Organiser sa journée de travail avec Outlook

Sur cette page

• 1. Mieux gérer votre courrier
• 2. S'organiser avec le calendrier
• 3. Utilisation des Contacts Outlook
• 4. La liste des tâches par excellence
• 5. Dispositifs de stockage (CD, DVD et lecteurs USB)

1. Mieux gérer votre courrier

Vous passez beaucoup de temps à vérifier tous vos comptes e-mail ? Vous passez beaucoup de temps à rechercher des messages dans votre boîte aux lettres ou à supprimer tout le courrier indésirable ? Ne vous inquiétez plus, voici de l'aide :

• Affichage de plusieurs comptes de messagerie
  Outlook 2007 vous permet d'importer des messages d'autres comptes tels que les comptes Hotmail. Allez au menu Outils et sélectionnez Comptes de messagerie, puis Ajouter un nouveau compte de messagerie. Choisissez le type de serveur dans la liste et sélectionnez les options appropriées.
  Une fois l'opération terminée, vous verrez tous vos comptes s'afficher dans les Dossiers Favoris, dans le coin supérieur droit de l'écran Outlook.
• Identification rapide des messages
  Vous pouvez afficher tous les messages provenant d'une seule personne dans une couleur particulière afin de les repérer facilement. Pour ce faire, sélectionnez Organiser dans le menu Outils et utilisez l'option appropriée de l'outil Organiser le dossier Boîte de réception.
  
  Vous pouvez également ranger les messages importants dans des catégories pour en faciliter le suivi. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la colonne Catégories située à droite du message, dans votre boite de réception, et choisissez la couleur de l'indicateur. Les messages marqués d'un indicateur seront tous affichés dans le dossier de recherche Messages classés, dans la partie réservée aux Dossiers de Recherche.
• Réduction du courrier indésirable
  Outlook 2007 vous propose des fonctionnalités qui vous aideront à supprimer le courrier indésirable de votre boîte aux lettres. Vous pouvez dorénavant contrôler les types de messages que vous recevez et leurs expéditeurs. Par défaut, le Filtre de courrier indésirable est déjà activé, mais vous pouvez modifier ses paramètres en allant au menu Actions et en sélectionnant Courrier indésirable.

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2. S'organiser avec le calendrier

Le calendrier d'Outlook vous aide à gérer votre emploi du temps quotidien et à le synchroniser avec un périphérique mobile de manière à y avoir accès même lorsque vous êtes loin de votre PC.

• Création de rendez-vous
  Cliquez sur le bouton Nouveau dans le Calendrier Outlook et entrez les détails, l'heure et la date de votre rendez-vous. Utilisez l'espace vide du bas pour noter d'autres informations sur le rendez-vous, voire pour y faire glisser un document. Cliquez sur le bouton Périodicité... pour définir la périodicité des rendez-vous qui ont lieu régulièrement.
• Affichage et impression
  Utilisez le navigateur de dates pour vous déplacer entre les jours, semaines et mois, et les boutons normaux de la barre d'outils pour sélectionner le nombre de jours à afficher d'un seul coup.
  Vous pouvez, si vous le voulez, ajouter des couleurs à vos rendez-vous pour mieux les repérer. Cliquez avec le bouton droit sur un rendez-vous et sélectionnez Classer. Vous pouvez même paramétrer Outlook de manière à ce qu'il attribue automatiquement une couleur à vos rendez-vous.
  Si vous désirez imprimer votre calendrier, allez au menu Fichier et sélectionnez Imprimer..., puis un style d'impression.
• Partage des informations du calendrier
  Si vous utilisez Outlook avec Exchange Server, vous pouvez partager les informations de votre calendrier avec vos collègues. Pour définir les autorisations de partage, choisissez l'option Partager Mon calendrier... dans le panneau de gauche de votre écran. Pour ouvrir le calendrier d'un collègue, sélectionnez Ouvrir un calendrier partagé... ou sélectionnez son nom dans la liste.

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3. Utilisation des Contacts Outlook

C'est dans les Contacts Outlook que vous enregistrez tous les noms, adresses et autres informations concernant vos clients, collègues, etc. Voici quelques idées qui vous aideront à profiter au maximum des Contacts Outlook :

• Ajout d'une image
  Dans Contacts, ouvrez un contact, cliquez sur le bouton Ajouter une photo au contact et allez au fichier contenant l'image en question.
• Ajout de notes
  Utilisez la partie vide de droite pour noter d'autres informations utiles (itinéraire à suivre pour vous rendre chez le client, carte, lien vers un document, etc.).
• Classement des contacts par catégories
  Cliquez sur le bouton Classer situé dans le Ruban de la fenêtre de Contacts pour regrouper différents contacts (fournisseurs, clients, etc.). Vous pouvez utiliser les affichages prédéfinis pour consulter la liste de vos contacts par catégories.

Vous pouvez également utiliser les noms et adresses enregistrés dans vos Contacts pour une fusion et un publipostage avec Microsoft Word. C'est une option idéale vos messages publicitaires et autres documents promotionnels. Pour ce faire, allez à l'Assistant Fusion et publipostage du menu Outils de Word, et sélectionnez les destinataires à partir des Contacts Outlook lorsqu'on vous le demande.

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4. La liste des tâches par excellence

Vous aimez établir des listes de tâches ou de projets que vous devez effectuer ? Dans ce cas, vous apprécierez la fonctionnalité Tâches d'Outlook.

Sélectionnez Tâches dans le volet de navigation et tapez votre liste de tâches en ajoutant une date d'échéance à chacune d'elles, si vous le voulez. Vous pouvez double-cliquer sur une tâche et y ajouter d'autres informations (état, priorité, pourcentage achevé, rappels, liens vers des fichiers, etc.). Une tâche prend la couleur rouge lorsqu'elle arrive à échéance. Vous pouvez également la cocher pour la marquer comme étant terminée.

Une fois que vous avez appris à connaître l'option Tâches, essayez les opérations suivantes :

• Utilisez le bouton Périodicité... pour créer une tâche que vous devez effectuer régulièrement.
• Utilisez les options d'affichage en bas à gauche de l'écran pour modifier le mode d'affichage de votre liste de tâches.
• Utilisez l'onglet Détails si vous voulez saisir d'autres données telles que des informations concernant la facturation ou les heures ouvrées.
• Si vous utilisez Outlook avec Exchange Server, vous pouvez confier une tâche à quelqu'un à l'aide de l'option Affecter une tâche.

Et si vous préférez coller des post-it sur votre ordinateur pour vous souvenir de ce que vous avez à faire, sélectionnez Notes dans le volet de navigation. Vous pouvez, si vous le souhaitez, tirer une note et la placer sur votre bureau afin de ne pas la perdre de vue !

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