Mercuri Urval

Les 25 assistantes de Mercuri Urval bénéficient désormais de l’automatisation de l’ensemble du processus administratif de réception des candidatures. À la clé : 30 % de gain de productivité en moyenne et amélioration du service aux candidats.

« Aujourd’hui, nous sommes capables de répondre immédiatement à un candidat qui nous contacte pour savoir où il en est dans le processus de sélection. »

Isabelle Dupart, Assistante de recrutement

Enjeu

Facile de se porter candidat à une offre en ligne. Un courrier électronique, un CV en fichier joint et le tour est joué. De leur côté, les consultants en charge des recrutements croulent sous les candidatures et perdent du temps à qualifier et classer les CV, tout en devant assurer la relation avec les candidats. Jusque fin 2002, les 25 assistantes de recrutement de Mercuri Urval France géraient manuellement ce flux électronique. « Je pouvais passer jusqu’à 50 % de mon temps à saisir dans notre base les noms, prénoms, coordonnées et référence de l’annonce. Il fallait aussi s’occuper de la conversion des CV joints pour les imprimer et adresser des accusés de réception à chaque candidat », se souvient Isabelle Dupart, assistante de recrutement qui travaille pour le compte de trois consultants. Ce temps est désormais révolu.

Solution

En place depuis début 2003, l’application CDP (Candidate Data Processing) a automatisé l’ensemble du processus de qualification et de première prise de contact avec les candidats. C’est la filiale française du groupe de recrutement suédois qui a initié cette application. Application qui est appelée à se généraliser dans les 22 pays où le groupe est implanté. Tout CV reçu en fichier joint par mail est analysé par le CDP. Un premier filtrage permet d’éliminer les courriers indésirables (spams) qui représentent environ 30 % des « candidatures ». La solution extrait ensuite automatiquement les noms, prénoms, coordonnées des mails et CV, puis les intègre dans la base de données des candidatures. Les références des annonces, que les candidats doivent indiquer dans l’objet de leurs mails, sont également relevées. Dans la grande majorité des cas, l’application reconnaît l’ensemble des champs. Dans le cas contraire, le CDP adresse un message électronique au candidat pour lui indiquer que certaines informations de sa candidature n’ont pas été reconnues. Ce dernier est alors invité à remplir un formulaire d’identification sur le site internet du cabinet et joindre son CV.

Les bénéfices

Le CDP permet essentiellement aux assistantes en charge du traitement des CV de dégager du temps et, de ce fait, améliorer la qualité de service rendue aux postulants.

• Environ 30 % de gains de productivité
  Le gain de temps moyen est de l’ordre de 30 %. Une optimisation qui a permis de dégager du temps aux assistantes pour la relation candidat et client, certains départs d’assistantes n’ont pas été remplacés.



• Plus de réactivité à l’égard des candidats
  L’outil CDP ne s’arrête pas en si bon chemin puisqu’il va classer les candidatures dans la bonne mission, adresser aux candidats des accusés de réception et convertir en .doc tous les formats de CV (HTML, PDF…). C’est seulement une fois que ces tâches ont été réalisées par le CDP que les assistantes reçoivent dans leur messagerie Microsoft Outlook un mail les avisant du traitement administratif d’un nouveau dossier. Aujourd’hui, plus de 90 % des candidatures arrivent par mail. Tous les matins, chaque assistante récupère dans sa messagerie entre 20 et 200 CV sans avoir à se soucier de leur gestion administrative. Les candidatures qui lui sont adressées concernent les missions en cours des consultants avec qui elle travaille.



• Une valeur ajoutée non négligeable
  Le CDP donne une réelle valeur ajoutée à l’activité des assistantes. « Nous n’avons plus qu’à lancer l’impression des CV. L’impact sur la qualité de la relation avec les candidats est immédiat », souligne Isabelle Dupart, qui peut désormais se concentrer sur son travail d’interface entre les candidats, les consultants du cabinet et les entreprises clientes. Le CDP est synonyme d’une activité à flux tendus pour les consultants. Ils reçoivent quasiment en temps réel les candidatures alors qu’il y avait auparavant un délai d’au moins 24 heures avant qu’ils ne les réceptionnent. Un véritable plus pour les candidats.



• Une meilleure traçabilité des candidatures
  Pour Jean-Christophe Veyrine, Directeur des systèmes informatiques de Mercuri Urval France, membre du IT Board International et coordinateur du CDP, puisque le développement a été initié par la filiale française, « la solution nous assure une bien meilleure traçabilité des candidatures qu’avec un traitement manuel. À chaque offre correspond un code de référence spécifique au support (presse ou internet) sur lequel elle a été publiée. Le CDP nous permet ainsi de suivre en temps réel le rendement de chaque annonce en fonction de son support de diffusion. »
  Les filiales italiennes et suédoises sont les prochains pays qui seront équipés du CDP. Petit à petit, les 22 filiales du groupe devraient déployer cette application.

Technologies

C’est sur l’environnement .NET que CDP a été développé par Altima. « L’environnement .NET présente de nombreux avantages pour gérer le multilinguisme, l’interface avec la messagerie électronique et des bases de données hétérogènes », déclare Frédéric Grignion, directeur technique d’Altima.

• Microsoft® Visual Studio .NET
  Visual Studio se compose de plusieurs outils de développement qui permettent de conjuguer des langages dans un environnement.NET particulièrement adapté à des applications Web ASP et services Web XML.
  
• Microsoft® SQL Server 2000
  Ce système de gestion de bases de données client-serveur fournit des solutions évolutives et une puissante solution d'entreposage des données.
  
• Microsoft® Office 2003
  Cette suite bureautique complète facilite les tâches quotidiennes des utilisateurs : ergonomie, gamme complète de fonctionnalités...
  
• Microsoft® ISA Server
  Cette solution avancée de pare-feu applicatif, réseau privé virtuel (VPN) et cache Web permet aux entreprises d'optimiser les investissements informatiques existants tout en améliorant la sécurité et les performances du réseau.
  

Le CDP est appelé à s’interfacer avec le Business Information System (BIS), l’application métier d’ores et déjà utilisée dans toutes les entités du groupe. Le développement du BIS sur une architecture Microsoft .NET est au programme afin d’optimiser l’interface avec le CDP.

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