Planifier un rendez-vous

Les rendez-vous sont des activités pour lesquelles vous bloquez du temps dans votre calendrier. Ils n'impliquent ni invitation d'autres personnes, ni réservation de ressources. Vous pouvez planifier des rendez-vous périodiques, visualiser vos rendez-vous par jour, semaine ou mois et définir des rappels.

Vous pouvez spécifier comment les rendez-vous de votre calendrier doivent être présentés aux autres utilisateurs en spécifiant votre disponibilité pour l'heure du rendez-vous : occupé, provisoire ou absent du bureau. De même, les autres utilisateurs peuvent vous donner l'autorisation de planifier des rendez-vous et de les modifier dans leurs calendriers.

Créer un rendez-vous

Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Rendez-vous.

Raccourci clavier Pour créer un rendez-vous, appuyez sur Ctrl+Maj+A.

Dans la zone Objet, tapez une description.

Dans la zone Emplacement, tapez le lieu du rendez-vous.

Tapez les heures de début et de fin.

Conseil : Vous pouvez taper des mots et des expressions spécifiques dans les zones Heure de début et Heure de fin à la place des dates. Vous pouvez, par exemple, entrer Aujourd'hui, Demain, Jour de l'an, Dans deux semaines à compter de demain, Dans un semaine à compter d'hier, Trois jours avant le Jour de l'an ainsi que la plupart des noms de jours fériés.

Sélectionnez les autres options souhaitées.

Pour rendre le rendez-vous périodique, dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Périodicité .

Cliquez sur la fréquence du rendez-vous (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle), puis sélectionnez les options de périodicité.

Cliquez sur OK.

Dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Vous pouvez ajouter rapidement un nouveau rendez-vous en utilisant la nouvelle fonction Cliquez pour ajouter un rendez-vous dans Microsoft Office Outlook 2007. Placez le pointeur de la souris sur une zone vide de la grille du calendrier, puis cliquez pour ajouter un rendez-vous.

Modifier un rendez-vous

Ouvrez le rendez-vous à modifier.

Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Modifier les paramètres d'un rendez-vous qui ne fait pas partie d'une série
  1. Modifiez les options de votre choix (objet, lieu et heure par exemple).
  2. Dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Enregistrer et fermer.
- Modifier les paramètres de tous les rendez-vous d'une série
  1. Cliquez sur Ouvrir la série, puis modifiez les options de votre choix (objet, lieu et heure par exemple).
  2. Pour modifier les options de périodicité, dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous périodique, cliquez sur Périodicité. Modifiez les options (heure, critère ou plage de périodicité), puis cliquez sur OK.
  3. Dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous périodique, cliquez sur Enregistrer et fermer.
- Modifier les paramètres d'un rendez-vous faisant partie d'une série
  1. Cliquez sur Ouvrir cette occurrence.
  2. Dans l'onglet Rendez-vous périodique, modifiez les options de votre choix (objet, lieu et heure par exemple).
  3. Dans le groupe Actions de l'onglet Rendez-vous périodique, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Dans l'option Calendrier, vous pouvez faire glisser le rendez-vous vers une autre date. Vous pouvez également modifier le sujet en cliquant sur le texte descriptif, puis en appuyant sur la touche F2, et en tapant vos modifications.

Définir un rendez-vous comme périodique

Ouvrez le rendez-vous que vous voulez rendre périodique.

Dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous périodique, cliquez sur Périodicité.

Cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle) du rendez-vous, puis sélectionnez les options de périodicité.

Dans le groupe Actions de l'onglet Rendez-vous périodique, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Définir un rendez-vous comme privé

Créez ou ouvrez le rendez-vous que vous souhaitez rendre privé.

Dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous périodique, cliquez sur Privé.

Raccourci clavier Pour définir un élément comme privé, appuyez sur ALT+H, V.

Important : Il n'est pas recommandé de se reposer sur la fonctionnalité Privé pour empêcher d'autres personnes d'accéder aux détails d'un rendez-vous, d'un contact ou d'une tâche. Pour assurer que d'autres personnes ne peuvent pas lire les éléments marqués comme privés, ne leur accordez pas l'autorisation en lecture sur votre dossier Calendrier, Contacts ou Tâches. Une personne disposant d'une autorisation en lecture sur vos dossiers peut afficher les détails d'un élément privé à l'aide de méthodes de programmation ou d'autres applications de messagerie électronique. Utilisez la fonctionnalité Privé uniquement lorsque vous partagez vos dossiers avec des personnes de confiance.

Pour conserver le caractère privé de rendez-vous individuels, nous conseillons de les créer dans un calendrier distinct.

Définir ou supprimer un rappel

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Pour tous les rendez-vous que vous créez
1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
2. Pour activer ou désactiver automatiquement un rappel pour chaque nouveau rendez-vous ou nouvelle réunion, activez ou désactivez la case à cocher Rappel par défaut.
3. Si vous avez activé cette case à cocher, spécifiez combien de temps avant le rendez-vous le rappel doit apparaître.

Pour les rendez-vous existants
1. Ouvrez le rendez-vous ou, s'il est périodique, ouvrez la série.
2. Pour activer ou désactiver un rappel, dans le groupe Options de l'onglet Rendez-vous, dans la liste Rappel, cliquez sur Aucun ou sur l'heure à laquelle vous souhaitez être averti en avance du rendez-vous.