Donner vie aux feuilles de calcul grâce aux graphiques d’Excel

Structuration des données

Il est toujours plus facile de créer un graphique à partir de données correctement présentées. Une présentation idéale comprend des titres dans la première colonne, ligne par ligne, et des catégories sur la première ligne, colonne par colonne, tandis qu’il ne doit pas y avoir de ligne ou de colonne vide entre les titres et les en-têtes et les données, ni entre les données.

Avant de créer un graphique, réfléchissez à ce que vous voulez montrer. Cela permet de sélectionner le type de graphique adéquat. Il existe en effet de très nombreux types de graphiques possibles, dont seuls les principaux sont présentés ci-dessous :

• Un histogramme propose des barres verticales, un graphique en barre les présentant horizontalement. Ces types sont bien adaptés à la présentation de montants ou de quantités dans le temps.
• Les courbes sont bien adaptées à la mesure d’une certaine continuité dans le temps. Elles peuvent se combiner efficacement avec des histogrammes ou d’autres courbes. Les graphiques en aires sont voisins : ils représentent l’amplitude d’une variation sur une période donnée de manière continue.
• Les graphiques en secteurs s’utilisent pour afficher le pourcentage par rapport à un total. Vous disposez de secteurs 2D, de secteurs 2D éclatés, de secteurs 3D, de secteurs 3D éclatés, de secteurs de secteur et de barres de secteur. Vous pouvez sélectionner un secteur et le déplacer à votre guise pour mettre en valeur certaines données, en « explosant » le graphique. Les graphiques en anneau sont une variante de ce type, mieux adaptées à la représentation de plusieurs séries de données.
• Les graphiques personnalisés sont des combinaisons de graphiques standards. La plupart de ces graphiques sont mis en forme de manière à agrémenter la présentation ou à apporter un peu de variété par rapport aux graphiques de base. Vous pouvez notamment choisir un type pour chaque série de données.

Les graphiques peuvent souvent être en deux (2D) ou trois (3D) dimensions. Un certain nombre de graphiques 3D ne sont en réalité que des graphiques 2D avec une perspective donnant un effet 3D. Un vrai graphique 3D possède trois axes. Ajouter une troisième dimension à un graphique 2D lui donne un intérêt visuel supplémentaire, mais peut le rendre plus complexe à comprendre ou à interpréter. Employez le style 3D avec prudence.

Il est possible de personnaliser vos graphiques pour créer des effets spectaculaires, comme le graphique sophistiqué montré figure 3.21.

Figure 3.21 Graphique Excel

Même après avoir passé un certain temps à mettre au point un graphique, le résultat peut ne pas correspondre à vos attentes. Il est très facile de changer de type de graphique pour en choisir un qui correspond mieux à vos aspirations. Il est même possible de combiner différents types de graphiques. Lors de la comparaison des séries de données dans un graphique, il peut être intéressant de les distinguer en affichant une série comme histogrammes et l’autre comme courbes. La comparaison est ainsi beaucoup plus limpide.

Excel permet de modifier tout ou partie d’un graphique :

• Cliquez sur le bouton Type de graphique dans la barre d’outils Graphique et choisissez un nouveau type dans la palette.
• Effectuez un clic droit sur une série (ou dans un endroit quelconque du graphique pour modifier le graphique dans son ensemble) et activez la commande Type de graphique du menu contextuel pour ouvrir la boîte de dialogue. Effectuez les modifications souhaitées.
• Cliquez sur le bouton Assistant Graphique de la barre d’outils Standard. Choisissez un nouveau type et sous-type de graphique, et cliquez sur le bouton Fin. Cette technique modifie l’ensemble du graphique et non une série de données seulement.
• Choisissez Graphique > Type de graphique pour ouvrir la boîte de dialogue de même nom. Vous choisissez alors un type et un sous-type.

Vous pouvez aisément ajouter ou retirer des séries dans un graphique. Cliquez sur l’une des données (une colonne, une barre, etc.) de la série. Vous remarquez les trois choses suivantes :

• Lorsque vous pointez sur une série, une info bulle vous renseigne sur la nature de la série et affiche la donnée concernée.
• Lorsque vous cliquez sur une donnée, l’ensemble de la série est sélectionné.
• Lorsqu’une série est sélectionnée, les données correspondantes de la feuille de calcul sont entourées d’une bordure bleue.

Pour supprimer une série d’un graphique Excel, sélectionnez-la et appuyez sur la touche Suppr ou choisissez dans la barre de menu Édition > Effacer > Série.

Pour ajouter une série à un graphique, commencez par modifier les données source selon les besoins. Ensuite, sélectionnez le graphique et choisissez dans le menu Graphique > Ajouter des données pour ouvrir la boîte de dialogue de même nom. Vous précisez la plage de cellules que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez utiliser le bouton de réduction pour réduire la boîte de dialogue, ou la déplacer pour mieux voir votre feuille de calcul. C’est une méthode très pratique pour ajouter des données en provenance d’une autre feuille de calcul.

Figure 3.23 Ajout de données Excel

Copiez les données, sélectionnez le graphique et collez-y les données. Vous pouvez utiliser aussi bien la commande Coller du menu contextuel, la commande Édition > Coller, le bouton Coller de la barre d’outils Standard que le raccourci clavier Ctrl+V.

Si vous souhaitez avoir un meilleur contrôle sur la manière dont Excel colle les données, utilisez la commande Édition > Collage spécial pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.

Vous pouvez également insérer les nouvelles données dans le graphique par simple glisser-déposer. Si les données proviennent d’une feuille de calcul autre que celle où le graphique est incorporé, maintenez la touche Alt appuyée pendant que vous tirez les données vers l’onglet de la feuille comportant le graphique. Quand cette feuille est activée, relâchez la touche Alt et déposez les données dans le graphique. Si les données se trouvent dans un autre classeur, ouvrez le classeur concerné et activez la commande Fenêtre, réorganiser pour afficher les deux classeurs à l’écran. Affichez la feuille de calcul contenant les données et la feuille de calcul contenant le graphique. Sélectionnez les données et tirez-les dans le graphique. Un tel collage entre deux classeurs génère une liaison entre ces deux classeurs.

Parfois, après avoir créé votre graphique, vous vous rendez compte que vous n’avez pas choisi les bonnes options ou que vous auriez dû apporter d’autres précisions dans l’Assistant. Vous ne pouvez cependant pas annuler l’insertion d’un graphique. Mais si le graphique est encore sélectionné, il vous suffit d’appuyer sur la touche Suppr pour le détruire. Si le graphique est sur une feuille graphique indépendante, supprimez la feuille, et reprenez tout depuis le début.

Une autre solution consiste à sélectionner le graphique (s’il ne l’est plus) et à réactiver l’Assistant Graphique. Vous modifiez ou complétez vos options et cliquez sur Fin (ou Créer).