En moyenne, les collaborateurs passent 48 % de leur temps à rechercher et à analyser des informations. Une recherche d’informations pertinente peut réduire considérablement les coûts

La multiplication des sources de contenus d’informations accessibles dans les organisations est telle qu’aujourd’hui on peut estimer qu’en moyenne les collaborateurs consacrent 48 % de leur temps à rechercher et à analyser des informations (soit respectivement 9,6 heures par semaine), ce qui coûte à une entreprise environ 22 400 € par employé par an.

Au-delà du temps perdu, les difficultés et les coûts générés par les défauts des solutions de recherche sont multiples :

• Surcharge des systèmes de communication (messagerie, téléphone…) sur-sollicités par les utilisateurs au cours de leur recherche.
• Duplication non contrôlée de l’information : les utilisateurs copient en de nombreux exemplaires (sur leur disque dur, sur le réseau) les informations qu’ils ont du mal à trouver par ailleurs.

Ces copies multiples aboutissent à des informations non pertinentes, obsolètes, qui entraînent à leur tour un défaut de qualité dans les processus de l’organisation.

Des solutions existent pour faciliter la recherche des informations dans l’ensemble de l’organisation, du poste de travail jusqu’aux multiples sources de contenu et données structurées (système de gestion de production, base de données de gestion de relation client, bases décisionnelles…) ou non structurées (documents, messages électroniques…), tout en conservant la sécurité d’accès à l’information. La fonction de recherche permet même de trouver des experts au sein d’un réseau social, défini par l’ensemble des relations de domaines de compétences, hiérarchiques, de proximité géographique…

Une gestion cohérente du contenu d’entreprise pour apporter plus de productivité et d’efficacité

La bonne gestion de l’information et des connaissances de l’entreprise, de l’administration ou de l’hôpital est devenue une activité clé pour nous tous. La fulgurante pénétration de l’Internet grand public a permis de faire émerger des concepts (Wiki, blogs, moteurs de recherche …) qui ont paradoxalement permis au marché des solutions du monde professionnel de se poser la question de gestion des connaissances sous une autre forme. De façon schématique, la gestion de contenu dans le monde professionnel obéit à un objectif simple : exploiter le capital intellectuel de l’organisation, entreprise ou administration, pour faciliter la prise de décision et favoriser l’innovation, et elle passe par 3 phases distinctes : la production de contenu, la capitalisation et la diffusion.

Le pari de l’amélioration de la performance des collaborateurs commence donc par la mesure de la valeur des usages qu’ils font et peuvent faire du poste de travail étendu. Cette mesure donne tout son sens à une stratégie d’infrastructure optimisée où l’intégration native de Microsoft Office SharePoint Server 2007 permet une réduction consécutive des coûts. La valeur des usages prend sa source dans le fait même que ce poste de travail étendu ramasse toutes les tâches quotidiennes des utilisateurs, leur permettant ainsi d’avoir une interface unique, un même environnement fluide de tâche en tâche. Cette valeur se mesure par des gains de maturité dans la productivité, de réactivité, de qualité sur toutes les tâches citées.

L’infrastructure sous-jacente, intégrée dans sa conception, est ensuite source de réduction des coûts globaux de possession (TCO) : logiciels, hardware, réseaux, développement, intégration, maintenance seront à comparer à une infrastructure plus hétérogène, à tout ce qu’elle suppose en termes d’intégration et de maintenance, à ce qu’elle offre comparativement à un environnement utilisateur intégré.