Élaboration d'un plan concernant les technologies accessibles

Bien que chaque entreprise soit unique avec des besoins bien spécifiques, il est possible de définir des étapes communes à la plupart d'entre elles, pour élaborer un plan adapté concernant les technologies accessibles. Le plan en cinq étapes, décrit ci-dessous, utilisé dans la plupart des plans de développement technologique a été simplement appliqué à la technologie accessible. La plupart des thèmes abordés ici se basent sur les étapes décrites dans l'ouvrage de Susan Conway et Char Sligar « Unlocking Knowledge Assets ». (Conway, Sligar 2002).

Examiner en détail votre stratégie et vos besoins vous aidera à comprimer les coûts et contribuera à augmenter votre efficacité. Les faux départs seront minimisés, la compatibilité avec la technologie existante sera garantie et la situation ainsi que les besoins spécifiques à votre entreprise seront ciblés.

Détail des cinq étapes :

Définition de la stratégie concernant les technologies accessibles. Cette première étape essentielle vous permet de définir comment intégrer la technologie accessible au sein de votre entreprise en identifiant une vision et les objectifs servant de base aux étapes suivantes.
Identification des besoins. Cette étape vous permet d'élaborer une liste exhaustive des besoins en décrivant le domaine d'application des besoins en accessibilité de votre entreprise, d'une part et, d'autre part, en évaluant la technologie utilisée actuellement.
Conception, développement et achat de la technologie. Cette étape concerne la conception et le développement de la technologie en fonction des besoins décrits à l'étape 2. Cette étape peut également inclure l'achat des produits des technologies accessibles et d'assistance ainsi que l'identification des systèmes de technologie internes nécessitant une mise à jour pour accroître l'accessibilité.
Implémentation et formation. Une fois la technologie accessible en place, y compris la nouvelle technologie, il s'agit de procéder à son intégration dans l'entreprise. Cette étape implique également la sensibilisation des employés vis-à-vis de la technologie accessible et la formation aux nouveaux outils d'accessibilité.
Mise à jour de la technologie et poursuite de l'apprentissage. Cette dernière étape consiste à sensibiliser davantage votre entreprise à la technologie accessible, à assister les employés dans l'utilisation de la technologie et à évaluer les points positifs comme les opportunités d'amélioration.

Etape 1 : Définition de la stratégie concernant les technologies accessibles

Dans cette première étape primordiale, vous décrivez comment adapter la technologie accessible à votre entreprise et, plus précisément, comment l'adapter à vos stratégies commerciales et concurrentielles, à vos objectifs et à votre approche du succès. Ces informations vous permettront d'intégrer la technologie accessible dans votre plan d'activité et de veiller à ce que votre stratégie concernant les technologies accessibles soit conforme à vos besoins commerciaux. Le résultat de cette première étape constitue le cadre du processus de planification.

Eléments d'une stratégie concernant les technologies accessibles

Une stratégie concernant les technologies accessibles doit être autonome et renforcer votre plan concernant les technologies en général. Les deux plans doivent être complémentaires. Si votre entreprise suit déjà un plan de technologie global, révisez ce dernier au moment de l'ébauche de votre stratégie concernant les technologies accessibles pour corriger les incohérences éventuelles et renforcer les liens entre ces deux plans.

Une stratégie concernant les technologies accessibles doit inclure les éléments suivants :

Exposer une vision. Créer une vision unique définissant le rôle de la technologie accessible au sein de votre entreprise et la manière dont cette dernière corrobore la vision globale de l'entreprise à l'égard des objectifs des technologies accessibles. Si la vision globale de votre entreprise comporte déjà les bases appropriées pour établir des objectifs de la technologie accessible, exposez à nouveau cette vision. C'est le cas de UnumProvident, dont la vision est la suivante, « Soyons le prestataire de services numéro un qui aide nos employés et les employés de nos clients à reprendre le travail après un accident ou une maladie. »

Objectifs. Définir les critères de réussite et clarifier les spécificités de la vision. A l'aide de l'exposition de la vision, définir les objectifs de la technologie accessible correspondant aux objectifs commerciaux. Vous utilisez ces objectifs pour mesurer le succès à l'étape 5. Par exemple, RBC Financial Group estime que 40 pour cent des Canadiens, au moins, ont du mal à utiliser les services financiers en raison de déficiences, qu'il s'agisse de troubles moteurs ou d'illettrisme. Pour devenir un établissement financier leader au Canada, RBC Financial Group souhaitait améliorer l'accessibilité de ses filiales pour s'assurer d'atteindre les clients atteints de ce type de déficience. En conséquence, un des objectifs de cette banque pouvait être formulé ainsi « S'assurer que 90 pour cent des filiales sont accessibles aux clients atteints de déficiences comme des troubles moteurs ou un faible niveau d'alphabétisation. »

Dépenses et budget. Préciser la méthode de couverture des dépenses et décrire les sources de financement. Par exemple, distinguer les dépenses incluses dans les achats de technologie globale de l'entreprise et les dépenses incluses dans un budget à part, dédié uniquement aux produits de technologie d'assistance. Certaines entreprises choisissent d'inclure tous leurs achats de produits de technologie d'assistance dans un budget centralisé tandis que d'autres entreprises déduisent ces dépenses des différents budgets technologiques de chaque service. Il est essentiel de clarifier ces décisions en matière de budget dès le début et de répartir les fonds en conséquence.

Propriété et étapes suivante. Clarifier les responsabilités et l'exécution du plan. Par exemple, définir la personne ou les groupes chargés de mettre en œuvre les étapes suivantes du plan, à savoir identification des besoins (étape 2) ; conception, développement et achat (étape 3) ; implémentation et formation (étape 4) ; mise à jour de la technologie et poursuite de l'apprentissage (étape 5). Des partenariats forts doivent être conclus entre divers groupes. Une technique consiste à former un conseil ou un comité se réunissant régulièrement pour s'assurer que le plan progresse et que les étapes et les responsabilités suivantes sont claires. Il peut éventuellement s'avérer utile de nommer une personne au sein de l'entreprise chargée de superviser le plan concernant les technologies accessibles. RBC Financial Group a créé un poste de ce type sous le nom de Consultant en technologie accessible. Le titulaire de ce poste est chargé de former le personnel technique concernant la valeur ajoutée de l'accessibilité, de sélectionner les produits de technologie d'assistance et de défendre les besoins d'accessibilité des employés.

Quelle que soit l'approche unique choisie par votre entreprise, deux éléments sont essentiels pour réussir : le soutien de la Direction et la conformité avec les objectifs commerciaux et le plan de technologie à l'échelle de l'entreprise.

Comme dans tout processus de planification stratégique, les responsables et la Direction de votre entreprise doivent prendre conscience de la valeur ajoutée de la technologie accessible. Ensuite, ils pourront soutenir le plan, en être les porte-parole et s'assurer du soutien des autres partenaires clés.

Il est important d'être soutenu par les personnes chargées d'exécuter le plan et les autres partenaires clés en charge du budget. Comme pour tout changement ou idée nouvelle, il est normal de rencontrer une certaine résistance, la clé de la réussite est cependant, de s'assurer que les partenaires comprennent et adhèrent entièrement à la stratégie car ces derniers seront chargés d'exécuter les quatre étapes suivantes.

Outre les nombreux comités de pilotage chargés de superviser l'utilisation des technologies au sein de la banque, RBC Financial Group a également créé un comité de technologie accessible chapeauté par le Consultant en technologie accessible. Tout naturellement, la stratégie concernant les technologies accessibles a été intégrée au reste de la planification technologique. Chaque responsable de comité défend son domaine technologique au moment de l'évaluation de nouveaux produits, des tests et de la planification à long terme. Ce processus garantit que les partenaires clés sont plus informés de l'importance de la technologie accessible lors de la prise de décisions.

Etape 2 : identification des besoins

Dans cette étape, les propriétaires et les partenaires identifiés dans la stratégie concernant les technologies accessibles doivent procéder à une évaluation des besoins, évaluer l'état actuel de la technologie et créer des critères de réussite.

L'évaluation des besoins implique la définition des besoins en accessibilité du point de vue des employés tout en tenant compte des processus de votre entreprise et de la technologie actuelle. Idéalement, vous devez intégrer les besoins définis dans l'évaluation des besoins dans le plan concernant les technologies existant dans votre entreprise de sorte que les évaluations de la technologie, les décisions d'achat et le développement d'une nouvelle technologie prennent en compte les besoins en matière d'accessibilité.

Dans cette étape, il est également important de rassembler des informations relatives à l'état actuel de la technologie et de classer les besoins en fonction de leur priorité si votre technologie actuelle est obsolète. En outre, à ce stade, vous déterminez les critères de réussite permettant à votre entreprise d'évaluer et de mesurer clairement les résultats. Cette étape permet d'établir un document incluant un ensemble complet de besoins en accessibilité et de critères de réussite que les propriétaires peuvent utiliser pour réaliser les étapes de conception, de développement et d'implémentation.

Evaluation des besoins

L'évaluation des besoins permet d'identifier les besoins en accessibilité à l'échelle de l'entreprise incluant la spécification des besoins de collaboration et de communication de tous les employés « quelles que soient leurs capacités » et l'identification des besoins en matière de technologie d'assistance des personnes atteintes de déficiences. Même si votre entreprise n'emploie pas actuellement de personnes atteintes de handicaps visibles, vous devez définir vos besoins en matière d'accessibilité. Même si cela ne s'impose pas actuellement, il est possible, que dans un avenir plus ou moins proche, vous souhaitiez utiliser la technologie accessible. Avantages d'un plan concernant les technologies accessibles qui soit proactif :

Performance et productivité accrues grâce à un flux de production optimisé
Renforcement de la vision diversifiée de votre entreprise
Modalités de fonctionnement permettant d'accélérer la reprise du travail des employés suite à un accident ou une maladie
Avantages ergonomiques (ou facteurs humains) à l'échelle de l'entreprise en réduisant l'impact des accidents majeurs à répétition

Dans le cadre de votre évaluation des besoins, établissez la liste des besoins en matière d'accessibilité spécifiques exprimés par les employés, des processus au sein de votre entreprise ainsi que des technologies que vous souhaitez prendre en charge. Renseignez-vous sur la manière dont vos employés et clients utilisent la technologie. Par exemple, si la plupart des employés de votre entreprise ont besoin d'utiliser une application de saisie des données de vente, cette application doit être compatible avec un ensemble de produits de technologie d'assistance différents. Ainsi, un employé non-voyant, par exemple, peut accéder à l'application à l'aide d'un lecteur d'écran et d'un clavier (à la place d'une souris) tandis qu'un employé ayant des troubles moteurs peut accéder à l'application à l'aide d'un logiciel de reconnaissance vocale.

Pour établir votre liste des besoins, pensez à effectuer des études auprès des employés. Au cours de ce processus, il peut s'avérer utile de fournir des listes des besoins et exigences possibles afin d'orienter les personnes auxquelles vous demandez de faire la liste de leurs besoins en matière d'accessibilité.

Plus d'informations

Détermination des besoins de technologie d'assistance de votre entreprise , comprend une liste des besoins en matière d'accessibilité.

Evaluer l'état actuel de la technologie

Dans le cadre de l'identification des besoins, il est important de décrire votre technologie actuelle et de la comparer aux informations rassemblées dans votre évaluation des besoins. Cette évaluation permet de définir des priorités et de montrer les points où ces changements auront le plus d'impact.

Prévoir d'évaluer les points suivants :

Système(s) d'exploitation. Les systèmes d'exploitation utilisés dans votre entreprise intègrent-ils des options d'accessibilité permettant aux personnes atteintes de troubles de la vue, de l'audition, de l'élocution, de troubles cognitifs et moteurs d'adapter les options à leurs besoins ? Le système d'exploitation est-il compatible avec une large gamme de produits de technologie d'assistance ?
Logiciels bureautiques et de communication. Les logiciels bureautiques comme les applications de messagerie électronique, de traitement de texte et de présentation sont-ils accessibles ? Les options d'accessibilité sont-elles disponibles de manière permanente dans ces applications ?
Technologie d'assistance. Les produits de technologie d'assistance compatibles sont-ils disponibles pour vos systèmes d'exploitation et logiciels bureautiques actuels ?
Systèmes propriétaires et d'ancienne génération. Demandez-vous si vous n'avez pas oublié des options d'accessibilité que vous possédez déjà. Utilisez-vous des options d'accessibilité, des fonctions, des raccourcis et des barres d'outils intégrés dans vos systèmes actuels ? Evaluez l'état de vos systèmes propriétaires et d'ancienne génération. Possédez-vous des systèmes d'ancienne génération auxquels les employés handicapés ont du mal à accéder ? Est-ce que tous les employés peuvent utiliser vos systèmes propriétaires ?
Systèmes internes. Tous les employés peuvent-ils accéder aux systèmes de technologie internes comme les sites intranet et les applications d'achat internes ?
Systèmes clients. Les systèmes qu'utilisent vos clients comme le site web/ site d'e-commerce de votre entreprise, les écrans tactiles ou les distributeurs automatiques sont-ils accessibles ?

Dans le cadre de votre évaluation technologique, posez les questions suivantes à propose de votre technologie actuelle :

De quelle manière votre technologie actuelle répond aux besoins d'accessibilité de vos employés et clients ?
Les employés sont-ils en mesure de collaborer et de communiquer de manière efficace quelles que soient leurs capacités ?
La technologie est-elle flexible et peut-elle être adaptée dans le but d'accroître la productivité des personnes ?

Au terme de cette évaluation, vous devez disposer d'un état des lieux de votre technologie actuelle comparé aux besoins.

Optimisation de la technologie d'ancienne génération

La plupart des entreprises souhaiteront profiter des améliorations figurant dans les dernières versions des produits d'accessibilité y compris Microsoft Windows et Microsoft Office. Cependant, un grand nombre d'entre elles ne sont pas en mesure de former chaque employé au dernier système d'exploitation et logiciel acquis, les entreprises doivent alors planifier des solutions évolutives.

Ces dernières années, les mises à niveau de logiciels et de systèmes d'exploitation ont suivi des plans plus rationnels et, aujourd'hui, les employés utilisant différentes versions de produits peuvent continuer à travailler ensemble. Par exemple, si la majorité des employés d'une entreprise utilisent une ancienne version de Windows et si un employé se retrouve atteint d'une déficience nécessitant l'utilisation d'un lecteur d'écran qui fonctionne mieux sur la dernière version de Windows, cet employé peut obtenir une mise à niveau vers la dernière version de Windows et continuer à travailler efficacement avec ses collègues. Si un employé doit simplement modifier ses réglages de police et ses options de son, Windows propose ces options d'accessibilité.

Chaque entreprise doit définir ses propres priorités et, sous l'égide d'un consultant en technologie accessible, tirer le meilleur parti de l'accessibilité dans la technologie d'ancienne génération.

Plus d'informations

Comparer les fonctions d'accessibilité des différentes versions de Windows. Ce graphique illustre les options d'accessibilité disponibles dans les différentes versions de Windows.

Critères de réussite

A ce stade du processus, vous devez créer des critères de réussite basés sur les objectifs définis à l'étape 1 et les informations de base recueillies lors de l'évaluation des besoins de la technologie actuelle. A l'étape 5, vous utiliserez les critères de réussite pour évaluer l'avancement et mettre en évidence les domaines d'amélioration.

Exemples de critères de réussite :

Augmenter de 15 pour cent en deux ans le taux de fidélisation des employés développant des troubles
Augmenter de 25 pour cent, la sensibilisation des employés à l'accessibilité, dans les 12 mois suivant l'implémentation
Accroître de 50 pour cent en 18 mois une collaboration et communication de meilleure qualité entre les employés
Augmenter de 35 pour cent, en 24 mois, la satisfaction à l'égard de leur travail des employés ayant des besoins en matière d'accessibilité
Augmenter de 25 pour cent, en 12 mois, la satisfaction des clients ayant des besoins en matière d'accessibilité
Elargir le segment de clientèle incluant la population souffrant de déficiences en l'espace de deux exercices

Étape 3 : Conception, développement et achat de la technologie accessible

L'objectif de cette troisième étape est de concevoir et de développer la technologie basée sur les besoins d'accessibilité définis à l'étape 2. Cette étape comprend l'identification et l'achat des produits des technologies accessibles et d'assistance, la mise à jour les systèmes de technologie interne pour les rendre plus accessibles et la détermination du mode d'utilisation des systèmes d'ancienne génération.

Sélection des bases de la technologie accessible

Le système d'exploitation standard et les logiciels bureautiques utilisés au sein de votre entreprise constituent la base des technologies accessibles et d'assistance. Par conséquent, il est primordial que le système d'exploitation et le logiciel bureautique soient accessibles.

Choisissez des produits permettant aux employés de personnaliser le système conformément à leurs préférences ainsi que les produits qui répondent aux besoins définis dans l'évaluation des besoins. Assurez-vous que le système d'exploitation et les logiciels bureautiques choisis sont compatibles avec une majorité de produits de technologie d'assistance ciblant des handicaps spécifiques. Pour vérifier la compatibilité, contactez les fabricants de produits de technologie d'assistance pour savoir si les produits sont compatibles et si les options peuvent être modifiées pour optimiser la compatibilité.

Plus d'informations

Consultez le catalogue des produits de technologie d'assistance .

Un système d'exploitation accessible

Windows Vista intègre des options et des programmes d'accessibilité qui facilitent l'utilisation de l'ordinateur en ce qui concerne notamment la lecture, la gestion des sons. Microsoft a consacré plus de trois années de recherche pour comprendre les besoins des personnes ayant des déficiences physiques pouvant avoir un impact sur l'utilisation de leur ordinateur. Les options et programmes d'accessibilité de Windows Vista sont particulièrement utiles aux personnes ayant des troubles de la vue, de l'audition ainsi que des douleurs au niveau des bras ou des mains ou encore aux personnes atteintes de troubles cognitifs.

Windows XP Professional permet un niveau d'intégration de la technologie d'assistance supérieur à celle de tout autre système d'exploitation et offre un haut niveau d'accessibilité pour des besoins visuels, auditifs, de mobilité, d'apprentissage et linguistiques spécifiques. Les utilitaires d'accessibilité intégrés comprennent la loupe, le narrateur, le clavier visuel et le gestionnaire d'utilitaires. Une large gamme de produits de technologie d'assistance sont également compatibles avec Windows XP Professional.

Une suite bureautique accessible

Microsoft Office system 2007 est plus accessible que jamais, facilitant la création de documents, de feuilles de calcul et de présentation riches pour tous les publics. La recherche des commandes dont vous avez besoin est plus facile dans l'interface utilisateur entièrement repensée. Les outils graphiques SmartArt permettent de créer des graphiques et des diagrammes complexes à l'aide d'une souris. Conçus pour fonctionner avec les applications de technologie accessible communes, offrant l'accessibilité à tous. L'outil Zoom permet de redimensionner votre espace de travail plus rapidement et plus facilement.

Microsoft Office 2003 simplifie la productivité, permet le travail en commun et apporte de la souplesse pour répondre tant aux besoins commerciaux et qu'aux besoins en matière d'accessibilité. Les améliorations apportées par Microsoft Office 2003 en termes d'accessibilité aident les personnes ayant des besoins dans ce domaine à personnaliser rapidement et facilement leur espace de travail pour optimiser leur productivité. En outre, Office 2003 est compatible avec de nombreux produits de technologie d'assistance.

Un navigateur accessible

Microsoft Internet Explorer 7 intègre les options d'accessibilité déjà disponibles dans Internet Explorer 6 et vous permet désormais de zoomer vers l'avant sur une page web pour en agrandir le texte, les images et les boutons.

Microsoft Internet Explorer 6 propose des améliorations en termes d'accessibilité pour permettre une navigation plus souple aux utilisateurs selon leurs besoins spécifiques. Internet Explorer 6 comprend des options de réglage de la taille du texte et du style, de la mise en forme et des couleurs ainsi que des raccourcis clavier étendus. Les options de barre d'outils personnalisable permettent d'adapter les barres d'outils aux besoins spécifiques des utilisateurs, par exemple afficher ou masquer les étiquettes de texte, modifier la taille des boutons, ajouter, supprimer et déplacer des boutons dans les barres d'outils. De nombreux produits de technologie d'assistance sont compatibles avec Internet Explorer 6.

Identification et sélection de la technologie d'assistance à destination des employés

De nombreux employés atteints de déficiences doivent recourir à des produits de technologie d'assistance pour accéder à la totalité des fonctions de leur ordinateur. Dans les deux sections suivantes, nous présentons deux approches pour faire bénéficier les employés des produits de technologie d'assistance et organiser le partenariat entre les ressources humaines (RH), les employés, les supérieurs et les experts dans le domaine de la technologie d'assistance.

Deux approches pour la sélection de la technologie d'assistance

Les entreprises optent généralement pour l'une des deux solutions utilisées pour identifier et faire bénéficier leurs employés de la technologie d'assistance. Une approche consiste à sélectionner un ou plusieurs produits de technologie d'assistance adaptés aux besoins de chaque employé. L'autre approche consiste à fournir une liste des produits de technologie d'assistance testés, évalués et faisant partie des produits de technologie d'assistance considérés comme standards pour une entreprise. Chaque approche a ses propres avantages et inconvénients.

Microsoft Corporation ne dispose pas d'une liste standardisée des produits de technologie d'assistance. A la place, les employés aidés de leur responsable, d'un responsable des ressources humaines (RH) et d'un consultant en technologie d'assistance identifient les produits de technologie d'assistance adaptés à leurs besoins commerciaux comme à leurs besoins d'accessibilité personnels. Cela a du sens pour Microsoft, qui, en tant qu'entreprise de technologie, a pour mission de s'assurer que la technologie fonctionne pour toutes les personnes utilisant tous les types de produits de technologie d'assistance.

Pour les entreprises comme RBC Financial Group, une liste standard des produits de technologie d'assistance est plus efficace car ces produits sont évalués et testés pour s'assurer de leur fonctionnement correct avec les systèmes RBC Financial Group's. Le support technique est plus simple et l'intégration de nouveaux employés est plus rapide.

Que votre entreprise dispose ou non d'une liste standard de produits de technologie d'assistance, il est toujours important d'identifier précisément le type de produit le plus adapté aux besoins d'une personne et de procéder à la sélection d'une technologie d'assistance, en collaboration avec les RH et les experts de la technologie d'assistance .

Collaboration avec les ressources humaines et les experts de la technologie d'assistance

Pour plusieurs raisons, des modalités de fonctionnement doivent être définies. Les employeurs demandent souvent aux nouveaux embauchés si elles ont besoin de nouvelles modalités de fonctionnement. Pour les employés existants, si de nouvelles modalités de fonctionnement sont nécessaires, un responsable RH est souvent le premier à le savoir. Le service RH constitue, de ce fait, une bonne source d'information en matière de besoins de modalités de fonctionnement des employés.

Les responsables RH sont en première ligne pour identifier les employés qui bénéficieront de la technologie accessible. Etant donné que la technologie accessible comprend la mise en place de modalités de fonctionnement et implique des questions liées à la santé et à la vie privée, il est important de communiquer avec le service RH et un consultant en technologie d'assistance pour identifier et sélectionner la technologie d'assistance pour les personnes.

Les responsables RH gèrent généralement les demandes d'indemnisation du salarié, les évaluations en matière d'ergonomie et les déclarations d'accident. Ils doivent être contactés directement par les employés et les responsables ayant des questions relatives à l'accessibilité. Une déclaration d'accident ou même un changement dans la productivité d'un employé peut signaler un besoin d'aménagement. Les responsables RH peuvent être formés pour identifier ces signes.

Il ne faut pas considérer que les experts en technologie sont également experts en technologies accessibles et d'assistance. Les consultants experts qui connaissent les déficiences et les derniers produits de technologie d'assistance peuvent apporter des conseils précieux aux entreprises. Si votre entreprise est grande, il peut s'avérer utile de former l'un de vos informaticiens pour qu'il devienne votre propre expert en solution d'accessibilité. Vous évitez ainsi de dépendre d'un consultant externe.

Plus d'informations

Reportez-vous à la section « Consultants et ressources » pour plus d'informations sur la recherche de consultants en technologies accessibles dans votre domaine ou pour rechercher une formation.

Pour identifier précisément les besoins d'une personne et donner un aperçu de la technologie d'assistance, une collaboration étroite doit être établie entre l'employé, son supérieur, un responsable des ressources humaines et un consultant.

Plus d'informations

Reportez-vous à la section « Identifier les produits de technologie d'assistance appropriés, » présentant deux exemples d'outils utilisés par les entreprises pour sélectionner la technologie adaptée aux employés.

Clarifier les rôles et les responsabilités au sein de ce partenariat pour comprendre le processus décisionnel et le fonctionnement du partenariat. Le partenariat au sein d'une entreprise est illustré par les cinq points suivants.

Employé

Fournit les documents médicaux nécessaires au service RH et à son responsable
Rencontre l'équipe d'ergonomie, le cas échéant
Rencontre le consultant en technologie d'assistance pour passer en revue le travail et les processus de travail
Examine la proposition de produits de technologie d'assistance
Participe à la formation le cas échéant
Signale toute inquiétude ou problème au service RH ou au supérieur
Fournit une mise à jour des modalités de fonctionnement nécessaires, le cas échéant
Répond aux études permettant d'établir les critères de réussite du programme

Supérieur(s)

Collabore avec le service RH pour s'assurer que l'employé est pris en charge et qu'il est conscient des ressources et du processus de mise en place des modalités de fonctionnement
Clarifie les exigences relatives à la fonction et les besoins commerciaux, le cas échéant
Examine la proposition de produits de technologie d'assistance pour déterminer si celle-ci répond aux besoins commerciaux et aux exigences relatives à la fonction
Prend en charge le salarié pour le former aux produits de technologie d'assistance, le cas échéant

Responsable RH

Fournit ou coordonne l'évaluation ergonomique
Définit et coordonne les modalités de fonctionnement et le processus de technologie d'assistance avec l'employé et le supérieur
Réclame les documents médicaux à l'employé
Coordonne le consultant en technologie d'assistance
Examine la proposition de produits de technologie d'assistance avec l'employé
Prépare la proposition de produits de technologie d'assistance pour son examen par le supérieur et envoie une copie au supérieur
Organise la formation du supérieur et de l'employé et leur fournit des informations supplémentaires , le cas échéant

Consultant en technologie d'assistance

Rencontre l'employé pour évaluer les besoins en matière de technologie d'assistance
Crée une évaluation des besoins ou une proposition de produits de technologie d'assistance
Recommande un ou plusieurs produits de technologie d'assistance, à partir d'une liste standard, si applicable, qui répond aux modalités de fonctionnement et aux besoins commerciaux
Configure des produits et fournit la formation relative à ces produits, le cas échéant

Recommandations médicales et rééducation

Fournit des recommandations médicales
Fournit des informations supplémentaires et actualisées des modalités de fonctionnement pour l'employé

Evaluations ergonomiques et recommandations relatives à la technologie accessible

De nombreuses entreprises, y compris Microsoft, forment leurs spécialistes en ergonomie pour rechercher les situations dans lesquelles un employé pourrait tirer parti de la technologie accessible. Chez Microsoft, tous les employés peuvent demander une évaluation ergonomique qui nécessite un entretien individuel de 30 minutes avec un spécialiste en ergonomie du service RH. Le rôle de représentant du service RH peut, dans ce cas, être aussi simple que former les employés pour modifier la taille de leur police ou utiliser des périphériques de pointage différents. Ce rôle peut également impliquer une discussion à propos des produits de technologie d'assistance. Selon Ellen Meyer, responsable RH chez Microsoft Corporation, « Les employés tirant parti de la technologie accessible ont été identifiés grâce à une évaluation ergonomique. Ces technologies sont mises en place par le biais d'un processus coordonné d'examen, d'implémentation et de formation. L'ergonomie et la technologie accessible étant étroitement liées, il est donc judicieux pour Microsoft d'associer les deux. »

Evaluation et mise à jour des systèmes internes

Dans le cadre de la conception et du développement, votre entreprise aura besoin d'évaluer et peut-être de mettre à jour, les systèmes internes en fonction des besoins et des critères de réussite définis à l'étape 2. L'intégration, dans le processus de mise à jour et de développement pour tous les systèmes internes, de la tâche de vérification des critères d'accessibilité, permettra d'éliminer le besoin ultérieur de redéfinition.

Par exemple, un besoin identifié à l'étape 2 implique de fournir l'accès à une application de vente d'ancienne génération pour les salariés non-voyants. Cette étape détermine comment répondre à ce besoin. Une approche pourrait consister à utiliser un outil développé par vos informaticiens pour prendre en charge un lecteur d'écran. D'autres approches consisteraient à modifier les options des logiciels existants ou à acquérir un autre produit permettant cette prise en charge.

Pour les nouveaux systèmes en cours de planification, évaluer les besoins d'accessibilité et procéder aux modifications nécessaires pour garantir, au niveau de la conception, l'accessibilité de vos nouveaux systèmes. Pour ce faire, il est nécessaire de modifier les spécifications de conception et d'ajouter les tests d'accessibilité dans les plans de test. Par exemple, les spécifications de conception peuvent être modifiées pour inclure l'accès à toutes les fonctions du clavier. De même, les cas de test peuvent être modifiés ou ajoutés au test sans souris pour garantir que l'accès au clavier est complètement implémenté.

Pour les systèmes existants, évaluez et comparez le système aux besoins en matière d'accessibilité. Ensuite, évaluez l'impact en vous basant sur les systèmes utilisés par la majorité des personnes : identifiez la fréquence d'utilisation du système et déterminez si l'accès à une solution alternative est possible. (Reportez-vous à la liste des questions d'évaluation des produits de technologie dans, Détermination des besoins en matière de produits de technologie d'assistance de votre entreprise .) Après avoir analysé l'impact, établissez les priorités des systèmes qui doivent être mis à jour pour optimiser l'accessibilité. Pour les systèmes avec une priorité inférieure, documentez les problèmes et définissez les besoins pour la prochaine mise à jour prévue du système.

Etape 4 : Implémenter et former.

Après avoir développé, acheté et mis à jour les produits de technologie, il est temps de les déployer et de former les employés à leur utilisation. Cette étape implique de configurer les systèmes, de communiquer, dans votre entreprise, autour de ce changement et de prévoir une formation. Il est important de faire correspondre ces efforts avec la stratégie d'origine et les critères de réussite pour être sûr de répondre aux objectifs au fur et à mesure de l'implémentation.

Implémentation

L'étape d'implémentation comprend une variété de projets comme la configuration d'un ordinateur pour un employé unique atteint d'une déficience qui utilise un nouveau produit de technologie d'assistance, le lancement d'un site intranet plus accessible et le déploiement d'un nouveau système d'exploitation et d'une suite bureautique dans toute l'entreprise.

Déploiement des produits Microsoft et adaptation des options d'accessibilité

Pour les entreprises ayant opté pour les produits Microsoft, Microsoft TechNet est une ressource d'informations centrale et collaborative à destination des professionnels de l'informatique et constitue également une source d'aide. TechNet a pour objectif de répondre aux besoins d'informations techniques des personnes chargées de planifier, évaluer, déployer, tenir à jour ou prendre en charge des produits Microsoft.

Les informations figurant dans Microsoft TechNet sont disponibles en ligne ou via le service d'abonnement CD/DVD Microsoft TechNet. L'abonnement vous permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité en fournissant 12 éditions mensuelles contenant les dernières informations techniques, les derniers packs service, kits de ressources, outils, utilitaires, les articles de la base de connaissances Microsoft et d'autres informations utiles aux professionnels de l'informatique.

Une fois que les solutions métier sont configurées, les options d'accessibilité intégrées dans ces produits doivent être adaptées aux besoins des employés en matière d'accessibilité. Les informations relatives aux fonctions et aux options d'accessibilité sont disponibles dans une sélection de kits de ressources sur Microsoft TechNet ainsi que sur le site web Microsoft Accessibilité. Reportez-vous à la section Didacticiel étape par étape pour Accessibilité et aux Guides par trouble. Bien que ces documents visent initialement le public des formateurs et des utilisateurs atteints de handicaps, ces ressources peuvent s'avérer également utiles aux professionnels de l'informatique qui ne sont pas familiers de la technologie d'accessibilité.

Déploiement des produits de technologie d'assistance

Les professionnels de l'informatique au sein d'une entreprise seront probablement appelés pour aider les employés à configurer leurs nouveaux produits de technologie d'assistance. Plus important, toute personne souhaitant configurer des produits de technologie d'assistance doit d'abord contacter le fabricant de ces produits pour vérifier la compatibilité des systèmes d'exploitation et des applications qui fonctionneront avec le produit de technologie d'assistance. Le fabricant du produit de technologie d'assistance doit également fournir des informations relatives aux options devant être adaptées pour optimiser la compatibilité.

Déploiement de vos systèmes internes

Selon les éléments identifiés par le plan concernant les technologies accessibles, vous devez intégrer tout système interne modifié ou nouveau. Il peut s'agir d'applications d'accessibilité récemment mises à jour à intégrer pour tous les employés ou bien de compléments ou de nouvelles applications répondant aux besoins d'accessibilité spécifiques d'un employé.

Formation

La mise en place de la technologie accessible n'implique pas que les employés connaissent et savent utiliser ces nouveaux outils. A ce stade, formez les employés afin qu'ils tirent le meilleur parti de la technologie accessible mise à leur disposition. Ces produits s'adressent à tous, assurez-vous de former tous les employés aux nouveaux outils de la technologie accessible, pas uniquement les personnes atteintes de déficiences.

Bien que certaines entreprises choisissent une formation par classe, il est possible de mettre à disposition des guides étape par étape sur les sites intranet. Cette solution est économique et efficace.

Microsoft publie une multitude de ressources de formation à destination des formateurs, des professionnels de l'informatique et des personnes atteintes de handicaps. Les deux sections suivantes mettent en évidence les ressources de formation spécifiques disponibles permettant de personnaliser un ordinateur en vue de son utilisation par des personnes atteintes de handicaps et ayant des besoins d'accessibilité.

Didacticiel étape par étape

Microsoft publie une série de didacticiels étape par étape gratuits présentant les fonctions d'accessibilité les plus fréquemment utilisées dans les produits Microsoft et permettant de former les employés aux modes de personnalisation des options et aux fonctions d'accessibilité, dans l'objectif de répondre au mieux à leurs besoins. Les instructions expliquent le mode d'utilisation de la souris ou du clavier pour naviguer, sélectionner des options et modifier des paramètres. Ces informations sont présentées dans un format côte à côte, de sorte que vous puissiez voir en un coup d'œil comment utiliser la souris, le clavier ou une combinaison des deux. Un didacticiel est disponible pour les produits suivants

Guides par trouble

Microsoft produit une série de guides gratuits appelés Guides par trouble sur le site web Accessibilité Microsoft. Ces guides présentent les informations classés par type de trouble. Chaque guide fournit une liste des produits de technologie d'assistance et intègre des liens vers le didacticiel étape par étape permettant de personnaliser les ordinateurs pour répondre aux besoins d'une personne atteinte d'un trouble spécifique. Des guides sont disponibles pour

Etape 5 : Tenir à jour la technologie et poursuivre l'apprentissage

La dernière étape du processus de planification de la technologie d'accessibilité implique d'accroître la sensibilisation et de poursuivre votre stratégie concernant les technologies accessibles. Dans cette étape, vous contribuez non seulement à renforcer, dans votre entreprise, la vision concernant les technologies accessibles, mais vous prenez également en charge l'utilisation de la technologie par vos employés et évaluez la réussite de ce projet. Cette étape est primordiale, la technologie accessible représente une part fondamentale de votre activité et la réussite est mesurée par le degré de collaboration et de communication établi entre vos employés, d'une part et, d'autre part, par leur niveau de leur productivité. Il est important que les efforts engagés soient récompensés par les résultats attendus. Cette étape vous permet d'obtenir des retours permanents et d'établir une synergie constante qui vous permettront, à terme, d'affiner votre stratégie concernant les technologies accessibles et d'inscrire l'accessibilité au coeur de la culture de votre entreprise.

Accroître la sensibilisation

Il ne s'agit pas uniquement de créer et d'implémenter correctement une stratégie concernant les technologies accessibles. Sensibiliser et informer les employés de l'existence des technologies accessibles et leur donner les informations appropriées pour utiliser de ces outils garantit le succès de cette stratégie. L'intégration de l'accessibilité dans la culture d'entreprise est également un critère de réussite.

Bien que l'expression « Si tu le construis, ils viendront » ait pu fonctionner pour le personnage de Kevin Costner dans le film « Jusqu'au bout du rêve », votre entreprise aura probablement besoin de lancer une opération de sensibilisation par le biais de différentes stratégies de communication. Les sections suivantes présentent des techniques utilisées par un grand nombre d'entreprises pour former leurs employés aux technologies accessibles existant sur le marché.

Formation initialement dispensée au service RH et au personnel d'encadrement

Il est important que les responsables RH et les supérieurs soient sensibilisés aux produits de technologie accessible fournis par votre entreprise et qu'ils sachent qui contacter pour avoir des informations.

Pensez à former en premier lieu les responsables RH, puis à les charger de former les chefs de service aux nouveaux outils de la technologie accessible. Veillez à prévoir une réunion ou une session de formation pour les responsables de ressources humaines en premier lieu afin que les employés, lors de la mise en place de la technologie, sachent à qui s'adresser s'ils ont besoin d'informations supplémentaires. Actualisez régulièrement les formations dispensées au personnel du service RH et au personnel d'encadrement au cours de sessions de formation planifiées par la direction et le service RH.

Formation des nouveaux employés lors de l'orientation des employés

La plupart des entreprises orientent leurs nouveaux employés. C'est une occasion idéale d'apporter des informations relatives à la disponibilité de la technologie accessible. Etant donné que beaucoup ne connaissent pas le sens du mot accessibilité ou ne savent pas ce que la technologie accessible peut leur apporter, vous devrez éventuellement prévoir une présentation par un expert du domaine de la technologie accessible qui indiquera à qui et où s'adresser pour avoir plus d'informations. Toutefois, en cas de pénurie de ressources, une simple brochure expliquant que la technologie accessible existe et fournissant le nom d'un contact devrait suffire.

Formation des employés actuels par le biais de bulletins, de messages électroniques et de sites web

Si un employé déjà en poste ne vous a pas signalé ses besoins en matière d'accessibilité, cela ne signifie pas nécessairement qu'il n'en a pas. De nombreuses personnes ne s'identifient pas comme ayant des troubles. A moins qu'elles ignorent, tout simplement, qu'il existe des modalités de fonctionnement adaptées à leurs troubles. Les besoins des employés changent en fonction de leur âge ou après un accident. Veillez à former tous les employés concernant la disponibilité des technologies accessibles par le biais de bulletins et de brochures, de messages électroniques et de sites web expliquant les avantages pour les employés et les ressources ergonomiques. Planifiez des sessions de communication Bien que la communication puisse sembler quelquefois redondante, un employé qui a eu un accident récemment sera heureux de recevoir un appel concernant les outils d'aide existants.

Offrir une assistance

Une fois que la technologie accessible fonctionne, il est important de la maintenir sur des rails. Voici quelques idées pour offrir une assistance :

Nommez des contact(s) dans le service informatique pour aider les personnes ayant besoin des outils de technologie accessible. Bien qu'il ne s'agisse pas forcément d'une fonction à plein temps, il est important que les employés aient un point de contact pour les problèmes techniques. Ce contact doit coopérer avec le service RH pour garantir que seul un support technique est apporté et qu'aucune recommandation n'est effectuée à propos de la technologie nécessaire. Ces contacts peuvent être des consultants embauchés par le service informatique en raison de leur expertise dans le domaine de la technologie accessible.
Si vous disposez d'un centre de support technique pour aider les employés utilisant la technologie, les former aux produits de technologie d'assistance. Formez le personnel du support technique pour savoir quand contacter l'expert en technologie accessible pour aider un employé ayant des problèmes liés aux produits de technologie d'assistance ou des problèmes d'accessibilité. Formez également le personnel de support pour qu'ils sachent comment adapter leur mode de fonctionnement avec un employé en ce qui concerne les questions techniques générales lorsque l'employé utilise la technologie d'assistance ou des techniques d'accès différentes. Par exemple, si un employé indique qu'il utilise uniquement l'accès par clavier, le personnel de support doit savoir comme traduire étape par étape, les instructions de la souris habituelles en instructions clavier.
Hébergez un site web d'accessibilité sur le site web de votre service informatique. Les informations sur le site doivent inclure des liens vers l'alias du message électronique du support, un bulletin et les noms des personnes à contacter en cas de questions spécifiques.
Créez un alias de message électronique permettant aux employés de discuter et de résoudre les problèmes. Les alias permettent aux employés de partager leurs problèmes et de trouver des solutions. Choisissez un médiateur (de préférence la même personne affectée à la technologie accessible dans le service informatique si l'alias concerne spécifiquement la technologie ou bien un responsable RH, si l'alias est dédié à des modalités de fonctionnement générales) qui veillera à ce que la discussion concerne bien le thème de départ et qui identifiera les problèmes importants nécessitant une aide supplémentaire. Sears encourage ses employés à utiliser le réseau « disAbled Associate Network » pour faciliter la discussion à propos des problèmes auxquels leurs employés atteints de déficience doivent faire face actuellement.
Publiez un bulletin pour les employés utilisant la technologie d'assistance. Ce bulletin peut comporter des solutions aux problèmes, des informations concernant les mises à niveau de produit disponibles et les nouvelles ressources disponibles Les personnes doivent pouvoir s'abonner au bulletin de façon anonyme ce qui leur permet de garder confidentielles les données relatives aux besoins de modalités d'aménagement ou à leurs troubles.
Formez un comité chargé de traiter les problèmes relatifs à la technologie accessible. Ce comité peut se réunir sur la base souhaitée pour discuter des modalités de fonctionnement, échanger des conseils et aborder les améliorations de la stratégie concernant les technologies accessibles.

Evaluation des points positifs et des points à améliorer

Pour évaluer les points positifs et les points à améliorer, examinez les critères de réussite initiaux définis à l'étape 2 et évaluez la progression par rapport à ces critères. Un grand nombre d'entreprises recueillent des données par le biais d'études de suivi et d'entretiens avec les employés, les responsables et les professionnels de l'informatique.

Etant donné que l'intégration de la technologie accessible est un objectif à long terme, identifiez et récompensez les réussites et suivez l'évolution grâce aux retours d'informations. Pour ce faire, définissez les étapes suivantes et les domaines d'amélioration, nommez des propriétaires pour superviser les étapes suivantes et déterminez la date de la prochaine évaluation.

Consultants et ressources

un grand nombre de sites web et d'autres ressources vous permettent d'en apprendre davantage avant d'implémenter votre plan concernant les technologies accessibles. Comme mentionné plus haut, il est judicieux de demander les conseils d'un expert dans le domaine. Cette section contient plus d'informations sur les consultants et les ressources.

Reportez-vous également à la section ressources supplémentaires pour avoir des informations sur les produits et services de technologie d'assistance à destination des personnes atteintes de déficiences, de troubles et d'incapacités.

Recherche de consultants

Des centres des ressources pour l'accessibilité Microsoft mettent à disposition des experts en matière de technologie informatique et d'accessibilité. Ces centres rassemblent les conseils d'experts dans le domaine de la technologie d'assistance et de l'accessibilité intégrée à Microsoft. Chaque centre dispose de présentations vidéo et de didacticiels relatifs à l'accessibilité qui vous montrent comment rendre l'utilisation de l'ordinateur plus simple, pratique et conviviale.

The Alliance for Technology Access , dispose d'un réseau de centres de ressources à l'échelle de la communauté, de développeurs et de fournisseurs, d'affiliés et d'associés dont le but est de fournir des informations et des services de support aux personnes atteintes de déficiences et d'augmenter leur utilisation des technologies standard, des technologies d'assistance et de la technologie informatique en général. Recherchez un centre dans votre région afin de vous y rendre pour en apprendre davantage ou obtenir des conseils des consultants.

The National Business & Disability Council (NBDC), offre une variété de services pour soutenir les entreprises lors de l'intégration de personnes atteintes de déficiences à un poste de travail et dans le marché du travail. Le NBDC propose, entre autres, une formation et un support personnalisés, des mailings d'informations, une hotline et un service d'offres d'emploi.

The Sierra Group, Inc. , est une société de conseil en techniques de réadaptation, travaillant de concert avec les entreprises, les éducateurs, les particuliers et les professionnels de la rééducation, dans le domaine de la technologie d'assistance en vue de favoriser l'augmentation du niveau d'emploi des personnes atteintes de déficiences. Les consultants de Sierra Group évaluent les besoins des clients, comparent ces besoins avec les compétences diverses des personnes atteintes de déficiences et intègrent les systèmes et procédures qui créent un emploi adapté pour tous.

Plus d'informations

Dans cet entretien avec Michael Fiore de Sierra Group , Fiore, fort de ses 10 années d'expérience et de collaboration avec les entreprises en tant que consultant en accessibilité et ingénieur en technique de réadaptation, donne certaines clés de succès.

Résumé

Bien qu'il soit possible de développer et d'implémenter un plan concernant les technologies accessibles au cas par cas, l'utilisation des étapes de planification stratégiques définies ici vous permettront d'éviter les faux départs, de diminuer les coûts et de mieux répondre aux attentes des employés et des clients. En définissant d'abord votre vision et vos objectifs, puis en nommant des chefs pour implémenter les étapes et mesurer l'avancement, vous obtiendrez un bien meilleur résultat qui aura un impact favorable sur un plus grand nombre de personnes au sein de votre entreprise.