Microsoft Dynamics AX, una solución versatil y aplicable a cualquier giro de negocio

Tu Casa Express es una empresa de Autofinanciamiento Inmobiliario, cuya principal actividad es la comercialización de contratos para la integración de grupos de consumidores que aportan periódicamente sumas de dinero para ser administradas por la compañía, mediante un fideicomiso de inversión y administración. Dichas sumas de dinero son destinadas a la adquisición, construcción, remodelación o ampliación de bienes inmuebles, a elección del consumidor, por medio de diferentes procedimientos de adjudicación.

Desde los inicios de la empresa la gestión financiera de la misma giraba en torno a un software de contabilidad básica, cuya funcionalidad se limitaba al registro de pólizas de cargos y abonos relacionados con las distintas transacciones comerciales, dificultando entre otras cosas la posibilidad de llevar a cabo el análisis de la información financiera de una manera ágil, al presentar de manera complicada los estados financieros básicos de la empresa, así como dificultando el entendimiento de los principales procesos del negocio y la interacción entre ellos.

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*Un beneficio importante fue adaptar Microsoft Dynamics a nuestro giro, ya que generalmente no encuentras un sistema diseñado para este tipo de empresas.*

C.P. Abraham Gaspar Sánchez
Gerente Sr. de Contabilidad de
Tu Casa Express

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Gracias a la visión de la Dirección de Administración y Finanzas se consideró la adquisición de un nuevo ERP como soporte estratégico del negocio, para lo cual la empresa se dió a la tarea de evaluar diversos sistemas de tecnología que cumplieran con el objetivo de brindar entre otras cosas una plataforma integral del negocio que facilitara el acceso tanto a la información financiera, como a la administración y procesos de negocio, con el objeto de apuntalar el proceso de toma de decisiones de la compañía. Como resultado de esta evaluación y derivado de las recomendaciones de personas y empresas que ya utilizaban Microsoft Dynamics® AX como sistema de gestión empresarial, la empresa decidió adquirir esta herramienta e implementar una solución que de primera instancia estuviera enfocada a los procesos financieros de la compañía.

Algunos factores clave para la selección de Microsoft Dynamics® fueron por un lado su flexibilidad y facilidad de uso, lo cual resulta evidente desde un inicio debido a que los usuarios se encuentran ya familiarizados con las funcionalidades de los principales productos de Microsoft (Microsoft Outlook y Microsoft Internet Explorer, entre otros), mismos que ocupan diariamente para el desarrollo de sus funciones. Por otro lado, el hecho de que Microsoft Dynamics resultara una plataforma expandible que pudiera cubrir tanto las necesidades actuales como futuras de la empresa, así como que resultara fácilmente adaptable en cuanto al tema de la integración de los datos existentes, lo cual hoy por hoy resulta una de las principales causas del fracaso de la mayoría de las implementaciones de ERPs, fueron otros de los factores determinantes para la definición de la herramienta.

El principal reto que Tu Casa Express enfrentó durante la implementación de Microsoft Dynamics fue el lograr adaptar la herramienta al modelo operativo de la empresa, dado que se requirió adecuar el sistema AX a una empresa de autofinanciamiento, que si bien pudiera presentar algunas similitudes con algún sector en particular, ostenta muchas otras variaciones contra los modelos de negocio existentes.

Una vez que el principal obstáculo en la implementación de la herramienta fue superado, se logró el objetivo de que la disponibilidad de la información financiera de manera oportuna y confiable contribuyera a desarrollar un mejor entendimiento de las diferentes variables financieras y su impacto, favoreciendo así la toma de decisiones que impactaran en los resultados inmediatos del negocio.

Beneficios

Algunos de los principales beneficios que se obtuvieron a raíz de la implementación de Microsoft Dynamics AX, así como de las soluciones complementarias ofrecidas por GRUPO EUCLIDES a Tu Casa Express fueron:

  • La disponibilidad de la información por parte de los usuarios clave que integran las diferentes áreas de la compañía, lo que les permite generar de manera confiable sus propios reportes operativos y gerenciales, así como realizar consultas y analizar transacciones específicas de manera oportuna, derivándose en un mejor control de sus gastos.
  • La posibilidad de cumplir con las nuevas regulaciones fiscales para el cálculo de impuestos, así como la generación de facturas electrónicas por cuenta propia.
  • Servir de soporte para crear un cambio en la cultura de la empresa, en donde la función de control interno y documentación de los principales procesos y procedimientos, reflejando la segregación de funciones juegan un rol clave.
  • La generación de reportes financieros no disponibles con anterioridad, en los que a través de la explotación de las diferentes dimensiones del modelo (centros de costos, departamentos, sucursales) facilitan el mejor entendimiento de los resultados del negocio.
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*La migración a Dynamics fluyó de manera natural gracias a que el ambiente de Microsoft Office ya era parte de nuestra operación.*

Ing. Yunuen Ravize Quintanilla
Gerente de Planeación Financiera y Control Interno de
Tu Casa Express

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Igualmente importante a la solución tecnológica de Microsoft Dynamics AX resulta la capacidad de implementación que tenga la empresa de consultoría que se elija, la cual al final de cuentas se convierte en el medio a través del cual se logra en gran parte el éxito del proyecto, sin dejar de lado la disposición por parte de los usuarios clave que estarán participando por parte de la empresa durante la implementación del mismo. En este caso, el socio tecnológico elegido por TU CASA EXPRESS para la planeación e implementación del proyecto fue GRUPO EUCLIDES, empresa con más de 20 años de experiencia en la implementación de soluciones de gestión basadas en Microsoft Dynamics. Cabe la pena señalar que algunos de los factores claves de éxito durante la implementación del proyecto fueron el perfecto entendimiento del negocio y sus peculiaridades, lo cual resultó crítico para lograr explotar al máximo las capacidades del sistema en pro de cubrir los requerimientos de la empresa y contar con mayor flexibilidad para reportes y consultas, así como para evitar modificar la información disponible y en vez de esto sacar el mayor provecho a la información disponible.

Los nuevos retos que a futuro enfrentará Tu Casa Express giran en torno a abarcar otras áreas de negocio con módulos adicionales propios de la herramienta; a llevar a cabo el relanzamiento de las soluciones de inteligencia de negocios con los que ya cuenta la compañía, mismos que faciliten aún más el manejo de la información estratégica de TU CASA EXPRESS; y a aprovechar las ilimitadas posibilidades que ofrece Microsoft Dynamics AX.

Mayor flexibilidad para la empresa

Trabajar con la plataforma Microsoft es sencillo. Se pueden combinar todas las soluciones que ofrece, por ejemplo la utilización de Microsoft Office®, en especifico las bases de datos de Excel con Microsoft Dynamics AX y la unificación de procesos que antes se hacían manualmente. Fue muy interesante ver cómo los usuarios empezaron a trabajar y a entender el proceso del negocio, arrojando resultados muy favorables, y al día de hoy la gente domina perfectamente los principales ciclos de ingresos, egresos y contables de la organización y mejora su conocimiento de los factores que influyen en el desempeño global del negocio, lo cual ha sido excelente. Es importante señalar el esfuerzo que adicionalmente realizó la empresa en cuanto a la documentación y creación de guías funcionales que documentan la operación y explican a un máximo nivel de detalle los procesos que se llevan a cabo en Microsoft Dynamics, lo cual contribuirá a asegurar la continuidad de la operación y del conocimiento por parte de los nuevos usuarios que se integren a la empresa a futuro.

Como ya hemos señalado, es importante resaltar la capacidad de ajuste del software a las necesidades de la empresa. Aprovechar los elementos de personalización de Microsoft Dynamics AX para construir procesos que reflejaran la forma de trabajo de TU CASA EXPRESS y de las personas que en ella trabajan, fue un factor determinante para lograr un impacto positivo en la adopción tecnológica de la aplicación dentro de la cultura de la empresa, además de contar con disponibilidad de la información en todo momento.

La MBA Ma. Delta Picazo Córdova, quien es la Directora de Administración y Finanzas de Tu Casa Express, el C.P. Abraham Gaspar Sánchez, quien es Gerente Sr. del área de Contabilidad y la Ing. Yunuen Ravize Quintanilla, quien es Gerente Sr. de Planeación Financiera y Control Interno, recomiendan ampliamente esta solución a otras compañías, ya que actualmente los beneficios relacionados con el proyecto han ayudado a mejorar la eficiencia y competitividad de la empresa.

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Taille de l'entreprise du client: Medium Organization
Secteur: Financial Services
Pays ou région: Mexico
Solutions:
  • Microsoft Dynamics AX 2009
  • Microsoft Dynamics AX
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