Emi Music

Le commerce numérique représente aujourd’hui près de 5 % du chiffre d’affaires global d’EMI Music. Il devenait difficile pour les employés de créer manuellement les tableaux de reporting, et ce dans les 40 filiales du groupe. La société a donc décidé d’automatiser le processus afin de faciliter la tâche de ses collaborateurs et de rendre un meilleur service client.

« Grâce à un suivi efficace des performances, nous gardons une parfaite maîtrise sur l’ensemble de la chaîne de distribution numérique. Sur le plan opérationnel, nous pouvons veiller à ce que nos filiales locales respectent scrupuleusement les délais qui leur sont imposés et satisfassent, par conséquent, les objectifs commerciaux que nous nous sommes fixés sur ce marché. »

Michael Laffey, Directeur et Responsable des opérations numériques internationales

Problématique

EMI Music produit des artistes et des compositeurs de renommée internationale et est à la tête d’une impressionnante collection musicale. Avec l’explosion de la musique en ligne, le commerce numérique représente aujourd’hui près de 5 % du chiffre d’affaires global de l’entreprise. À l’heure où EMI Music enregistrait une forte croissance sur le marché du numérique, l’entreprise a compris que, pour assurer une chaîne de distribution numérique de haute qualité, elle devait avoir une bonne visibilité et une grande transparence sur ses performances. Richard Piercy, directeur du programme international chez EMI Music déclare : « Nous avons environ 40 filiales dans le monde qui créent et réunissent, chacune, des informations sur les versions numériques. Chaque version s’accompagne d’un travail artistique, de composants audio et de métadonnées. Dans le monde numérique, la synchronisation et la coordination des composants sont vitales. Si tous les composants ne sont pas au rendez-vous en même temps, nous n’arrivons pas à respecter les dates de sortie et laissons inévitablement échapper des ventes ».

À l’origine, EMI Music a mis en place une procédure semi-manuelle pour connaître l’état de sa chaîne de distribution. L’entreprise collectant les données une fois par mois, l’analyse était purement historique. « Nous avons réuni toutes nos données dans une base de données Microsoft SQL Server 2000 et exporté ces informations dans un document Microsoft Excel. » À partir de là, un employé créait un tableau croisé dynamique pour organiser ces informations, réalisait des diapositives Microsoft PowerPoint faisant ressortir les tendances, puis les envoyait aux différentes filiales. Il fallait compter environ deux jours. « Avec l’explosion du marché numérique, nous devions automatiser le reporting et accéder à des informations à jour. Avec des informations de production précises, nous voulions mieux coordonner les processus de la chaîne de distribution et favoriser la proactivité de nos équipes pour accroître la qualité globale. »

Solution

EMI Music s’est adressé à IMGroup, partenaire Microsoft Gold spécialisé dans la gestion des performances d’entreprise, pour mettre en œuvre Microsoft Office Business Scorecard Manager 2005. En présentant les performances sous forme graphique, les tableaux de bord donnent une excellente visibilité. Ils présentent et classent toute une série d’indicateurs chargés de surveiller l’efficacité de la chaîne de distribution numérique. Les tableaux de bord peuvent ensuite être publiés au sein du portail Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003. Le lien avec Microsoft Excel est maintenu pour laisser le personnel analyser en détail les données du tableau de bord. IMGroup a aussi fait appel aux outils de création de rapports de Microsoft SQL Server 2000 pour créer et publier des analyses. Aujourd’hui, les données des versions numériques sont mises à jour au quotidien. Les utilisateurs peuvent consulter les informations sur le site Microsoft SharePoint Portal Server 2003 et les informations peuvent faire l’objet d’analyse par permutation d’axes (région ou type de produit, par exemple). Les dirigeants évaluent correctement l’efficacité de l’entreprise et les équipes de production améliorent la ponctualité et l’exactitude de leurs livraisons. La présence de feux tricolores permet de surveiller l’atteinte des objectifs en continu. Ainsi, un feu rouge signale qu’une date a glissé ou qu’il reste du travail à réaliser, alors que le vert dénote une parfaite réussite. Le tableau de bord est essentiellement une représentation visuelle facile à comprendre et à interpréter.

Les bénéfices

EMI Music compte sur cet outil pour optimiser ses performances d’un bout à l’autre de la chaîne de distribution numérique.

• Une visibilité accrue des performances du groupe
  La direction peut surveiller les performances, faire ressortir les exceptions, et prendre les mesures qui s’imposent. Grâce à une bonne visibilité des indicateurs de performance clés, les équipes de production peuvent immédiatement redresser la barre et accélérer la livraison des composants pour respecter les délais.



• Des données stratégiques mises en avant
  La nouvelle solution a révolutionné la façon de collecter et de traiter les données les plus stratégiques : le reporting peut se faire de manière proactive (estimations) ou réactive (données historiques) pour améliorer en continu les performances de la chaîne de distribution. Ainsi, une fois la chaîne de distribution optimisée, EMI Music pourra respecter scrupuleusement les délais et dynamiser les ventes. De plus, la direction et les équipes de production d’EMI Music ont quasiment accès en temps réel aux mesures de performances stratégiques et peuvent analyser les nouvelles données au jour le jour, un atout concurrentiel majeur et une réactivité immédiate.



• Des gains réels pour tous les utilisateurs
  Tout d’abord, le groupe gagne du temps sur l’analyse des graphiques et des tableaux tous les mois : il est désormais inutile de distribuer des rapports dans le monde entier puisque les informations sont accessibles via le portail. De même, en collaborant de cette manière, les équipes de production gagnent alors en efficacité.



• Une solution évolutive et simple à mettre en place
  Du fait de l’intégration de Business Scorecard Manager 2005 avec Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Microsoft SQL Server et la suite Microsoft Office, IMGroup a pu mettre en œuvre la solution dans les meilleurs délais. La solution d’IMGroup offre une grande capacité d’évolution. EMI Music peut donc étendre ses processus de reporting à d’autres domaines de la chaîne de distribution numérique.

Technologies

EMI Music a basé ses performances sur une plate-forme Microsoft composée d’outils complémentaires et évolutifs :

• Microsoft Office Business Scorecard Manager 2005
  L’application fournit aux collaborateurs des tableaux de bord pour gérer leur activité. Ils ont une vue complète sur leur activité grâce à des indicateurs graphiques qui indiquent l’atteinte et la tendance des résultats.
  
• Microsoft® SharePoint Portal Server 2003
  Cet outil permet aux entreprises de développer un portail intelligent qui connecte sans faille les utilisateurs, les équipes et les savoirs de l'entreprise.
  
• Microsoft® Office
  Cette suite bureautique complète facilite les tâches quotidiennes des utilisateurs : ergonomie, gamme complète de fonctionnalités…
  
• Microsoft® SQL Server 2000
  Ce système de gestion de bases de données client-serveur fournit des solutions évolutives et une puissante solution d'entreposage des données.
  

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