5 fonctionnalités pour mettre Outlook au service de votre activité de réseautage.
|
Intégrer une image dans votre signature de mail, créer des listes de distribution pour faciliter la diffusion d’informations, partager votre calendrier avec les membres de votre réseau, ne plus oublier les anniversaires, organiser vos contacts…En 5 fiches pratiques, découvrez comment le faire facilement avec Outlook 2007. Sur cette page1. Créer une signature contenant une imageLe pavé de signature de vos emails est un moyen de communiquer des informations utiles mais également de rappeler ce que vous faites. Vous pouvez insérer la signature à tout instant à la fin de votre courrier ou bien l’afficher automatiquement avant la saisie du texte. Etape 1 : Mettre en place votre signature
Vous devez indiquer un nom de signature en cliquant d’abord sur le bouton Nouveau puis renseigner le texte de la signature dans la zone de texte en bas de la fenêtre. La figure 1 montre une image et un texte.
Etape 2 : Mettre en forme le texte et insérer une image dans votre signature : Comme vous pouvez le constater sur la figure, le texte de la signature peut être enrichi en choisissant la police de caractère, la taille et des attributs comme le gras, l’italique ou bien le souligné. Des couleurs peuvent être aisément appliquées sur le texte tout comme une image (votre logo par exemple) qu’il suffit d’insérer en cliquant sur le bouton Image Etape 3 : Insérer un lien actif Pour insérer un lien actif vers une page web ou votre programme de messagerie par défaut, cliquez sur l’icône « Insérer un lien hypertexte »  Figure 2 : Intégration d’un lien actif pointant vers une page web. 2. Créer des listes de distribution pour améliorer le partage de l’information.Une liste de distribution est un groupe d’adresses email que vous employez pour envoyer un message commun. Par exemple une liste peut être utilisée pour envoyer des informations à tous les membres de votre club ou bien pour tous les contacts qui partagent les mêmes centres d’intérêt ou d’expertise. Etape 1 : créer la liste Vous créez une liste de distribution de la manière suivante :
La figure 3 montre la fenêtre de création d’une liste de distribution avec trois contacts insérés. Etape 2 : Utiliser une liste de distribution pour faire un envoi groupé Pour utiliser une liste distribution dans un nouveau message, effectuez les opérations suivantes :
La figure 5 montre le nom de la liste insérée dans une des zones des contacts. Si vous placez votre liste de distribution dans la zone Copie cachée « Cci », les destinataires ne verront pas les adresses des autres contacts, contrairement à la zone « A » ou « Cc » (en copie). Ce dispositif peut être intéressant pour garder une certaine confidentialité des adresses internet. 3. Faciliter la prise de rendez-vousLe calendrier d’Outlook 2007 offre de nouveaux dispositifs pour l’échange des informations avec d’autres personnes. Vous pouvez partager vos calendriers, rechercher des calendriers en lignes, envoyer un calendrier par courrier électronique, publier votre calendrier et gérer de manière simple et ergonomique le contenu des agendas en affichant les informations par jour, par semaine, par mois, en présentant la semaine de travail ou la semaine entière. Figure 6 : Présentation des informations dans le calendrier Comment envoyer votre calendrier par courrier électronique ? 4. Ne plus oublier les anniversairesSouhaiter leur anniversaire à nos contacts est un signe fort d’attention (à condition cependant de le faire avec sincérité). Nous ne le faisons pas tout simplement par négligence, oubliant cette date. La fonction calendrier d’Outlook peut vous aider à ne pas oublier les anniversaires de vos contacts ou pourquoi pas celui de la création de leur société.
Figure 8 : Rendez-vous d’anniversaire 5. Organiser vos contacts en définissant des catégoriesOutlook 2007 facilite l’identification de vos contacts par catégorie. Vous pouvez dans l’interface apposer des pastilles de couleur sur chacun de vos contacts, au moment de la saisie des informations du contact ou après. La figure 9 montre des personnes regroupées par catégorie. Pour créer des catégories :
Vous pouvez également trier les noms à l’intérieur des catégorie en double-cliquant simplement sur le titre de la colonne Catégorie.
Figure 9 : Tri des contacts par catégorie Outlook 2007 propose également de définir des sous catégories de couleur différente pour chaque contact. Il suffit de redéfinir d’autres pastilles colorées pour le même nom (Figure 10).
Figure 10 : Sous catégorie dans une liste Comment nommer les catégories ?
Pour modifier le nom, effectuez les opérations suivantes :
Figure 11 : Renommer une catégorie Article écrit par Rémy Lentzner pour Place des réseaux. |
Les polices manquantes sont un problème fréquent pour les imprimeries lorsque la tâche d'impression est fournie par le client. L'Assistant Composition à emporter vous aide à éviter ce problème en incorporant les polices à votre publication. Une fois que les polices sont intégrées, les données font partie de la publication et vous n'avez pas à fournir les polices séparément. Si vous livrez la publication sous forme de fichier PDF, les polices sont aussi incorporées. |
à droite de l’icône Carte de visite.
puis renseignez les paramètres nécessaires au lien. La Figure 2 montre les différentes possibilités du lien.
puis choisissez le nom de la liste de distribution et terminez par le bouton OK.
Quelques conseils