 | Comment créer et gérer son Groupe Utilisateurs |
L’activité des communautés Groupes UtilisateursLes informations décrivant la communauté des Groupes Utilisateurs sont
réparties suivant les chapitres : Phase 1: Créer un groupe utilisateurLes raisons de la création d’un groupe
Que souhaitez vous réellement faire en démarrant votre groupe ? Transmettre
des connaissances et former d’autres personnes? Est-ce pour les opportunités et
les perspectives des apprentissages d’égal à égal ou êtes vous plutôt à la
recherche d’une meilleure organisation pour organiser des réunions avec
d’autres passionnés? Chacun de ces arguments est une bonne raison pour démarrer
un Groupe Utilisateur. Avoir un plan articulé de création vous aidera à aller
de l’avant et le mettre en place. Rechercher si un groupe n’existe pas déjà
Tout d’abord, vérifiez bien si un Groupe Utilisateur n’existe pas déjà dans
votre domaine de connaissance ou dans votre région géographique. Si il en
existe déjà un, soyez clair sur une communication qui vous distinguera des groupes
similaires déjà créés. Cela aidera les
membres potentiels à s’y retrouver ! Référez vous à la page : Trouvez un
Groupe Utilisateur pour déterminer si il en existe déjà un. L’identité du Groupe Utilisateur
Mettez en avant une documentation sur la création de votre groupe et son
histoire. Cela aidera les nouveaux membres à se familiariser avec votre
structure plus rapidement. De plus, prenez du temps pour décider du nom du
groupe et de son logo. Ce sera la marque de votre groupe et jouera l’image que
le reste de la communauté se fait de lui. Rappelez vous qu’un diminutif
pourrait être une manière de représenter et de nommer votre groupe. Trouvez des membres
Tout comme la création une entreprise, contactez tout d’abord les gens les plus
proches de vous comme votre famille, vos amis, collègues, paires etc. Les fonds
Il est très important dans le plan de création de savoir quels genres de
dépenses vont être effectuées. Il est presque certains par exemple que vous
aurez des dépenses en, location de salles, équipements informatiques, boissons,
publicité, posters, hébergement d’un site web. Planifier les coûts et les
investissements fera remarquer autour de vous que votre projet est un challenge
à long terme ! Les différents panels de communication
Les groupes utilisateurs sont uniques dans le monde des communautés puisqu’ils
sont focalisés et prônent les rencontres en face à face comme principal mode de
rencontre et d’échange. Les outils Online des communautés (comme les forums ou
les chats etc.) peuvent augmenter ces interactions (et vice versa). Pour ces
rencontres, créez des agendas de meeting et des listes d’endroits de rencontre
possible, comme les salles publiques, les locaux de Microsoft etc. !! Un site web avec des adresses email spécifiques est aussi une forme
intéressante de communication permettant de mettre en avant votre groupe. Une
adresse email d’alias général peut servir pour diffuser de l’information ou
d’autres requêtes tandis qu’un site web structuré pourra lui contenir des
éléments comme les résumés des meetings, des présentations, des articles sur
des évènements ou encore une FAQ etc. N’oubliez pas de le référencer sur les
outils de recherche existants, afin de faciliter son accès par les membres ou
d’autres partenaires ! Il est possible d’intégrer votre site à un autre
déjà existant (par exemple pour un club informatique d’une ville X, intégrez le
directement sur le site de la ville). Note: La complexité des sites peut aller du simple au très technique, et
dépend uniquement de ce que le groupe à besoin. Vous pouvez parfaitement
utiliser par exemple les sites des groupes MSN comme un moyen d’établir rapidement une présence en ligne.
Ces sites ne requièrent aucune connaissance technique de construction de site
web et vous propose des éléments basics pour soutenir votre groupe utilisateur
en ligne. Organisation structures et rôles
Certains groupes possèdent un président ou un leader, d’autres ont justes des
administrateurs. Pour certains groupes, vous aurez besoin de formaliser et de
documenter ces rôles, leurs responsabilités, comment les remplir, leur durée,
comment le devenir etc. Ces rôles peuvent être : 
| Un coordinateur de réunion (généralement le président): Permet de garder
une cohérence pendant les réunions et garde les personnes présentes sur le
bon sujet. |
| Le trésorier : responsable de l’allocation et de la gestion des budgets,
incluant les cotisations des membres, les différentes sources de revenues. En
général, les personnes occupant ce rôle changent peu fréquemment. |
| Un rédacteur: Responsable des
résumés lors des meetings et du contenu du site web, ce genre de rôle change
fréquemment et facilement dans un groupe. Il est très important de rédiger
des notes lors des réunions et de les mettre en ligne et à disposition de
tous pour permettre à ceux qui ne peuvent pas venir d’y accéder et de montrer
aux membres potentiels que votre groupe est actif. |
D’autres rôles comme web master, organisateur de réunion, relation avec les
partenaires peuvent aussi émerger suivant les besoins. Selon ce que le groupe
décide ces rôles peuvent changer de personnes à personnes rapidement ou non, il
est conseillé d’organiser des rotations aux seins des membres du groupe. Adoption de directives
Cela peut sonner comme quelque chose de très bureaucratique, mais documenter et
publier des aides et guides sur l’évolution du rôle des membres peut éviter des
mésententes lors des changements de président ou de membres officiels du
bureau.  Haut de la page
Phase 2: Communiquer sur son groupePublier vos meetings/agenda des évènements
Il est bon de publier vos dates de meeting et les points qui seront abordés.
Commencez par poster cette information sur votre site web puis envoyez la aux adhérents
et aux potentiels membres que vous aurez identifiés. Vous pouvez aussi inclure
des liens dans des messages sur des forums en ligne, ou dans la presse locale
(si vous avez le budget). Faites tous les efforts possibles pour vous synchroniser avec les autres
groupes car vous trouverez sûrement un
public plus large, plus de salles de réunions et des sujets de discussion plus
variés. Au moment de faire venir votre premier « speaker », faites
lui faire une présentation en présence de plusieurs groupes utilisateurs de
votre région, cela vous permettra de lui donner plus de matière afin de
l’inciter à venir. Enregistrer votre Groupe Utilisateur
Pour aider les membres potentiels à trouver votre Groupe Utilisateur, il est
important de l’enregistrer. Il existe des services de recherche et
d’enregistrement de groupes qui vous propose des services sur leur site
internet. Visitez la section enregistrement des groupes utilisateurs Microsoft pour
plus de détails. Ecoute des conférenciers
Restez en contact avec les potentiels conférenciers ayant travaillé pour vous
et envoyez leur un email incluant votre site web ! Lors d’une prochaine
conférence, il aura peut être l’occasion d’utiliser votre groupe comme référence
et ainsi d’inciter son audience à devenir membre chez vous! Autres idées
Quelques groupes utilisateur impriment des cartes de visite avec leur nom et
leur site Internet pour les donner à différentes occasions. Haut de la page Phase 3: Préparer la première
réunionAvant votre première réunion de groupe, partagez avec vos paires les
propositions des phases 1 et 2. Cela aidera à revoir toutes les initiatives de
construction du groupe ainsi que de mesurer la faisabilité du projet. Les
résultats pourront être publiés et utilisés lors de cette première réunion.
(Comme une des premières données à rentrer dans l’historique). Haut de la page Phase 4: La première réunionEssayez d’organiser votre première réunion de manière à y inclure les sujets
suivants :
| Introduction et conversation informelles: Il est toujours bon de
donner aux gens présents la possibilité de le faire pour briser la glace
avant la réunion en elle-même. |
| Annonces lors de la réunion : |
1. Bienvenu aux nouveaux membres
2. Nouvelles sur la finance du groupe
3. Mise à jour des évènements et réunions
4. Mises à jour de la liste des sujets abordés
5. Recrutement de « speakers »
6. Mise à jour du site web et des lettres de news
7. Tous les autres problèmes en rapport avec le groupe qui nécessiteraient une concertation
| Présentation des membres: C’est une bonne solution pour que les
membres apprennent à se connaître et pour augmenter les partages
d’informations ! |
| Pauses: Ne jamais oublier de les programmer ! J |
| Apprentissage / Produits / Présentation d’entreprises: Couverture
d’une technologie en rapport avec le groupe / Information concernant l’update
d’un produit ou une nouvelle marque /
Visite d’un speaker. |
Point clef
| Toujours penser à prendre des notes pendant les réunions pour pouvoir
ensuite les partager ou les mettre sur des supports comme le site web ou la newsletter. |
Essayez toujours de faciliter et d’encourager les discussions libres pour
visualiser de quoi ont besoin vos
membres et qu’est ce qu’ils apportent au groupe. Haut de la page Phase 5 et autres : S’amuser et
prospérerCommuniquer
Avant chaque réunion, référez vous à la phase 2 pour promouvoir des évènements. Localiser des « speakers » potentiels
Référez vous à la section : « rechercher des speakers » pour
vous faire une idée. Les bonnes réunions font les bons groupes
Soyez sûr que tous les sujets abordés ont un large publique pour que tous les membres
se sentent concernés et évitez de passer toute une réunion sur le même sujet. Les
réunions efficaces sont importantes pour permettre au groupe de vivre et d’être
sûr de donner du contenu à ses membres régulièrement et de voir comment va le
groupe. Vous trouverez un formatage de réunion type au paragraphe : Phase
4A. Essayez aussi d’inclure ces sujets dans vos réunions:
| "Posez des questions à l’expert du club" |
| Présentation en ligne avec une vidéo conférence. |
Retenir les membres
Parfois retenir les membres reste le challenge le plus important pour un groupe
utilisateur ; encore plus si les membres ne sont pas tous volontaires et participent
à d’autres évènements de ce type. Vous trouverez ci-dessous quelques
recommandations :
| Créer des objectifs comprenant le respect des durées des lieux et des
rendez vous. Gardez aussi à l’esprit qu’un groupe ne se réunissant que peu de
fois dans l’année ne sera pas considéré comme voulant investir de son temps
pour ses membres. |
| Des réunions bien planifiées sont appréciées et attendues par les membres.
Elles confortent le groupe et les potentiels membres. |
| Certains Groupes ont des bulletins de vote sur leur site Internet pour
demander à leurs membres de voter sur les sujets des réunions, les locaux ou
elles ont lieues, l’heure du rendez vous, cela permet d’impliquer les membres
dans la vie du groupe et de ses décisions. |
| Donnez aux utilisateurs une raison de revenir et de revoir votre site
Internet. Un forum de discussion Online ou un chat peut être une excellente
manière de garder les membres sur son site. Pensez aussi à y mettre l’agenda
des prochaines réunions. |
Indépendance et santé du groupe
Fondamentalement, le succès et la durée de vie d’un Groupe Utilisateur à long
terme viens de son habilité à s’auto financer et à rester indépendant. Il est
important d’encourager et de posséder une
infrastructure ainsi qu’une liste de procédés qui permettront au groupe
de devenir indépendant. Le groupe doit saisir toutes les opportunités et
investissement possibles comme la recherche de speakers, l’interaction avec les
autres groupes, les partenariats, qui seront les moteurs de sa santé et de sa
longévité ! Il faut aussi garder en tête que chaque groupe, a durant une
période de sa vie des moments de clarification et de maturation qui sont des
périodes normales et vitales.
Les pratiques de partages et de partenariats avec les autres groupes font la
force des groupes et permettent aux membres de partager leurs manières
d’utiliser les logiciels. Patience et fun
Etablir des panels de communication prend du temps (plusieurs réunions sont
souvent nécessaires) .C’est pendant les premières réunions que les membres
décident des futurs systèmes à mettre en places au niveau des communications et
relations. Restez toujours ouvert à tout et cette expérience restera “fun” tout
en vous apportant beaucoup.
Haut de la page Enregistrer un groupe utilisateurLes bénéfices de l’enregistrement de votre groupe:
| Le référencement vous apporte tout d’abord de la visibilité sur le site
Microsoft. En effet, plusieurs milliers de personnes utilisent les services
d’enregistrements de groupes pour trouver lequel est le plus adapté à leur
besoin. |
| De plus les Groupes Utilisateurs référencés ont aussi accès à des
ressources, comme les logiciels d’évaluations, les speakers, les newsletters et
des services de support logistique divers. |
 Pour enregister, votre Groupe Utilisateur, cliquez ici.
Haut de la page Trouver un groupe utilisateurVisitez le portail « Rechercher un Groupe Utilisateur » pour
rechercher le groupe correspondant à vos besoins. Vous pouvez aussi utiliser
les outils de recherche en ligne ou aller directement sur les sites de groupes
utilisateurs qui ne sont pas forcément enregistrés. Haut de la page Trouvez un évènement spécifique à un groupePour cela, nous vous conseillons d’aller directement contacter les groupes.
Vous pouvez les rechercher par localisation géographique et par produits sur la
page de recherche. Haut de la page Les conférenciers « speakers »Une des plus grande demande des membres est : la présence des conférenciers ;
vous trouverez ci-dessous des recommandations pour répondre à cette
demande : Tout le monde peut faire des présentations
Gardez dans l’esprit que n’importe quel utilisateur expert autour de vous peut
être un présentateur potentiel. Peut être qu’un de vos collègues de travail
ferait un bon présentateur, un client ou un encore un partenaire avec qui vous
travaillez ! Vous pouvez aussi faire des demandes sur un chat ou dans des
newsgroups à des connaissances qui vous semblent avoir de bonnes connaissances
à partager. Les ressources utilisables pour trouver un « speaker » Description | References | Rechercher un MVP: Le programme MVP Microsoft est une reconnaissance et une gratification
mondiale qui identifie individuellement
des personnes autours du globe
qui ont envie de partager leur passion pour une technologie ou leur
esprit de solidarité autour d’une communauté. Les MVPs Microsoft sont reconnus
à la fois pour leur connaissance et leur expertise mais aussi pour cette
passion du partage de la connaissance avec les communautés techniques
Microsoft. |
| Le programme MVP Microsoft |
| Envoyez un email au coordinateur des groupes utilisateurs en France : Carine Ray |
| Regional Directors: Les Regional Directors ne sont pas des employés Microsoft –Ce sont des
développeurs indépendants, architectes, formateurs, et autres professionnels
qui propose à Microsoft un lien avec les communautés. Ces experts peuvent
vous informer sur les perspectives et ce dont vous avez besoin pour
développer aujourd’hui avec des logiciels .NET, ils peuvent vous aidez si
vous avez besoin de formations sur
l’implémentation de tout type de solutions ou sur le .NET framework. |
| Programme Regional Directors Microsoft |
| Cette ressource est présente sur le site de Microsoft et vous permet
de rechercher des ressources en terme d’offres Microsoft, incluant les
partenaires certifiés « gold », les partenaires « éducation », mais aussi les
revendeurs ou encore les producteurs indépendants de logiciels utilisant les
technologies Microsoft. | | N’oubliez pas vos communautés |
| Les auteurs d’articles |
| Les universités |
| Les entreprises locales |
| Lorsque vous assistez à un évènement ou une conférence
d’entreprise, n’hésitez pas à dialoguer avec le conférencier qui pourra
sûrement faire une présentation pour votre groupe. |
| Etc. |
|
Lorsque vous avez un « Speaker »
Si le temps le permet, préparez un plan de secours de dernière minute dans le
cas d’une annulation subite de la présentation. Haut de la page Joindre un groupePour joindre un Groupe Utilisateur, vous devez tout d’abord trouver celui
qui correspond le mieux à vos besoins, à la fois en terme de produit mais aussi
d’un point de vue géographique puis prendre contact avec eux par email ou en
assistant à un de leur évènement sur place en face a face. Référez vous à la
section trouvez un Groupe Utilisateur pour plus de détails.
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