Futebol Clube do Porto gere catorze sociedades com Microsoft Dynamics NAV

O Grupo Futebol Clube do Porto “joga” em várias frentes e não apenas no futebol. No âmbito de um processo de reorganização criou a FC Porto - Serviços Partilhados, que presta serviços nas áreas transversais.

Uniformização, eficiência e automatização de processos eram objetivos primordiais. Para tal foi decidido implementar um novo ERP suficientemente abrangente e flexível para gerir catorze empresas, com negócios muito distintos.

O Microsoft Dynamics NAV foi a escolha, a pensar no presente e nos projetos futuros.

Situação

O futebol é a face mais visível do Grupo Futebol Clube do Porto (FC Porto). Soma troféus, onde figuram os do Campeonato da 1ª Divisão e soma golos, onde se destacam os de Hulk, a que se junta uma cultura competitiva, orientada a resultados. Mas o Grupo não é apenas futebol. É composto por catorze sociedades com negócios tão diversos como as viagens, os seguros ou os média, agregadas numa estrutura em que se destacam três grandes áreas: desporto, comercial e gestão e operação de infraestruturas. Empresas como a PortoComercial, a F.C. Porto Multimédia, a PortoSeguro ou a F.C. Porto Média ilustram a dimensão e a abrangência de atividades do Grupo, que inclui as escolas de formação de futebol para jovens, Dragon Force, ou a rede Loja Azul (com lojas físicas e online). Em 2010 foi tomada a decisão estratégica de implementar um novo modelo operativo e reorganizar o Grupo, com objetivos de especialização por funções, decisão que se traduziu no “Projeto Vencer”. Nesse âmbito, foi criada uma nova sociedade, a FC Porto – Serviços Partilhados, SA, para prestar serviços de assessoria empresarial, administração e recursos humanos a todas as empresas do Grupo FC Porto. Para ela foram transferidos os colaboradores dessas funções que se encontravam nas diversas empresas, criando uma estrutura de cerca de 60 pessoas, num Grupo empresarial que conta com cerca de 300.

A par da opção por criar uma empresa de serviços partilhados, que agregasse as áreas transversais, o Grupo sentiu a necessidade de ter uma solução que acrescentasse valor e automatizasse tarefas, fluxos de informação e processos. “Decidimos mudar o nosso ERP que, como já tinha alguns anos, não respondia aos requisitos do novo modelo de organização”, afirma Vitor Pombo, Diretor de Sistemas de Informação do Grupo Futebol Clube do Porto. Desde a decisão de investir numa nova solução integrada de gestão à adjudicação do projeto decorreu um mês, num processo que envolveu apresentações e visitas in loco a outras empresas que usavam os softwares em análise e que envolveu os utilizadores, cruciais na escolha. As atenções estiveram sobretudo centradas em dois fornecedores, acabando por ser escolhido o Microsoft Dynamics NAV. “Entre os requisitos da solução a implementar estava a capacidade de automatizar as várias atividades por forma a não existir redundância de informação, como se verificava com o ERP anterior. Por outro lado, pretendia-se um sistema que permitisse obter informação relevante, de forma fácil, para quem decide. Além disso, já tínhamos como objetivo avançar depois com a implementação de um CRM e percebemos que o Microsoft Dynamics CRM dava resposta às nossas necessidades. O facto de ser muito mais fácil a integração do ERP e do CRM do mesmo fabricante contribuiu para a opção tomada. De referir ainda outra questão relevante, que é a do licenciamento empresarial que temos com a Microsoft”, resume Vitor Pombo. Para o mesmo gestor a adaptação do utilizador ao produto também foi fundamental. “Os utilizadores optaram pelo Dynamics NAV por ser uma ferramenta muito fácil e intuitiva de trabalhar, por analogia com o Outlook”, diz. Salienta ainda a capacidade e facilidade de parametrização, particularmente importante num Grupo com negócios diversificados. Menos complexidade a esse nível significa encurtar o tempo de implementação e menor investimento.

Solução

Imagine-se implementar um ERP em catorze sociedades, em negócios distintos, a meio de um ano fiscal (que no caso do Grupo FC Porto vai de Julho a Junho), com a consequente necessidade de garantir a migração da informação histórica. Imagine-se que a implementação começou em Agosto de 2010 e a entrada em produção nas sociedades mais pequenas ocorreu em Janeiro de 2011, sendo que em Junho do mesmo ano todas as empresas passaram a usar o Dynamics NAV. Agora imagine-se que mais ou menos em paralelo decorria um trabalho de redesenho de processos, de reorganização e de transferência de colaboradores. E porque tudo isso são factos, um dos elementos cruciais para o sucesso do projeto foi a sua própria gestão. Outro foi o envolvimento das pessoas. “Tínhamos reuniões semanais nas quais participavam os utilizadores, que não só acompanhavam o desenrolar do trabalho, como validavam a informação. Foi um trabalho conjunto com as várias unidades intervenientes”, recorda Vitor Pombo. Ao todo são 30 utilizadores de Dynamics NAV, com tendência para crescer. É que, se a primeira fase do projeto está concluída, ocorrendo agora um período de otimização, a dinâmica do próprio Grupo leva a que haja uma visão de continuidade associada à implementação do ERP. A criação de novas unidades de negócio, como a abertura de uma agência de viagens, por exemplo, é apenas um dos exemplos de evolução. Os mecanismos de automatização de processos aquando da implementação do ERP são cruciais para os novos desenvolvimentos. “Passámos a usar o Dynamics NAV também para a gestão da atividade da agência de viagens, não só como repositório de informação, mas também para tratar de todos os procedimentos associados a uma viagem ou a um alojamento, seja para clientes internos ou externos”, refere.

Associada à implementação do software da Microsoft esteve ainda a criação de portais, integrados com o ERP e desenvolvidos em SharePoint. Refira-se, por exemplo, o portal de aprovisionamentos e compras, que dá resposta a quatro unidades de negócio, incluindo a mediadora de seguros e a agência de viagens. “Como há faturação multiempresa e porque temos catorze sociedades, tentámos (através da empresa de serviços partilhados) automatizar ao máximo os processos e a informação. Quando há, por exemplo, uma requisição interna, é tudo automático, desde o pedido até à fatura, seguindo os parâmetros de workflow e aprovação definidos”, ilustra Vitor Pombo. A diminuição de papel a circular entre empresas é evidente. A rapidez de realização de tarefas também. E ainda se soma a capacidade de controlo, que aumentou. A FC Porto - Serviços Partilhados reúne competências transversais, onde se incluem as de contabilidade e fiscalidade, serviços jurídicos, aprovisionamento, planeamento e controlo de gestão, marketing e comunicação, sistemas de informação, e capital humano e recursos humanos. No âmbito desta última foi criado um portal do colaborador, que se assume como veículo de informação e automatização de tarefas que respeitam aos recursos humanos.

“O nosso negócio não tem muitas especificidades. No fundo somos um Grupo de serviços, exceto na área de negócio de futebol em que existe alguma particularidade relacionada, por exemplo, com aspetos legais, em virtude de trabalharmos com atletas profissionais e termos um ano fiscal diferente, que coincide com a época desportiva”, salienta Vitor Pombo, defendendo a ideia de que o Grupo Futebol Clube do Porto não sentiu necessidade de procurar soluções direcionadas aos vários negócios e optou por implementar o Dynamics NAV de forma integrada. A ilustrar a adaptabilidade da solução está o facto de ser usada também como POS na rede da Loja Azul, estando previsto que passe a gerir igualmente a componente de retalho na internet.

Implementar uma solução que cobrisse as várias áreas de negócio, suficientemente parametrizável e maleável para se adaptar sempre que necessário, foi essencial para suportar o novo modelo organizacional. “O “Projeto Vencer” é estruturante do Grupo”, diz. Apoiada numa solução de gestão integrada, o Grupo como um todo e a FC Porto – Serviços Partilhados em particular, ganharam eficiência. Esta empresa está hoje voltada para prestar serviços internos mas Vitor Pombo não descarta a possibilidade de esse cenário se alterar. “Temos muitas valências que por vezes as organizações não têm, onde se inclui a parte de branding ou jurídica”, acentua.

“O Dynamics NAV é o nosso repositório de informação e a nossa perspetiva é automatizar ao máximo as atividades e tarefas, possível com este tipo de produto. Em paralelo implementámos “ferramentas”, como os portais, para facilitar o nosso fluxo de informação interno. Por outro lado, prevemos continuar o processo de integração, incluindo as outras aplicações de negócio que possuímos, sob uma única plataforma”, antecipa Vitor Pombo.

Benefícios

A implementação do ERP abriu portas para aprofundar a integração e esse é um benefício importante. Esse aprofundamento far-se-á sob a alçada do sistema de CRM. “Começámos com o ERP, mas temos depois um conjunto de outras aplicações, incluindo de controlo de acessos ou de bilhética, que gravitam à volta e que queremos integrar numa única plataforma. Vamos implementar o CRM mas na mesma altura aproveitaremos para integrar as aplicações de negócio e automatizar mais os processos”, esclarece. O Grupo decidiu analisar o cenário de sistemas de informação noutros clubes europeus com uma estrutura similar e com Dynamics NAV, com vista a procurar uma “solução” testada de integração mais global (das várias aplicações), como a pretendida.

Com novos desenvolvimentos no horizonte, Vitor Pombo não tem dúvidas em afirmar que os objetivos de funcionalidade com a implementação do ERP foram cumpridos. “Muitas atividades que tinham de passar pelo papel com o sistema anterior, estão hoje automatizadas. Ganhámos tempo e as pessoas deixaram de fazer tarefas repetitivas, aproveitando para se dedicarem a tarefas de maior valor. Houve ganhos de eficiência, de integração e, consequentemente, de qualidade de informação, dado que o ERP comunica com outros sistemas”, acentua Vitor Pombo. “Ainda que seja difícil de quantificar, acredito que tenha havido grande aumento de produtividade”, acrescenta.

Taille de l'entreprise du client: NA
Secteur: Membership Organizations
Pays ou région: Portugal
Solutions:
  • Microsoft Dynamics NAV
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