Pour accroître leur efficacité, les entreprises se doivent de trouver mais aussi d’exploiter et analyser plus rapidement les informations parmi un nombre gigantesque et croissant de données dont elles disposent. Cette quête s’étend aussi aux personnes et aux compétences. Les organisations doivent donc mettre en place de réelles infrastructures favorisant le travail d’équipe, à la fois au sein de l’entreprise mais également avec leurs clients, fournisseurs et partenaires. Tout en fluidifiant les différents processus métier.

Pour satisfaire les besoins de ce nouveau monde du travail, de nouvelles technologies prennent de plus en plus d’ampleur et suscitent l’intérêt du public. La gestion de contenus, l’analyse décisionnelle, la sécurité des informations, les logiciels de collaboration, les portails, les outils de recherche, etc. sont devenus les thèmes prioritaires des entreprises, qui accompagnent souvent les transformations des organisations pour affronter les nouveaux défis (concurrence élargie, nécessité de réagir plus vite et de raccourcir les cycles de mise sur le marché, faire mieux avec moins …).

Aujourd’hui, les organisations veulent optimiser leurs investissements sur les postes de travail bureautiques, en fonction de leurs contributions à l’amélioration de productivité qu’ils permettent. Historiquement introduite sous la forme de logiciels pour améliorer l’efficacité personnelle (traitement de texte, tableur), la bureautique a depuis évolué pour intégrer des fonctions de communication et de collaboration. Bien que largement déployée, l’image de la bureautique dans les organisations reste souvent contrastée. Ceci est largement dû au manque de visibilité, au niveau global, des usages réels sur le terrain. Pourtant les analyses sur le terrain le confirment, les usages de la bureautique démontrent une pénétration en profondeur des systèmes d’information, une appropriation très large des outils par les utilisateurs, sans distinction de niveau hiérarchique ou de fonctions.
Ainsi, cette large appropriation des outils du poste de travail représente une opportunité à saisir pour faciliter les transformations évoquées plus haut.

Si, du fait de son caractère historique, la productivité personnelle associée aux outils bureautiques a souvent focalisé l’attention, elle ne représente pourtant qu’un des facteurs d’accroissement de l’efficacité au global dans les organisations.
Ainsi, le développement de la performance collective est lié à trois domaines :

•	Permettre des communications unifiées et la collaboration : • Parfaitement intégrés et unifiés, les espaces de travail et les systèmes de communication sont accessibles à partir des postes de travail et des appareils mobiles. Ils permettent aux équipes internes, clients, partenaires et fournisseurs de partager les informations en temps réel. • Dans la mesure où les informations sont faciles à rechercher, à utiliser et à partager quelle qu’en soit la source (individus, documents, communications unifiées et données), les entreprises accélèrent la mise sur le marché, favorisent l’innovation et réagissent plus vite aux attentes de leurs clients.
•	Fournir des outils pour prendre les bonnes décisions : • Accéder à l’ensemble des données disponibles, les analyser pour mieux piloter l’activité. • Apporter à tous les collaborateurs la meilleure compréhension de leur activité. • Partager la même version des données à travers l’entreprise pour des décisions plus rapides et plus pertinentes.
•	Renforcer les règles de gestion du contenu en entreprise : • Les fonctions d’archivage et de protection des informations permettent de se conformer aux stratégies d’entreprise et aux obligations légales en vigueur. • Les formulaires électroniques et la gestion des flux simplifient et élargissent l’accès aux processus métier collaboratifs dépassant même le cadre de l’entreprise. • Bien intégrés, les systèmes se fondent aisément à l’infrastructure existante et la renforcent sans pour autant accroître les coûts de mise en œuvre.