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Technologies d'optimisation des infrastructures de productivité
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Les technologies de communications unifiées et collaboration (UC&C, Unified Communications and Collaboration) de Microsoft intègrent des outils de collaboration et de communication vers des applications professionnelles familières de Microsoft. Ces solutions offrent des fonctionnalités telles que l'indicateur de présence, le courrier électronique et la messagerie unifiée, y compris sur les téléphones portables et assistants numériques (PDA). Elles mettent également à disposition de puissants outils de recherche, de gestion de workflow et de création d'espaces de travail en équipe.
La distance n'est plus un obstacle à la communication et à la collaboration. Vos clients et partenaires veulent joindre votre entreprise à tout instant, où qu'ils soient. Vos employés souhaitent travailler ensemble, qu'ils partagent les mêmes locaux ou qu'ils se trouvent à différents endroits de la planète. Enfin, les services informatiques doivent pouvoir fournir de meilleurs services de collaboration et de communication avec un budget et des ressources réduits.
La solution
Les fonctionnalités suivantes sont intégrées aux applications de productivité que vos employés utilisent chaque jour :
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Messagerie unifiée (avec agenda, messagerie électronique, messagerie vocale et système de télécopie intégrés)
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Espaces de travail en équipe
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Indicateur de présence amélioré
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Messagerie instantanée texte, voix et vidéo
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Partage d'applications
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La technologie de gestion de contenus d'entreprise (ECM, Enterprise Content Management) de Microsoft est une solution intégrée de gestion de l'ensemble du cycle de vie d'un contenu non structuré. La solution ECM améliore la productivité de l'entreprise en aidant les employés à trouver et à réutiliser des informations facilement. Elle rationalise le processus de création de documents collaboratifs et permet de publier des informations sur les sites Web en temps voulu. Les entreprises utilisent également cette solution pour se conformer à la réglementation et aux lois en vigueur qui régissent la conservation des documents, tout en gagnant en efficacité dans leurs processus commerciaux internes.
La solution
La technologie d’ECM de Microsoft comprend :
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Les solutions de gestion de documents,
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La gestion des archives,
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La gestion de contenus Web
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Et la gestion des formulaires électroniques.
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Toutes ces technologies sont basées sur une plate-forme parfaitement intégrée qui réduit les coûts et les difficultés pour les services informatiques. Elles intègrent :
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Des référentiels de documents évolutifs et fonction de recherche.
Les entreprises organisent et classent le contenu dans un référentiel centralisé, ce qui fournit aux collaborateurs une méthode cohérente pour trouver facilement des informations. Par exemple, la typologie de contenu associe des classes de documents, tels que les « Contrats », à des métadonnées, des workflows de gestion des informations, et des modèles. Cela favorise l'application d'une classification, de stratégies et de modèles cohérents dans toute l'entreprise. Grâce au moteur de recherche intégré, les employés retrouvent ces informations et bénéficient des connaissances de tous les membres du réseau. De plus, les utilisateurs repèrent avec exactitude les informations structurées provenant de progiciels intégrés comme SAP et Siebel.
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La gestion des droits intégrée et les services Excel.
Les employés limitent l'accès à leurs documents grâce à la gestion des droits intégrée. Les droits d'accès attribués suivent le document dans tous ses transferts afin d'assurer une protection permanente. Les personnes attribuent également des droits d'accès utilisateur à des éléments en particulier et suppriment de leurs documents les informations confidentielles, comme les révisions et les commentaires, avant publication finale. Avec les services Excel, la possibilité de n'afficher que certaines parties d'une feuille de calcul dans une interface Web permet à son auteur d'en protéger les données confidentielles.
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Les Workflows de documents.
Grâce aux workflows de documents intégrés, les employés bénéficient de possibilités de création, de suivi et de collaboration pour les processus axés sur les documents, à partir des suites Microsoft Office 2007. Les documents ont la possibilité d'afficher les alertes importantes et les informations sur les tâches, ce qui guide les employés à travers les étapes d'un workflow. À l'aide d'outils tels que Microsoft Office SharePoint Designer 2007, les entreprises développent des workflows supplémentaires et les déploient sur des référentiels de documents.
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Les stratégies de gestion des archives.
Les entreprises appliquent différentes stratégies de gestion des informations à leurs documents afin de se conformer à un plan d'archivage, comme des stratégies de durée de conservation (qui définissent le temps d'archivage d'un document), des stratégies de suivi (qui consignent les accès et les utilisations) et des stratégies de code-barres/étiquetage (qui associent des documents physiques à un élément électronique). À l'aide des workflows de fin de vie, les entreprises définissent ainsi l'action à prendre lorsque la durée de conservation arrive à son terme.
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La création et publication de contenu Web.
Les entreprises utilisent le nouvel éditeur DHTML et le processus intégré d'approbation du contenu pour créer et publier du contenu Web en temps voulu, avec un investissement minimum en ressources informatiques.
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La gestion des formulaires électroniques.
À l'aide de Microsoft Office InfoPath 2007, les entreprises créent des formulaires électroniques et les déploient sur différents canaux, comme les sites Web, les périphériques mobiles et les applications clientes qui supportent le format RTF. Les employés définissent des règles de validation des informations saisies ou configurent les formulaires pour qu'ils se remplissent automatiquement à partir d'ERP ou d'autres systèmes en réseau, via les services Web.
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