations stockées dans CRM.

  • les enregistrements associés, avec le symbole qui identifie le type d'enregistrement dans CRM ;

  • l'indication que les adresses électroniques, les noms ou les listes de distribution des courriers électroniques sont également des enregistrements CRM.

Par exemple, la capture d'écran suivante montre le volet de suivi pour une tâche suivie liée au compte Adventure Works :

Vous pouvez ouvrir l'enregistrement Concernant, l'enregistrement parent d'un contact ou les enregistrements associés directement à partir du volet de suivi. Le volet de suivi inclut également un bouton Options qui fournit un accès rapide aux options de suivi personnelles.


Remarque

Si vous suivez un message électronique sans développer au préalable une liste de diffusion, le volet de suivi affiche le nom de la liste de distribution. Pour suivre les adresses électroniques individuelles, développez la liste de distribution avant de suivre le message.


Que pouvez-vous faire après avoir suivi un enregistrement ?

Après avoir suivi un enregistrement, vous pouvez utiliser les boutons du ruban de CRM pour Outlook pour effectuer les tâches suivantes.

Pour faire cette tâche

Choisissez

S'applique à

Ouvrir l'enregistrement directement dans CRM

Courriers électroniques, rendez-vous, contacts et tâches

Ajouter une connexion entre l'enregistrement et tout enregistrement CRM capable de suivre des connexions

Courriers électroniques, rendez-vous, contacts et tâches

Convertir l'enregistrement en opportunité, prospect ou incident CRM

Courriers électroniques, rendez-vous et tâches

Insérer un modèle CRM

Courrier électronique

Imprimer un article de la Base de connaissances CRM

Courrier électronique

Joindre la documentation commerciale CRM

Courrier électronique


Conseil

Si ces boutons ne sont pas disponibles, il se peut que l'enregistrement marqué pour être suivi n'ait pas encore été synchronisé. Cela peut se produire si votre organisation utilise la synchronisation côté serveur pour synchroniser ses courriers électroniques, rendez-vous, contacts et tâches, mais que la synchronisation n'a pas encore eu lieu. Si le bouton Afficher dans CRM est activé, l'enregistrement a été synchronisé. Vous pouvez également utiliser le volet de suivi (comme décrit ci-dessus) pour déterminer si l'enregistrement a été synchronisé.


Autres choses à savoir sur le suivi des enregistrements

Notification de confidentialité

Pour utiliser CRM pour Outlook, vous devez vous connecter à l'aide de vos informations d'identification (une adresse de messagerie et un mot de passe). Vous pouvez choisir d'enregistrer ces informations en local afin de ne pas avoir à les fournir à chaque ouverture d'Outlook. Si vous faites ce choix, CRM for Outlook se connecte automatiquement à Microsoft Dynamics CRM à chaque fois que vous ouvrez Outlook.

Après la première identification et utilisation de CRM pour Outlook, la connexion entre votre ordinateur et CRM est systématiquement établie dès que vous accédez à Internet. Pour interrompre la connexion entre votre ordinateur et CRM, définissez une option. Si vous interrompez la connexion, les performances de CRM pour Outlook risquent de baisser.

Si vous utilisez CRM pour Outlook pour suivre le courrier électronique, le fil de discussion de courrier électronique sera visible optez pour cette solution, le fil de discussion de courrier électronique sera visible pour les utilisateurs de votre organisation qui sont autorisés à le visualiser.

Pour chaque courrier électronique reçu, CRM pour Outlook envoie à CRM l'adresse de messagerie de l'expéditeur, l'adresse de messagerie du destinataire et l'objet du message. CRM est ainsi capable de déterminer si un courrier électronique doit être stocké ou non par le service CRM. Lorsque vous suivez un élément, une copie en est conservée par le service CRM et celle-ci est disponible pour les utilisateurs de votre organisation qui possèdent les autorisations adéquates. Lorsque vous annulez le suivi d'un élément, cette copie est automatiquement supprimée du service CRM, uniquement si vous possédez élément.

 
Ces informations vous ont-elles été utiles ?