Bulletins de la Direction de Microsoft

Les limites de la productivité

13 octobre 2003

Les machines à écrire, les tableaux financiers manuels et les diapositives suffisaient à la réalisation des travaux il y a 20 ans. Ces outils, nécessaires au succès de chaque entreprise, améliorent la productivité des employés et permettent la compréhension et le partage des informations.

Depuis lors, nous avons constaté une progression remarquable dans l'innovation et l'adoption de logiciels de productivité. Cela a fondamentalement transformé les méthodes de communication, de partage, d'utilisation et de création des informations utilisées par des millions de personnes dans le monde.

En tant que vice-président du groupe Productivity and Business Services chez Microsoft, j'ai longuement dialogué avec les utilisateurs afin de mieux comprendre la manière dont les technologies leurs permettent d'être productif et de mieux appréhender la façon dont les nouvelles technologies pourront améliorer leur efficacité.

Les utilisateurs m'ont indiqué que leurs besoins évoluent en permanence malgré l'augmentation constante de la productivité et des capacités d'analyse, d'action et de partage des informations des ordinateurs. Ils souhaitent que les innovations permettent de réduire le volume d'informations et fournissent de nouveaux avantages compétitifs.

Je sais, par expérience, que les documents et les courriers électroniques sont toujours trop nombreux et qu'il est trop difficile de trouver une information urgente, malgré les innovations de ces vingt dernières années. Je suis certain que vous avez déjà essayé de trouver une information stockée, quelque part, dans un fichier ou dans les méandres de votre PC ou de votre réseau.

La technologie actuelle de l'information doit évoluer de pair avec les besoins d'une main d'œuvre plus mobile et l'augmentation du travail collaboratif. Les entreprises souhaitent que les employés et les informations soient regroupés le plus naturellement et le plus efficacement possible, en quelques clics de souris. Elles aspirent à des communications et des collaborations simples.

Les utilisateurs veulent créer des solutions complètes sur la base d'un logiciel commercial peu coûteux et simple d'utilisation. Par exemple, ils désirent être conformes, de manière simple et fiable, aux réglementations gouvernementales en constante évolution, comme celles en matière de rapports financiers d'entreprise.

Ils sont sensibles à la sécurité des logiciels et des communications réseau qui relient le monde entier. Les entreprises souhaitent principalement que les technologies soient compatibles entre elles et efficaces. Tout nouvel investissement dans une technologie doit être rentable rapidement, pas en cinq ans, mais plutôt en cinq mois ou mieux en cinq semaines.

Pendant ces 22 dernières années, Microsoft a investi dans l'amélioration de la productivité des employés du monde de l'information avec les produits Microsoft Office comme Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Afin de correspondre aux besoins présents et futurs des employés du monde de l'information, une nouvelle version de Microsoft Office System sera disponible dans le courant du mois.

Elle contient plusieurs applications de productivité bien connues et d'autres, nouvelles, présentées sous la forme d'un ensemble intégré et complet d'offres client et serveur. Elle comprend différents services proposés via Internet et des " accélérateurs " que peuvent utiliser les partenaires et les clients Microsoft afin d'accélérer le développement de solutions basées sur Office.

Notre objectif est ambitieux, nous souhaitons améliorer la productivité personnelle, de l'équipe et de l'entreprise en fournissant un large éventail de solutions métier. Nous sommes intéressés par cette opportunité et satisfaits des résultats obtenus à ce jour.

Je ne décrirai pas toutes les nouvelles fonctionnalités importantes de Microsoft Office System, mais je souhaite partager mon enthousiasme sur la manière dont ces nouveaux produits, services et solutions peuvent encore surprendre les personnes en créant une nouvelle aire de productivité et de créativité. Je mentionnerai uniquement quelques innovations qui illustrent leur puissance et leur étendue.

Équipes virtuelles efficaces

Le travail dans le monde de l'information s'effectue de plus en plus en collaboration ; cela nécessite des communications et une interaction riches et continues entre des équipes de travail le plus souvent géographiquement dispersées. Une grande partie du travail en collaboration est réalisé via des courriers électroniques, ce qui est intéressant mais insuffisant.

Pour améliorer la situation, nous avons récemment introduit Microsoft Office Live Communications Server 2003 et le service Microsoft Office Live Meeting qui permettent la collaboration en ligne de plusieurs personnes (de 2 à 2000). Live Meeting permet aux utilisateurs de partager des informations avec leur téléphone et leur ordinateur, de consulter des présentations et de corriger des documents ou même de consulter une réunion archivée.

Les équipes peuvent collaborer à l'aide de nouvelles méthodes. Par exemple, chez Microsoft, les employés ont rapidement cessé d'utiliser le système de fichiers traditionnel du PC lorsqu'il s'agit de stocker des documents intéressant plusieurs personnes. Ils préfèrent utiliser les espaces de travail SharePoint et les sites intranets dans lesquels les documents et d'autres données sont centralisés.

Les membres de l'équipe peuvent donc les consulter de n'importe où dans le monde. Ces fonctionnalités sont couramment utilisées par les employées de Microsoft, la prise en charge de leur collaboration a généré la création de plus de 50000 sites SharePoint en quelques mois.

D'autres entreprises rencontrent le même succès. Stevens Healthcare, un fournisseur de services médicaux important dans l'État de Washington, indique que l'utilisation de SharePoint Portal Server a réduit de 75% la durée nécessaire à la mise en conformité des réunions avec les nouvelles réglementations de confidentialité fédérales. Le groupe Nordea Banking, un des plus grands fournisseurs de services financiers, espère réduire les déplacements de 15% à l'aide de réunions réalisées avec SharePoint au lieu des réunions conventionnelles.

Les réunions sont importantes pour la collaboration et, chez Microsoft, de nombreux employés se servent d'une nouvelle application qui les aide à organiser, accéder et modifier leurs notes, quelles que soient leurs formes. Il s'agit de Microsoft Office OneNote 2003. Les utilisateurs peuvent stocker plusieurs années de notes et y effectuer facilement des recherches en saisissant ou en écrivant un mot afin que tous les documents qui contiennent ce mot soient listés.

En enregistrant les réunions avec un microphone de PC, les utilisateurs OneNote peuvent écouter ce qui était dit lorsqu'ils ont écrit une phrase particulière, cela permet de se rafraîchir efficacement la mémoire. OneNote permet de stocker, d'organiser et de retrouver les notes manuscrites avec un Tablet PC.

Vous n'en croirez pas vos yeux

La plupart des avantages de Microsoft Office System sont évidents, mais l'une des modifications les plus importantes n'est pas aussi triviale. Les programmes de l'édition professionnelle de Office System prennent en charge le langage XML (Extensible Markup Language), un langage performant standardisé de description de données.

XML est de plus en plus employé sur le Web pour analyser et échanger des informations commerciales tout en évitant les problèmes de compatibilité des programmes, des réseaux, des structures de données et des systèmes d'exploitation.

À ce jour, l'utilisation de XML se limite principalement à l'échange de données entre les serveurs de données de l'entreprise. Nos nouvelles applications de poste de travail permettent d'organiser et de partager de nouvelles données au format XML. La saisie d'un formulaire sera grandement facilité et il sera possible de réutiliser ou de rechercher du texte sans devoir le saisir de nouveau. Des solutions productives seront créées beaucoup plus rapidement.

Guidant Medical, un leader dans les produits cardiovasculaires, a testé les capacités XML de Office System pour intégrer les rapports financiers dans une base de données ; cela a permis de réduire de 75% la durée nécessaire à la présentation d'offres dans de nouveaux contrats.

Les tests des capacités XML de Office System réalisés par Hewlett-Packard ont permis de réduire de moitié la durée nécessaire à la création d'un guide des ventes de produits. Les entreprises et les partenaires auront bientôt la possibilité de développer des solutions basées sur XML grâce aux accélérateurs, des outils de création d'applications en cours de développement qui prennent en charge des solutions métier spécifiques.

Productivité : Un verre à moitié plein

Dans les prochains mois et les prochaines années, nous améliorerons Office System en créant de nouvelles solutions performantes et en ajoutant des services Web pour accroître la collaboration et les communications.

Nous travaillons en étroite collaboration avec d'autres leaders de l'industrie pour stimuler de nouvelles innovations qui accéléreront la productivité, la compétitivité et l'agilité. Par exemple, nous avons créé le Center for Information Work afin d'étudier et de démontrer la façon dont le travail sera organisé ces prochaines années. Nous travaillons avec plusieurs entreprises dans le but de former un Conseil de productivité (Information Work Productivity Council) qui rassemble des économistes d'élite et d'autres universitaires afin d'examiner des tendances dans la productivité et comprendre leurs impacts.

Nous avons investi, cette année, plus de 6 milliards de dollars en recherche et développement sur les technologies avancées. Nous avons développé, avec nos partenaires industriels, un nouveau type de PC qui intègre une messagerie vocale, vidéo et texte afin de fournir de meilleures capacités de communication et de collaboration.

En résumé, l'innovation n'est pas prête de s'arrêter. Cela ne veut pas dire que ce défi n'est pas important. Les entreprises et les individus n'ont pas les mêmes besoins et travaillent de manières différentes. Toutefois, ils partagent tous un objectif commun : ils désirent exploiter la technologie afin de comprendre, agir, partager et communiquer des informations, le bien le plus précieux dans le monde.

J'ai le privilège de faire partie de cette révolution technologique qui nous a demandé du temps durant ces deux dernières décennies. Je suis surtout enthousiasmé par les 20 prochaines années. Microsoft investit à long terme sur des produits innovants afin que les personnes travaillent mieux et de manière plus professionnelle et afin de permettre de réaliser des affaires plus profitables.

Jeff Raikes

Pour en savoir plus

Consultez ce bulletin en anglais