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Dans nombre de situations, il est utile d'enregistrer des fichiers d'une façon qui préserve la mise en forme d'origine et permette le partage de fichiers (dans le cas des documents juridiques, bulletins d'information, curriculum vitae, par exemple). Avec Microsoft Office Word 2010, vous pouvez facilement enregistrer un document au format PDF (Portable Document Format) sans avoir besoin de recourir à un logiciel tiers. Un document PDF permet de garantir qu'en cas d'impression ou de consultation en ligne de votre fichier, celui-ci conserve le même format qu'à l'origine, et que ses données ne peuvent pas être modifiées facilement. Bon nombre d'imprimeurs préfèrent souvent recevoir les documents dans ce format. Voici la procédure à suivre :
Téléchargez et installez les modules complémentaires Microsoft Enregistrer en tant que PDF ou Enregistrer en tant que XPS (téléchargeables depuis cette page en français)
Ouvrez le document que vous souhaitez publier au format PDF.
Cliquez sur l’onglet Fichier dans l'angle supérieur gauche de votre écran et sélectionnez Enregistrer sous, puis cliquez sur Type pour faire apparaître la liste (Figure 1).
Figure 1
Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF.
Cliquez sur le bouton Options pour définir les propriétés de publication souhaitées, puis cliquez sur OK (Figure 2).
Figure 2
Pour terminer, cliquez sur Enregistrer.
La possibilité de publier des fichiers au format PDF est très recherchée à l'heure actuelle. Dans les versions précédentes d'Office, cette opération nécessitait le recours à des outils tiers coûteux. Désormais, en sus de Word 2010, cette nouvelle fonctionnalité s'applique également à Microsoft Office Excel 2010, Publisher 2010, PowerPoint 2010, Access 2010, OneNote 2010 et Visio 2010. Et, outre le format PDF, ces mêmes programmes permettent d'enregistrer ou de publier des fichiers au format XPS (XML Paper Specification), pour un partage étendu de vos fichiers.
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