MUG - Guide d'utilisation

Les informations décrivant la communauté des Groupes Utilisateurs sont réparties suivant les chapitres :


Phase 1 : Créer un Groupe Utilisateur

Les raisons de la création d’un groupe
Que souhaitez vous réellement faire en démarrant votre groupe ? Transmettre des connaissances et former d’autres personnes? Est-ce pour les opportunités et les perspectives des apprentissages d’égal à égal ou êtes vous plutôt à la recherche d’une meilleure organisation pour organiser des réunions avec d’autres passionnés? Chacun de ces arguments est une bonne raison pour démarrer un Groupe Utilisateur. Avoir un plan articulé de création vous aidera à aller de l’avant et le mettre en place.

Rechercher si un groupe n’existe pas déjà
Tout d’abord, vérifiez bien si un Groupe Utilisateur n’existe pas déjà dans votre domaine de connaissance ou dans votre région géographique. Si il en existe déjà un, soyez clair sur une communication qui vous distinguera des groupes similaires déjà créés. Cela aidera les membres potentiels à s’y retrouver ! Référez vous à la page : Trouvez un Groupe Utilisateur pour déterminer si il en existe déjà un.

L’identité du Groupe Utilisateur
Mettez en avant une documentation sur la création de votre groupe et son histoire. Cela aidera les nouveaux membres à se familiariser avec votre structure plus rapidement. De plus, prenez du temps pour décider du nom du groupe et de son logo. Ce sera la marque de votre groupe et jouera l’image que le reste de la communauté se fait de lui. Rappelez vous qu’un diminutif pourrait être une manière de représenter et de nommer votre groupe.

Trouvez des membres
Tout comme la création une entreprise, contactez tout d’abord les gens les plus proches de vous comme votre famille, vos amis, collègues, paires etc.

Les fonds
Il est très important dans le plan de création de savoir quels genres de dépenses vont être effectuées. Il est presque certains par exemple que vous aurez des dépenses en, location de salles, équipements informatiques, boissons, publicité, posters, hébergement d’un site web. Planifier les coûts et les investissements fera remarquer autour de vous que votre projet est un challenge à long terme !

Les différents panels de communication
Les groupes utilisateurs sont uniques dans le monde des communautés puisqu’ils sont focalisés et prônent les rencontres en face à face comme principal mode de rencontre et d’échange. Les outils Online des communautés (comme les forums ou les chats etc.) peuvent augmenter ces interactions (et vice versa). Pour ces rencontres, créez des agendas de meeting et des listes d’endroits de rencontre possible, comme les salles publiques, les locaux de Microsoft etc. !!

Un site web avec des adresses email spécifiques est aussi une forme intéressante de communication permettant de mettre en avant votre groupe. Une adresse email d’alias général peut servir pour diffuser de l’information ou d’autres requêtes tandis qu’un site web structuré pourra lui contenir des éléments comme les résumés des meetings, des présentations, des articles sur des évènements ou encore une FAQ etc. N’oubliez pas de le référencer sur les outils de recherche existants, afin de faciliter son accès par les membres ou d’autres partenaires ! Il est possible d’intégrer votre site à un autre déjà existant (par exemple pour un club informatique d’une ville X, intégrez le directement sur le site de la ville).

Note: La complexité des sites peut aller du simple au très technique, et dépend uniquement de ce que le groupe à besoin. Vous pouvez parfaitement utiliser par exemple les sites des groupes MSN comme un moyen d’établir rapidement une présence en ligne. Ces sites ne requièrent aucune connaissance technique de construction de site web et vous propose des éléments basics pour soutenir votre groupe utilisateur en ligne.

Organisation structures et rôles
Certains groupes possèdent un président ou un leader, d’autres ont justes des administrateurs. Pour certains groupes, vous aurez besoin de formaliser et de documenter ces rôles, leurs responsabilités, comment les remplir, leur durée, comment le devenir etc.

Ces rôles peuvent être :

  • Un coordinateur de réunion (généralement le président): Permet de garder une cohérence pendant les réunions et garde les personnes présentes sur le bon sujet.
  • Le trésorier : responsable de l’allocation et de la gestion des budgets, incluant les cotisations des membres, les différentes sources de revenues. En général, les personnes occupant ce rôle changent peu fréquemment.
  • Un rédacteur: Responsable des résumés lors des meetings et du contenu du site web, ce genre de rôle change fréquemment et facilement dans un groupe. Il est très important de rédiger des notes lors des réunions et de les mettre en ligne et à disposition de tous pour permettre à ceux qui ne peuvent pas venir d’y accéder et de montrer aux membres potentiels que votre groupe est actif.
D’autres rôles comme web master, organisateur de réunion, relation avec les partenaires peuvent aussi émerger suivant les besoins. Selon ce que le groupe décide ces rôles peuvent changer de personnes à personnes rapidement ou non, il est conseillé d’organiser des rotations aux seins des membres du groupe.

Adoption de directives
Cela peut sonner comme quelque chose de très bureaucratique, mais documenter et publier des aides et guides sur l’évolution du rôle des membres peut éviter des mésententes lors des changements de président ou de membres officiels du bureau.

Phase 2: Communiquer sur son groupe

Publier vos meetings/agenda des évènements
Il est bon de publier vos dates de meeting et les points qui seront abordés. Commencez par poster cette information sur votre site web puis envoyez la aux adhérents et aux potentiels membres que vous aurez identifiés. Vous pouvez aussi inclure des liens dans des messages sur des forums en ligne, ou dans la presse locale (si vous avez le budget).

Faites tous les efforts possibles pour vous synchroniser avec les autres groupes car vous trouverez sûrement un public plus large, plus de salles de réunions et des sujets de discussion plus variés. Au moment de faire venir votre premier « speaker », faites lui faire une présentation en présence de plusieurs groupes utilisateurs de votre région, cela vous permettra de lui donner plus de matière afin de l’inciter à venir.

Enregistrer votre Groupe Utilisateur
Pour aider les membres potentiels à trouver votre Groupe Utilisateur, il est important de l’enregistrer. Il existe des services de recherche et d’enregistrement de groupes qui vous propose des services sur leur site internet.

Visitez la section enregistrement des groupes utilisateurs Microsoft pour plus de détails.

Ecoute des conférenciers
Restez en contact avec les potentiels conférenciers ayant travaillé pour vous et envoyez leur un email incluant votre site web ! Lors d’une prochaine conférence, il aura peut être l’occasion d’utiliser votre groupe comme référence et ainsi d’inciter son audience à devenir membre chez vous!

Autres idées
Quelques groupes utilisateur impriment des cartes de visite avec leur nom et leur site Internet pour les donner à différentes occasions.

Phase 3 : Préparer la première réunion

Avant votre première réunion de groupe, partagez avec vos paires les propositions des phases 1 et 2. Cela aidera à revoir toutes les initiatives de construction du groupe ainsi que de mesurer la faisabilité du projet. Les résultats pourront être publiés et utilisés lors de cette première réunion. (Comme une des premières données à rentrer dans l’historique).

Phase 4 : La première réunion

Essayez d’organiser votre première réunion de manière à y inclure les sujets suivants :

  • Introduction et conversation informelles : Il est toujours bon de donner aux gens présents la possibilité de le faire pour briser la glace avant la réunion en elle-même.
  • Annonces lors de la réunion :
    • Bienvenu aux nouveaux membres
    • Nouvelles sur la finance du groupe
    • Mise à jour des évènements et réunions
    • Mises à jour de la liste des sujets abordés
    • Recrutement de « speakers »
    • Mise à jour du site web et des lettres de news
    • Tous les autres problèmes en rapport avec le groupe qui nécessiteraient une concertation
  • Présentation des membres : C’est une bonne solution pour que les membres apprennent à se connaître et pour augmenter les partages d’informations !
  • Pauses : Ne jamais oublier de les programmer !
  • Apprentissage / Produits / Présentation d’entreprises : Couverture d’une technologie en rapport avec le groupe / Information concernant l’update d’un produit ou une nouvelle marque / Visite d’un speaker.
  • Point clef : Toujours penser à prendre des notes pendant les réunions pour pouvoir ensuite les partager ou les mettre sur des supports comme le site web ou la newsletter.

Essayez toujours de faciliter et d’encourager les discussions libres pour visualiser de quoi ont besoin vos membres et qu’est ce qu’ils apportent au groupe.

Phase 5 et autres : S’amuser et prospérer

Communiquer
Avant chaque réunion, référez vous à la phase 2 pour promouvoir des évènements.

Localiser des « speakers » potentiels
Référez vous à la section : « rechercher des speakers » pour vous faire une idée.

Les bonnes réunions font les bons groupes
Soyez sûr que tous les sujets abordés ont un large publique pour que tous les membres se sentent concernés et évitez de passer toute une réunion sur le même sujet. Les réunions efficaces sont importantes pour permettre au groupe de vivre et d’être sûr de donner du contenu à ses membres régulièrement et de voir comment va le groupe. Vous trouverez un formatage de réunion type au paragraphe : Phase 4A. Essayez aussi d’inclure ces sujets dans vos réunions:

  • "Posez des questions à l’expert du club"
  • Présentation en ligne avec une vidéo conférence.
Retenir les membres
Parfois retenir les membres reste le challenge le plus important pour un groupe utilisateur ; encore plus si les membres ne sont pas tous volontaires et participent à d’autres évènements de ce type. Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations :

  • Créer des objectifs comprenant le respect des durées des lieux et des rendez vous. Gardez aussi à l’esprit qu’un groupe ne se réunissant que peu de fois dans l’année ne sera pas considéré comme voulant investir de son temps pour ses membres.
  • Des réunions bien planifiées sont appréciées et attendues par les membres. Elles confortent le groupe et les potentiels membres.
  • Certains Groupes ont des bulletins de vote sur leur site Internet pour demander à leurs membres de voter sur les sujets des réunions, les locaux ou elles ont lieues, l’heure du rendez vous, cela permet d’impliquer les membres dans la vie du groupe et de ses décisions.
  • Donnez aux utilisateurs une raison de revenir et de revoir votre site Internet. Un forum de discussion Online ou un chat peut être une excellente manière de garder les membres sur son site. Pensez aussi à y mettre l’agenda des prochaines réunions.
Indépendance et santé du groupe
Fondamentalement, le succès et la durée de vie d’un Groupe Utilisateur à long terme viens de son habilité à s’auto financer et à rester indépendant. Il est important d’encourager et de posséder une infrastructure ainsi qu’une liste de procédés qui permettront au groupe de devenir indépendant. Le groupe doit saisir toutes les opportunités et investissement possibles comme la recherche de speakers, l’interaction avec les autres groupes, les partenariats, qui seront les moteurs de sa santé et de sa longévité ! Il faut aussi garder en tête que chaque groupe, a durant une période de sa vie des moments de clarification et de maturation qui sont des périodes normales et vitales.

Les pratiques de partages et de partenariats avec les autres groupes font la force des groupes et permettent aux membres de partager leurs manières d’utiliser les logiciels.

Patience et fun
Etablir des panels de communication prend du temps (plusieurs réunions sont souvent nécessaires) .C’est pendant les premières réunions que les membres décident des futurs systèmes à mettre en places au niveau des communications et relations. Restez toujours ouvert à tout et cette expérience restera “fun” tout en vous apportant beaucoup.