L’Hôpital Saint-Louis

Les enjeux critiques de santé publique liés à la traçabilité des patients et du processus de stérilisation des instruments ont conduit l’hôpital Saint-Louis à substituer son système manuel par le progiciel OPTIM Stérilisation. Une solution qui améliore la traçabilité et optimise la productivité des vingt aides-soignants qui stérilisent chaque année plus de 1 200 m3 de dispositifs médicaux.

« La traçabilité des lots stériles fait partie d’un dispositif global visant à écarter les risques d’infections nosocomiales et s’opère à travers un double axe patient et processus », indique Domitille Tessier, pharmacien assistant au sein de l’hôpital.

Créé en 1607, l’hôpital Saint-Louis est spécialisé dans la dermatologie et la cancérologie. Il dispose de 684 lits. Préoccupation très sensible depuis les épisodes du sang contaminé et de la maladie de Creutzfeldt-Jakob, la traçabilité du processus de stérilisation des instruments obéit à une réglementation très stricte. Un dispositif de traçabilité qui s’applique aux quelque 1 200 m3 d’instruments traités chaque année par le service de stérilisation qui regroupe 24 personnes.

L’enjeu

La journée démarre par la collecte des « compositions » contenant entre 1 et 150 instruments auprès des différents services de l’hôpital. «Nous stérilisons près de 1 000 ‘compositions’ par jour», souligne Domitille Tessier. Il était donc indispensable d’une part, de substituer le système de traçabilité manuel du processus de stérilisation des instruments chirurgicaux et de consultation par un progiciel intégré et d’autre part, d’évoluer vers un dispositif de traçabilité croisée du parcours des patients et du processus de stérilisation des instruments.

Solution

En place depuis début 2003, l’application CDP (Candidate Data Processing) a automatisé l’ensemble du processus de qualification et de première prise de contact avec les candidats. C’est la filiale française du groupe de recrutement suédois qui a initié cette application. Application qui est appelée à se généraliser dans les 22 pays où le groupe est implanté. Tout CV reçu en fichier joint par mail est analysé par le CDP. Un premier filtrage permet d’éliminer les courriers indésirables (spams) qui représentent environ 30 % des « candidatures ». La solution extrait ensuite automatiquement les noms, prénoms, coordonnées des mails et CV, puis les intègre dans la base de données des candidatures. Les références des annonces, que les candidats doivent indiquer dans l’objet de leurs mails, sont également relevées. Dans la grande majorité des cas, l’application reconnaît l’ensemble des champs. Dans le cas contraire, le CDP adresse un message électronique au candidat pour lui indiquer que certaines informations de sa candidature n’ont pas été reconnues. Ce dernier est alors invité à remplir un formulaire d’identification sur le site internet du cabinet et joindre son CV.

Les bénéfices

Grâce à cette solution, l’hôpital Saint-Louis s’est conformé à la réglementation en vigueur sur la traçabilité et a accru l’efficacité du service de stérilisation de l’hôpital.

• Conformité du dispositif de traçabilité avec la réglementation en vigueur
  Le processus s’amorce par la pré-désinfection manuelle des instruments et se poursuit par leur lavage en laveur désinfecteur d’instruments ou manuel pour les dispositifs médicaux non immergeables. Un écran de contrôle apporte alors une aide précieuse aux agents de stérilisation et IBODE. L’outil OPTIM garantit la fiabilité du processus qui s’achève par la stérilisation des instruments dans des autoclaves. « Le non-respect des procédures relatives à la succession de chacune de ces quatre étapes est autobloquant : un message d’erreur apparaît sur l’écran et l’outil OPTIM permet de réduire le temps dédié à ce poste », indique Domitille Tessier.



• Le progiciel limite les risques d’erreur tout en améliorant l’efficacité du personnel grâce à l’accès temps réel aux photos, vidéos et commentaires associés à chaque « composition »
  Terminées les saisies manuelles des « compositions », qui se répétaient à chaque stérilisation et généraient de nombreuses erreurs. «Le parcours des ‘compositions’ est désormais tracé sur toutes les étapes à travers la saisie de code à barres. ». En outre, « la base centralisée Microsoft SQL Server contient la description et les spécificités de traitement de chacune des 3 000 compositions différentes utilisées dans l’hôpital. Lors du lavage, ces indications sur le type de traitement à suivre ou sur le démontage de l’instrument apparaissent et permettent de s’assurer de la qualité de cette étape», décrit Domitille Tessier. Il en est de même pour l’étape suivante, le conditionnement : six écrans permettent d’accéder aux descriptifs précis, mais aussi aux photos des « compositions ». «L’outil OPTIM Stérilisation permet de limiter tout risque d’erreur à ce poste clef du processus », souligne Domitille Tessier.



• Réponse en temps réel aux blocs opératoires sur l’exigence en temps du processus de stérilisation ; statistiques très fines de l’activité (par période, service demandeur, poste de traitement et opérateur...)
  Autre avantage décisif de l’outil OPTIM : le reporting. « OPTIM Stérilisation permet d‘accéder à une très large panoplie de statistiques. Son couplage avec les outils Office apporte une souplesse considérable pour leur consultation et leur transfert vers les services administratifs internes ou externes dans le cadre de vérifications de notre dispositif de traçabilité », précise Domitille Tessier. Ces requêtes peuvent être multiples selon le type de composition, une période, un patient, un service… « Cet outil permet d’analyser très finement l’activité par poste de traitement et par personne, mais aussi de répondre en temps réel et de façon très précise aux demandes des blocs opératoires sur l’avancement du processus de stérilisation », ajoute Domitille Tessier.

Technologies

Solution OPTIM « stérilisation » est basée sur les solutions Microsoft suivantes :

• Microsoft® .NET Framework
  Le Framework est un environnement permettant de créer une application afin de faciliter l’intégration avec d'autres systèmes.
  
• Microsoft® Visual Basic 6.0 et C
  Visual Basic est un environnement de développement intégré. Il permet de créer des applications fenêtrées, pratiquer la programmation événementielle et créer des programmes relativement rapidement.
  
• Microsoft® Office 2003
  Cette suite bureautique complète facilite les tâches quotidiennes des utilisateurs: ergonomie, gamme complète de fonctionnalités…
  

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Exergue

« L’outil ‘OPTIM Stérilisation’ permet de mettre en œuvre un dispositif très performant de traçabilité croisée des patients et processus, de réduire les risques d’erreurs et d’améliorer notre processus de stérilisation complexe basé sur un modèle de production industriel. »

Domitille Tessier, Pharmacien assistant à l’hôpital Saint-Louis

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