Les boulangeries PAUL

Chez les boulangeries PAUL, depuis novembre 2003, une soixantaine de salariés des services achat, facturation et codification bénéficient d’un système d’information enrichi, à la fois flexible et ergonomique. Et, depuis le début de l’année 2005, les employés de 220 magasins de l’enseigne profitent de fonctionnalités innovantes associées à des transactions en temps réel.

« Avec les années, de moins en moins de personnes connaissaient les arcanes de notre application de gestion. La complexité de notre solution 100% Maison ne nous mettait plus à l’abri de certains dysfonctionnements », indique Christian Pacan, Directeur du système d’information (DSI) du Groupe Holder. Entre Entre ses dizaines de pains différents (144 sortes), ses gammes de petits gâteaux et entremets, sa viennoiserie, ses sandwiches et sa gamme traiteur, la production des magasins PAUL brille par sa diversité. Les boulangers de chaque magasin doivent ainsi jongler entre les matières premières et les recettes tout au long de la journée pour proposer tout l’éventail des produits aux clients. Une priorité : faire en sorte que les clients trouvent ce qu’ils cherchent. Si les produits en question sont encore chauds, c’est encore mieux.

L'enjeu

Les boulangers/pâtissiers de chaque magasin s’organisent tous les jours pour confectionner et cuire des produits chauds tout au long de la journée au plus près de leur moment de consommation. « Il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas avoir prévu assez de tel produit et trop de tel autre. C’est la base du commerce que de savoir prévoir les besoins de ses clients », lance Gérard Decoene, responsable adjoint de trois magasins PAUL implantés au centre commercial V2 de Villeneuve d’Ascq. Un casse-tête pour les responsables de la fabrication des magasins qui doivent prévoir et calculer les quantités de produits semis finis à préparer pour le lendemain. Courant 2003, la direction du groupe HOLDER, maison mère de l’enseigne PAUL, décide que les responsables de magasin doivent être en mesure de planifier, en se fondant sur des historiques, les types et les quantités de produits qui seront fabriqués tout au long d’une journée donnée. L’occasion d’optimiser l’utilisation du stock de produits semi-finis de chaque magasin et de rationaliser les commandes au niveau central. Des gains qui se démultiplient au niveau de 220 magasins pour au final générer des économies conséquentes et un meilleur service aux clients. La direction affiche clairement sa volonté de responsabiliser ses responsables terrain en leur donnant des outils performants sur tes registres et la gestion de leurs magasins.

Solution

D’abord consolider les fondations avant de décentraliser. Début 2003, c’est au niveau des services centraux du groupe HOLDER en charge du référencement des produits semi-finis, de la facturation et des achats que le déploiement de Microsoft Dynamics AX a commencé en impliquant une soixantaine d’utilisateurs avec l’objectif d’y intégrer ensuite les responsables de quelques 220 magasins et les gestionnaires des entrepôts. L’intégration est confiée à Colombus IT Partner. Pour Christian Pacan, il fallait gagner du temps, de la souplesse et de la fiabilité. « Nous recherchions une solution qui réponde aux besoins du siège, des magasins et des entrepôts. Notre objectif premier n’était pas d’augmenter la productivité ni de réduire le nombre de salariés, mais d’enrichir le système d’information de chaque magasin pour faciliter le travail des employés et fabriquer nos produits au bon moment et dans la meilleure qualité. »

Depuis début 2005, les magasins sont équipés de Microsoft Dynamics AX. L’occasion pour les responsables des magasins de découvrir toute une batterie de fonctionnalité qui facilite la vie. En fonction des historiques des ventes détaillés par produits et par tranche horaire, les responsables créent leurs « plans de pétrissage » qui indique aux responsables de la fabrication tout ce qu’ils devront produire pour le lendemain. « Les recettes sont détaillées avec les exactes quantités de matières premières. Les responsables n’ont plus qu’à préparer leurs stocks tampon la veille, sans avoir de fastidieux calculs à faire. Ce sont les ventes de la semaine précédente qui nous servent de références », explique Gérard Decoene qui a été impliqué très en amont dans ce projet. Cerise sur le gâteau, une fonction de commande de réapprovisionnement automatique, paramétrée selon des alertes, a été développée, assistant les employés dans leur travail. C’est dans un troisième temps que les responsables des entrepôts ont eu la possibilité d’exploiter les ressources de Microsoft Dynamics AX pour gérer leurs stocks.

Technologies

Le système de gestion des magasins PAUL repose sur la solution Microsoft suivante :

Microsoft Dynamics AX
La solution Microsoft Dynamics AX est particulièrement adaptée aux entreprises qui souhaitent investir sur un système de gestion complet dont la flexibilité lui permet d’intégrer beaucoup de développements spécifiques. Microsoft Dynamics AX se prête en outre particulièrement à des déploiements à l’international.

Les bénéfices

En utilisant Microsoft Dynamics AX, les boulangeries PAUL obtiennent les bénéfices suivants :

• Une adhésion des utilisateurs
  « Nous avons pris soin d’impliquer, en amont et d’une manière forte, les utilisateurs dans la définition de leur besoins », indique Christian Pacan, Directeur du système d’information (DSI) du Groupe HOLDER. Les employés bénéficient d’une formation théorique et d’un accompagnement personnalisé sur le terrain adaptés à leur poste : un jour pour un responsable de ventes, trois jours pour un responsable de magasin. Deux mois suffisent pour former l’ensemble des utilisateurs en magasins. « J’ai veillé à bien expliquer à toute l’équipe les ressorts de la solution. C’est nécessaire car la planification de la fabrication entraîne une nouvelle façon de répartir la charge de travail sur la journée », souligne Gérard Decoene, responsable adjoint des trois enseignes PAUL qui emploient 60 salariés sur le centre commercial V2 de Villeneuve d’Ascq. Et ce dernier d’ajouter, « La porte est ouverte. Je suis d’ailleurs en train de former 2 salariés. Les vendeurs sont en effet susceptibles de saisir eux-mêmes les invendus dans le système. Il m’a fallu moins de 15 jours pour comprendre la logique d’utilisation du système alors que je n’utilisais pas l’informatique auparavant. »



• Une augmentation du chiffre d’affaires des magasins
  « Microsoft Dynamics AX est une véritable mine d’or pour nous. C’est le fer de lance de la boutique. En répondant précisément aux besoins de notre clientèle, c'est-à-dire, le bon produit au bon moment, nous réalisons de meilleures ventes et enregistrons des augmentations sensibles de chiffre d’affaires », s’enthousiasme Gérard Decoene. Grâce à la gestion prévisionnelle des plans de fabrication, les responsables des magasins n’ont pas à faire des allers et retours permanents entre la boutique et les fourneaux pour dire aux boulangers de lancer la fabrication de tel ou tel produit. Il n’y a pas de rupture de production et les invendus ont été considérablement réduits.



• Des gains de productivité
  Microsoft Dynamics AX génère un gain de productivité au niveau des services administratifs du siège grâce, notamment, grâce à la suppression de la gestion d’une partie des factures. Les gains sont également qualitatifs. Pour Christian Pacan, « les magasins sont informés en temps réel de toute modification faite au siège, limitant ainsi les coûts et les risques d’erreur. La solution permet d’avoir une information disponible et partagée. »



• Autonomie totale et solution sur mesure
  Microsoft Dynamics AX intègre entre 10 et 20 % de spécifiques. C’est une équipe interne de 7 personnes du service étude de la direction informatique qui a assuré l’intégralité de ces travaux, en utilisant les outils de développements web de Microsoft Dynamics AX. Et c’est cette même équipe qui a conduit la migration de la filiale britannique. Un gage d’autonomie pour les développements futurs qui ne manquent pas.

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Exergue

« Microsoft Dynamics AX est une véritable mine d’or pour nous. C’est le fer de lance de la boutique. En répondant précisément aux besoins de notre clientèle, c'est-à-dire, le bon produit au bon moment, nous réalisons de meilleures ventes et enregistrons des augmentations sensibles de chiffre d’affaires. »

Gérard Decoene, Responsable adjoint des 3 enseignes PAUL du centre commercial V2 de Villeneuve d’Ascq.

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