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Utiliser un Assistant pour ajouter et suivre plusieurs contacts Outlook dans CRM pour Outlook

Vous pouvez suivre vos contacts Microsoft Office Outlook dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook. Lorsque vous effectuez le suivi d'un contact, une copie de l'enregistrement de ce contact est enregistrée dans CRM pour Outlook et synchronisée avec l'enregistrement Outlook. Une fois les contacts suivis, vous verrez les activités de courriers électroniques, tâches et rendez-vous CRM associés à ces contacts. Si vous synchronisez Outlook sur votre appareil mobile, vous pouvez également accéder à vos enregistrements de contact sur cet appareil.

Le suivi des contacts dans CRM pour Outlook est un processus manuel. Vous pouvez suivre jusqu'à 20 contacts simultanément en choisissant le bouton Suivi ou le bouton Définir le parent dans CRM pour Outlook. Si vous souhaitez ajouter plus de 20 contacts simultanément, ou si vous voulez ajouter tous vos contacts Outlook dans CRM, vous pouvez utiliser l'Assistant Ajouter des contacts. L'Assistant vous permet également de définir un certain nombre d'options. Par exemple, vous pouvez spécifier si les futures communications avec les contacts suivis doivent être synchronisées avec CRM pour Outlook.


Important

Pour suivre les contacts dans CRM pour Outlook, votre adresse de messagerie Outlook doit correspondre à votre adresse de messagerie CRM. Vous ne pouvez pas synchroniser vers ou à partir de plusieurs adresses de messagerie.


Étape 1 : Préparation

Avant d'ajouter vos contacts Outlook :

  • Pour de meilleurs résultats, vérifiez que les données de vos contacts Outlook sont les plus complètes et précises possible. Complétez tous les renseignements manquants et vérifiez que les noms des personnes sont correctement orthographiés.

  • Étant donné que vous aurez l'opportunité « mapper » les noms de sociétés dans votre liste de contacts d'Outlook avec un nom de compte dans Microsoft Dynamics CRM, vérifiez que les comptes ont la même orthographe dans les deux applications.

Étape 2 : Exécution de l'Assistant

  1. Choisissez Fichier > CRM > Importer des contacts > Ajouter des contacts.

  2. Sélectionnez Suivant.

  3. Confirmez le dossier où vos contacts Outlook sont enregistrés, puis choisissez Suivant.


    Remarque

    • L'Assistant détermine le dossier, généralement appelé Contacts. Vous pouvez activer ou désactiver les sous-dossiers dans le dossier Contacts.

    • Si vous autorisez une autre personne à gérer votre courrier électronique (un(e) « délégué(e) »), vous ne pouvez pas ajouter de contacts depuis le dossier de contacts de cette personne.


  4. Sélectionnez le mode de regroupement de vos contacts. Il s'agit des groupes suivants :

    • Nom de la société. Regroupez les contacts selon le nom de compte correspondant dans Microsoft Dynamics CRM. L'Assistant liste le nombre de contacts associés à chaque compte. Choisissez le lien pour vérifier la liste des noms pour chaque compte.

    • Domaine de messagerie. Regroupez les contacts par domaine de messagerie Le domaine de messagerie est la partie de l'adresse située après le symbole @. Par exemple, dans l'adresse de messagerie xyz@contoso.com, « contoso.com » est le domaine. Choisissez le lien pour vérifier la liste des noms dans chaque domaine.

    • Catégories. Regroupez les contacts selon les catégories que vous utilisez pour organiser les contacts dans Outlook, le cas échéant. Choisissez le lien pour vérifier la liste des noms pour chaque catégorie.

    Si vous ne souhaitez pas ajouter tous les groupes, désactivez les cases à cocher à gauche de tous les groupes à ne pas ajouter.


    Remarque

    La colonne Nombre de contacts affiche une couleur qui indique le nombre de contacts déjà liés à Microsoft Dynamics CRM :

    • Vert. Tous les contacts sont déjà dans Microsoft Dynamics CRM.

    • Jaune. Plus de 50 % des contacts sont déjà dans Microsoft Dynamics CRM.

    • Rouge. Au moins un contact est déjà dans Microsoft Dynamics CRM.



    Conseil

    Vous pouvez trouver que les groupements ont plusieurs variantes si les noms des entreprises ne correspondent pas exactement. Si tel est le cas, il peut s'avérer mieux pour vous d'annuler l'Assistant, de corriger les noms des entreprises dans Outlook, puis de réexécuter l'Assistant.


  5. Vérifiez que Utiliser le nom de la société comme nom de compte est sélectionné (recommandé). Sinon, si vous souhaitez associer un nom de compte à chaque contact ultérieurement dans Microsoft Dynamics CRM, désactivez cette case à cocher.

  6. Sélectionnez Suivez toutes les communications pour les contacts ajoutés pour effectuer le suivi des messages, des rendez-vous et des tâches associés à ces contacts Outlook dans Microsoft Dynamics CRM.

  7. Pour sélectionner manuellement les comptes à associer aux contacts, choisissez Avancé. Dans la colonne Définir un compte, choisissez la ligne du contact. Dans la liste déroulante, sélectionnez l'un des éléments suivants :

    • Laissez le champ vide (Non défini) pour associer ultérieurement les contacts à un compte dans Microsoft Dynamics CRM.

    • Sélectionnez Utiliser le nom de société pour associer les contacts à un compte Microsoft Dynamics CRM à l'aide du nom de la société.

    • Sélectionnez Sélectionner un compte existant, sélectionnez un compte ou un contact, puis choisissez OK.

  8. Dans la colonne Inclure les communications, désactivez la case à cocher des regroupements pour lesquels vous ne voulez pas suivre les messages électroniques, rendez-vous, ou tâches dans Microsoft Dynamics CRM.

  9. Choisissez Ajouter des contacts.

  10. Examinez la page Résumé et affichez les erreurs, le cas échéant. Choisissez ensuite Fermer.

 
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