Kundenportal liefert Auftragsstatus aus der Unternehmenssoftware

Ausgangssituation

Passende Werbeartikel zu verschenken ist immer eine Herausforderung: Die Beschenkten sollen die Aufmerksamkeit wahrnehmen und sich darüber freuen. Die Produkte dürfen nicht beliebig, aber auch nicht zu teuer sein. „Büroutensilien liegen immer noch hoch im Kurs. Doch inzwischen achten die Unternehmen auf gute Qualität und ansprechendes Design“, berichtet Heike Lübeck, Leiterin Marketing/New Media bei der Geiger AG. Ein echter Trend ist die Personalisierung. Erscheint der Name des Kunden auf den Bildern eines Kalenders oder auf den Seiten eines Notizbuchs, ist das schon etwas Besonderes. Das Wiesbadener Unternehmen ist seit 25
Jahren im Werbemittelgeschäft und zählt heute zu den Marktführern.

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*Unser Ziel, den Kundenservice nachhaltig zu verbessern,
haben wir absolut erreicht.
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Heike Lübeck
Leiterin Marketing/New Media bei der Geiger Aktiengesellschaft
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Der Vertrieb der Kalender, Notizbücher und Print-Werbemittel läuft ausschließlich über den Fachhandel. Hierzu gehören Werbeartikelhändler, Agenturen oder Druckereien. Produziert wird größtenteils selbst, teilweise aber auch über Partnerbetriebe. Die 90 Mitarbeiter der Geiger AG erwirtschafteten im Jahr 2008 einen Umsatz von rund 16 Millionen Euro.

Anforderungen

Werbemittel und speziell Kalender sind ein saisonales Geschäft. Zwei Drittel ihres Umsatzes erzielt die Geiger AG zwischen September und Dezember. Während dieser Zeit sind die Mitarbeiter besonders belastet, und die Telefone stehen nicht mehr still. „In Ausnahmefällen kann es schon passieren, dass Kundenberater nicht gleich abnehmen oder Liefertermine erst kurzfristig mitgeteilt werden“, gesteht Lübeck.

Um die Servicequalität zu verbessern, sollten sich die Kunden künftig selbst über das Internet über den Status ihrer Aufträge informieren können. Zu jedem Auftrag sollen darum Informationen wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferscheine zum Herunterladen bereitgestellt werden. Selbst die bestellten Pakete sollten die Kunden direkt über eine Auftragsinformation verfolgen können.

Im Sommer 2008 entschied man bei Geiger deshalb, die Unternehmenssoftware um ein Kundenportal zu ergänzen. Das Unternehmen arbeitet seit 1995 mit Microsoft Dynamics NAV und wird seitdem vom Microsoft-Partner Comsol Unternehmenslösungen AG betreut. Gemeinsam wählte man die Portallösung Microsoft Office SharePoint Server 2007. Für das Zusammenspiel von Unternehmenssoftware und Kundenportal sorgt das Zusatzmodul „ITIS Activigence“. „Mit SharePoint und ITIS Activigence ist es uns gelungen, Inhalte aus Dynamics NAV live, kosteneffizient und ohne umständliche Schnittstellen im Internet zu veröffentlichen“, bestätigt Jochen Held, Geschäftsführer der Comsol Technologie GmbH.

Lösung

Mit dem Duo Microsoft SharePoint und ITIS Activigence ließ sich gleichzeitig auch die zweite Projektanforderung umsetzen: ein einfacher Zugang, ohne Abstriche beim Datenschutz. „Komplizierte Authentisierungsverfahren sind bei Portalen tödlich. Mehr als Benutzernamen und Passwort brauchen unsere Kunden deshalb nicht. Trotzdem kann jeder nur seine eigenen Daten sehen“, hebt Marketingleiterin Lübeck hervor.

Nach einem zweiwöchigen Testlauf mit ausgewählten Kunden ging das Portal von Geiger pünktlich zur Jahresendrallye Ende August 2008 online. Lediglich zwei Monate waren für die Realisierung notwendig.

Nutzen

Zeit für Werbung blieb Geiger nicht. Nicht zuletzt deshalb ist Heike Lübeck von der Resonanz der Kunden überwältigt: „Wir versenden in der Kalendersaison täglich zwischen 200 und 300 Aufträge. 50 bis 70 Kunden informieren sich jeden Tag über das Portal. Ein knappes Drittel gleich zum Start ist eine traumhafte Quote.“ Für jedes einzelne Kundengespräch benötige man vier bis fünf Minuten. Der Entlastungseffekt durch Microsoft SharePoint lässt sich damit leicht beziffern.

Die eingesparte Zeit kommt der Auftragsbearbeitung sowie der individuellen Kundenberatung zugute. Die Mitarbeiter sind inzwischen besser auf Kundengespräche vorbereitet. „Unser Ziel, den Kundenservice nachhaltig zu verbessern, haben wir absolut erreicht“, sagt Marketingleiterin Lübeck. Geiger denkt bereits über den Ausbau des Systems nach. „Momentan ermöglicht es die Auftragsverfolgung. Künftig sollen die wichtigsten Kunden auch Aufträge online erfassen können“, erklärt Jochen Held. Das Gleiche lässt sich auf den Einkauf übertragen: Hier könnten Lieferanten ihre Bestellungen online abholen und als abgeschlossen melden.


This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Taille de l'entreprise du client: Medium Organization
Secteur: Wholesale Distribution; Manufacturing & Resources; Publishing; Advertising
Pays ou région: Germany
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV 2009
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • Microsoft SQL Server 2005 Enterprise Edition
  • Microsoft Virtual Server 2005 R2
  • Microsoft Dynamics NAV
Profil de l'organisation: Seit mehr als 25 Jahren produziert und vertreibt die Geiger AG Werbemittel wie Kalender, Notizbücher oder Schreibunterlagen. Kreative Ideen und das sichere Gespür für aktuelle Markttrends bescherten dem Unternehmen ein konstantes Wachstum. Mit 90 Mitarbeitern erwirtschaftet die Geiger AG einen Umsatz von jährlich rund 16 Millionen Euro.