Outlook est un logiciel de gestion d'informations personnelles et de messagerie vous permettant d'organiser vos messages, vos rendez-vous, vos contacts et vos tâches. Il vous offre également la possibilité de créer un carnet d'adresse en stockant et organisant l'ensemble des coordonnées de vos correspondants.
Le carnet d'adresses Outlook vous permet notamment de stocker des noms, des adresses de messagerie, des numéros de téléphone et des listes de distribution.
Vos collaborateurs viennent souvent vous demander les coordonnées des clients ou fournisseurs de votre entreprise que vous avez stockées dans votre carnet d'adresses Outlook ? Vous pouvez leur donner un accès direct à ces informations en les partageant.
1. Vous possédez déjà un carnet d'adresses professionnelles enregistré sous Outlook et vous souhaitez le partager afin que chacun puisse y avoir accès. Pour ce faire, choisissez tout d'abord Dossiers publics dans la liste des dossiers. Choisissez ensuite Tous les dossiers publics, puis avec le bouton droit de la souris, faites apparaître un menu contextuel dans lequel vous optez pour Nouveau dossier...
2. Une boîte de dialogue Créer un dossier s'affiche alors, dans laquelle vous pouvez choisir le type de dossier à créer. Cliquez sur Elément(s) Contact dans le menu déroulant, sous l'intitulé Contenu du dossier, puis nommez le dossier. Pour notre exemple, nous avons choisi de l'appeler Contacts partagés. Cliquez sur OK pour terminer la création du dossier.
3. Une fois votre dossier Contacts partagés créé, il vous faut importer le contenu de vos contacts vers celui-ci. Pour ce faire, avec le bouton droit de la souris, cliquez sur votre dossier Contacts dans la liste des dossiers, puis dans le menu contextuel qui s'affiche alors, choisissez Copier "Contacts"... Dans la fenêtre Copier le dossier, sélectionnez Contacts partagés, puis cliquez sur OK.
4. Lorsque votre dossier Contacts est copié dans le dossier Contacts partagés, vous pouvez le renommer à votre guise (ici, Stéphanie). Chacun peut alors, de son propre PC, accéder à votre carnet d'adresses partagé. En outre, chaque collaborateur de votre entreprise peut, s'il le souhaite, partager son carnet d'adresses, en procédant de la même manière.
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