Mit einem modernen ERP-System sicher in die Zukunft

Hätten Industrie und Handwerk für jede Maschine, jedes Werkzeug oder für jeden Werkstoff einen eigenen Lieferanten, sie
wären vermutlich nur noch mit Einkaufen beschäftigt. Ein breites Produkt- und Dienstleistungsangebot und effiziente Bestellwege gelten deshalb als Eintrittskarte in den umkämpften Zuliefermarkt.

Zu den größten deutschen Fachhändlern gehört die Max Schön AG. Seit 90 Jahren versorgt der Vollsortimenter Industrie und Handwerk mit Maschinen, Werkzeugen, Stahlerzeugnissen oder kompletten Fahrzeugausstattungen. Der Erfolg beruht auf ausgeprägtem Kundenservice. Alle wichtigen Produktgruppen – wie Schweißtechnik, Fahrzeug- oder Betriebseinrichtungen – werden von spezialisierten Teams betreut. Sie beraten die Kunden der Max Schön AG zu allen erdenklichen Fragen.

Hinzu kommt die Servicewerkstatt, die Maschinen und Werkzeuge vor Ort wartet. Ebenfalls wichtig ist eine ständige Lieferbereitschaft: Sie wird mithilfe moderner Kommunikation und einer ausgefeilten Logistik sichergestellt.

Anfang der Neunzigerjahre expandierte die Max Schön AG nach Polen, Estland und Lettland. 1995 folgte die Fusion mit der dänischen Sanistål A/S.

Anforderungen

Lange Zeit arbeitete das Handelsunternehmen mit einer Warenwirtschaft auf Basis des Großrechnersystems AS/400. Doch die Anforderungen stiegen stetig, daher wurde die Software laufend um individuelle Anwendungen und Schnittstellen ergänzt. Damit wurde das System immer komplexer, der Aufwand für Wartung wuchs ständig. „Auch die Datenbank hatte ihre Kapazitätsgrenze erreicht“, erzählt IT-Leiter Detlef Foth. „Wir konnten langfristig keine Stabilität des Systems mehr gewährleisten.“ Jede Anpassung verursachte enorme Kosten. „Ebenso problematisch war die mangelnde Anbindung an die Office-Welt. Fax, Mail und PDF standen uns nicht zur Verfügung“, ergänzt er.

Daher entschloss sich die Max Schön AG im Herbst 2007 für den Wechsel auf ein integriertes ERP-System. Auf Basis eines Lastenhefts sondierten die Lübecker den Softwaremarkt. Im Frühjahr 2008 entschied sich das Unternehmen, die ERP-Software Microsoft Dynamics AX einzuführen.

Lösung

Entscheidend war vor allem die flexible, objektorientierte Entwicklungsumgebung. Die Anpassungsfähigkeit ist unverzichtbar, um betriebsspezifische Funktionen umzusetzen und die Unternehmenssoftware in das vorhandene Systemumfeld einzubinden.

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*Microsoft Dynamics AX ist eine sichere, moderne Software,
die sich flexibel erweitern lässt. Auf Anforderungen
können wir künftig schnell und flexibel reagieren.
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Thomas Schneider
Vorstand
Max Schön AG

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Der Microsoft-Partner 6PAC Consulting AG sollte die Implementierung umsetzen. Das Beratungshaus ergänzte Microsoft Dynamics AX um die besonderen Merkmale des Produktionsverbindungshandels für den Stahl- und Rohrhandel.

6PAC setzte auf eine spezielle Einführungsmethodik, eine erweiterte Version von Microsoft Sure Step. „Es ist sinnvoll, zu Beginn einige Zeit in die Planung zu investieren“, erläutert Karsten Schopp, Vorstand der 6PAC Consulting. „Gerade bei diesem Projekt haben wir aufgrund der vielen Schnittstellen eng mit unterschiedlichsten Partnern zusammengearbeitet. Ohne Sure Step wäre das kaum zu koordinieren gewesen. Zudem senkt eine sorgfältige Projektvorbereitung die Gefahr, Fehler zu begehen.“

Im Sommer 2008 startet die Implementierung. Eine Herausforderung war das breite Lieferprogramm der Max Schön AG, denn die Fachbereiche haben sehr unterschiedliche Anforderungen. So entspricht der Bereich „Werkzeuge & Maschinen“ dem klassischen Fachhandel, während „Stahl & Rohr“ einem Fertigungsbetrieb ähnelt. Hier galt es, unterschiedliche Umrechnungsfaktoren und Anarbeitungsprozesse umzusetzen. Gleichzeitig sollten die Arbeitsabläufe an den einzelnen Stufen der Anarbeitung Mengenabweichungen zulassen.

Anspruchsvoll war auch die Altdatenübernahme. „Die Daten der AS/400 sind anders strukturiert als die eines modernen ERP-Systems wie Dynamics AX. Hier half nur ein ausgefeiltes Migrationskonzept“, sagt Schopp. Um den Mitarbeitern den Schritt von der textorientierten Oberfläche auf die grafische Umgebung von Microsoft Dynamics AX zu erleichtern, übernahm man bewährte Abläufe. Zusätzlich helfen geführte Dialoge bei der Datenerfassung. Mit diesen Maßnahmen gelang im Juni 2009 ein reibungsloser Systemwechsel.

Ein Meisterstück war die Integration von Dynamics AX in interne und unternehmensübergreifende Prozesse. Schnittstellen bestehen zur unternehmenseigenen Biegerei, zur Bestellplattform „Nextmark“ und zum Hochregallager. Die Max Schön AG kooperiert eng mit dem Einkaufs- und Serviceverbund NORDWEST. Über eine spezielle Anbindung werden sowohl Artikelstammdaten als auch Preisinformationen zwischen den Systemen beider Unternehmen ausgetauscht.

Nutzen

Nun kann sich die Max Schön AG wieder verstärkt ihrem Kerngeschäft widmen. Für Vorstand Schneider ist Microsoft Dynamics AX vor allem ein Stück Zukunftssicherheit: „Wir spazieren nicht mehr über dem Abgrund, arbeiten mit einer sicheren, modernen Software, die sich flexibel erweitern lässt. Auf neue Anforderungen können wir künftig schneller reagieren.“ So sei es etwa sehr viel einfacher, mit Kunden und Lieferanten Daten auszutauschen. Mit dem neuen Berichtswesen können die Mitarbeiter der Max Schön AG Auswertungen selbst abrufen – ohne Hilfe der IT-Abteilung. Da alle Unternehmensbereiche mit Microsoft Dynamics AX arbeiten, lassen sich Geschäftszahlen aus unterschiedlichsten Sparten kombinieren und vergleichen. Auf der Kostenseite profitiert das Unternehmen bereits jetzt vom gesunkenen Wartungs- und Pflegeaufwand. Ab Mitte 2012 steht bei der Tochtergesellschaft HEPA Wälzlager GmbH & Co. KG die Einführung von Microsoft Dynamics AX auf dem Programm. Danach will die Max Schön AG den gewonnenen Spielraum nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren.

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Taille de l'entreprise du client: Medium Organization
Secteur: Wholesale Distribution; Life Sciences, Chemicals; Oil & Gas, Mining
Pays ou région: Germany
Solutions:
  • Microsoft Dynamics AX 2009
  • Microsoft Dynamics AX
Profil de l'organisation: Die Max Schön AG beliefert seit 1920 Handwerk und Industrie mit Maschinen, Werkzeugen und Stahlerzeugnissen oder mit kompletten Fahrzeugausstattungen. Zur Unternehmensgruppe gehört die HEPA Wälzlager GmbH & Co. KG mit vier Niederlassungen in den neuen Bundesländern sowie mit Standorten in Polen, Estland und Lettland. 2009 lag der Umsatz bei 45 Millionen Euro.