Le dossier "Contacts" de Microsoft Outlook 2010 constitue votre carnet d'adresses de messagerie et votre lieu de stockage d'informations concernant les personnes et les sociétés avec lesquelles vous souhaitez communiquer. Vous pouvez y enregistrer notamment les adresses e-mail, les adresses postales, les différents numéros de téléphone et tout autre type d'informations relatives au contact.
Dans notre exemple, cette mine d'informations sert de source permettant la réalisation d'un publipostage pour un "e-mailing", évitant d'avoir ainsi recours à la création d'une base de données supplémentaire.
A noter : l'utilisation de Word est indispensable pour que l'opération de fusion et publipostage soit correctement effectuée. Ainsi, les noms et les adresses provenant des Contacts Outlook seront fusionnés directement dans le document principal contenant le texte commun à chaque version du document fusionné, puis, chaque e-mail sera ensuite envoyé directement à son destinataire final.
1. Il vous faut tout d'abord créer votre fichier de contacts s'il n'existe pas encore. Si vous en possédez un que vous jugez trop vaste, il peut être judicieux de créer un sous-dossier et d'y rassembler uniquement les contacts dont vous avez besoin pour cette opération. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner "Contacts" dans la liste en bas à droite d'Outlook, puis de cliquer sur "Nouveau groupe de contacts". Une boîte de dialogue vous permet alors de nommer votre nouveau dossier de contacts.
Une fois votre liste de contacts complétée, choisissez "Fusion et publipostage" dans "Actions".
2. La fenêtre qui s'ouvre alors vous permet de déterminer précisément tous les critères de la fusion. Ici, nous choisissons de sélectionner tous les contacts de notre liste et tous les champs Contact. Nous optons également pour la création d'un nouveau document (une lettre type) qui sera expédié via la messagerie électronique et pour lequel nous n'oublions pas de préciser l'objet du message qui sera automatiquement inséré au moment de l'expédition de chaque mail.
Cliquez sur "OK" pour passer à l'étape suivante.
3. Microsoft Word 2010 s'ouvre automatiquement pour vous permettre de créer la lettre type qui sera envoyée par mail. Au démarrage du logiciel, l’onglet Publipostage est automatiquement ouvert.
Sélection des destinataires vous permet de préciser quelle sera la source des données pour le publipostage. Pour utiliser des groupes de contacts Outlook, cliquez sur Sélectionner à partir des Contacts Outlook, puis choisissez le dossier contact souhaité. Une fenêtre s'ouvre, affichant la liste choisie des destinataires du publipostage. Vous pouvez alors effectuer des opérations de tri, de suppression, d'ajout.... Cliquez ensuite sur "OK".
4. Choisissez ensuite l'icône "Insérer un champs de fusion" puis effectuez cette opération pour les différents champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre courrier. Composez également le message à adresser à vos correspondants.
5. Une fois votre courrier rédigé, vous pouvez vérifier le bon fonctionnement de la fusion en cliquant sur l’onglet Révision et sur l’icône .À l'écran, les champs sont alors remplacés par les données correspondantes. Vous pouvez vérifier l'ensemble de votre liste grâce aux flèches de la barre d'outils.
Vous pouvez enfin procéder à l'expédition de votre courrier en cliquant sur l'icône Terminer & fusionner et en sélectionnant Envoyer des messages électroniques… Une fenêtre s'ouvre, vous donnant la possibilité d'affiner les options d'envoi (choix du champ "adresse électronique", modification de l'objet des messages, format des messages, expédition vers l'ensemble des destinataires ou vers certains seulement).
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