Vencorex choisit Lync pour remplacer l’infrastructure en place et avoir une solution de communication

Vencorex, un acteur majeur de l’industrie chimique, choisit Microsoft Lync pour remplacer l’infrastructure en place et avoir une solution de communication unifiée permettant une simplification des échanges entre les sites.
  
Vencorex est un acteur majeur de l’industrie chimique. En 2012, Perstorp France a été intégré au sein d’une joint-venture avec le groupe PTTGC constituant Vencorex. La solution Lync avait été d’abord choisie en 2011 par la filiale France de Perstorp. Celle-ci exploitait des solutions de téléphonie obsolescentes. La joint-venture et l’agrandissement du groupe ont été l’occasion de remplacer Lync 2010 par Lync 2013. La solution Microsoft a permis d’avoir une seule infrastructure de communication et de réduire les coûts d’exploitation. Un vrai gain de temps et de productivité pour l’entreprise.

Témoignage

Vencorex est une entreprise internationale qui est le fruit d’une joint-venture créée en juin 2012 par les groupes PTTGC et Perstorp. PTT Global Chemical est un leader de la pétrochimie et du raffinage intégré basé en Thaïlande et Perstorp Group est un leader mondial dans plusieurs secteurs du marché des spécialités chimiques. Vencorex emploie 650 personnes réparties sur 7 sites dans le monde notamment en France avec un chiffre d’affaires annuel de 420 millions d’euros.

photo-vencorex.png
« La téléphonie était vraiment en bout de course, il y avait 1000 lignes avec la moitié dont on ne connaissait pas les numéros ».
Pierre Gicquiaud, DSI.

Le besoin d’une téléphonie moderne et unifiée

La filiale France de Perstorp possédait plusieurs équipements obsolètes sur ses sites administratifs et de production. Ces systèmes de communication qui dataient de 30 ans n’étaient pas unifié et engendraient une perte de temps importante. Les annuaires n’étaient jamais à jour, les employés perdaient ainsi beaucoup de temps à trouver le bon interlocuteur. « La téléphonie était vraiment en bout de course, il y avait 1000 lignes avec la moitié dont on ne connaissait pas les numéros. Il n’y avait pas de mise à jour, par exemple on ne savait pas si la personne était présente », explique Pierre Gicquiaud, Directeur des systèmes d’information de Vencorex. Lors d’un déménagement, le coût de gestion pour l’entreprise représentait à chaque fois 500 euros. « Cela nécessitait de tout recâbler et de changer les jarretières optiques », précise Pierre Gicquiaud. Pour cette entreprise internationale, cela devenait très problématique de ne pas faire des conférences à plusieurs au téléphone et de ne pouvoir répondre à un vrai besoin en termes de collaboration. L’absence de messagerie moderne devenait également un frein. Quant à la gestion du budget, il lui était impossible de faire de taxation des appels passés. L’agrandissement de la société avec la joint-venture a poussé Vencorex à migrer vers Lync 2013. « Toute l’IT a dû être séparée, il y a eu une séparation informatique des deux structures donc Vencorex a choisi de remettre en oeuvre une infrastructure Lync. Deux datacenters ont été remontés en France et Lync 2013 permettait cette souplesse d’usage et de continuité de l’activité avec une architecture redondante sur deux datacenters », explique Laurent Auzély, Responsable BU Communications Unifiées chez Exaprobe.

Lync 2010 et Lync 2013 : une solution fonctionnelle et facile d’utilisation
Vencorex a d’abord choisi de faire tester la solution Lync 2010 avant de lancer le projet avec le partenaire Exaprobe. La facilitation d’utilisation de Lync 2010 a séduit les collaborateurs, l’adhésion a été immédiate sur le site malgré une réticence concernant un accessoire. « Le seul bémol au début était le casque pour le téléphone au lieu du combiné, donc on a demandé ce qu’ils privilégiaient, chacun avait ses préférences, on a choisi ces deux options. On a laissé les gens choisir ». Les différentes fonctions de cette plateforme de communication unifiée ont convaincu les collaborateurs que ce soit l’interface pour dialoguer, la messagerie instantanée, le transfert d’appel, le partage d’écran et de documents notamment. Pour le déploiement, la solution s’est d’abord appuyée sur un pool Lync 2010 préexistant et basé en Suède. Un lien télécom a alors été mis en place à travers des passerelles Sonus. Puis Exaprobe a défini une architecture cible en France, et après une phase de collecte et de spécifications, le partenaire a activé les fonctions de voix sur IP Enterprise Voice. Après avoir défini un plan de numérotation, elle a commencé à migrer la téléphonie des sites administratifs avec la mise en place de passerelles et le déploiement des casques et téléphones.

Les collaborateurs ont ensuite bénéficié d’une formation de deux heures pour appréhender Lync 2010 et les formés ont pu le faire pour les autres. Le premier site à bénéficier de Lync en France a été celui de Saint Priest. « C’est un grand site, on avait des contraintes analogiques fortes, il a fallu tout réintégrer via AudioCodes pour avoir des passerelles analogiques », raconte Laurent Auzély. Peu après, l’interopérabilité téléphonie sur le site de production de Pont de Claix a été mise en place. Avec la joint-venture, Lync 2013 est alors venu remplacer Lync 2010.

Au deuxième trimestre 2013, cette nouvelle infrastructure Lync 2013 a été déployée par Exaprobe en 15 jours. Après les tests et la migration, les utilisateurs pouvaient s’approprier la solution. La prise en main a été immédiate, la seule inquiétude était le transfert d’appel raconte Pierre Gicquiaud : « au début les utilisateurs avaient du mal à trouver le transfert d’appel car le symbole est différent mais ils ont vite apprécié que tout soit au même endroit avec Lync 2013 ». Ils sont aujourd’hui 1000 à utiliser cette solution.

Un seul système téléphonique : des bénéfices immédiats
Le fait d’avoir une seule et unique infrastructure de communication a entraîné un gain de temps évident depuis Lync 2010. Il n’y a plus de perte de temps dans la recherche des numéros de téléphone dans les annuaires papiers ou électroniques. La mise à jour peut se faire tous les mois. Les collaborateurs ne courent plus après un interlocuteur indisponible car ils peuvent savoir si celui-ci est en meeting ou même en vacances. Un gain estimé à une vingtaine de minutes par jour. Les collaborateurs peuvent faire des réunions à distance grâce à la fonctionnalité de conférence téléphonique et désormais, de la visioconférence depuis le déploiement de Lync 2013. « La visioconférence pousse les collaborateurs à être plus productifs et à aller à l’essentiel. On a ainsi gagné 50% du temps par rapport à avant par exemple lorsqu’il y a 10 personnes présentes », explique Pierre Gicquiaud.

Et cela évite aux collaborateurs d’autres sites de se déplacer pour une heure de réunion. Pour les commerciaux, la visioconférence est possible depuis Lync 2013 et leur permet de participer à des réunions depuis leur mobile. Un vrai gain de productivité pour Vencorex mais aussi moins de fatigue pour les collaborateurs de l’entreprise. La création de groupes de discussion s’avère également particulièrement utile pour cette population. Enfin, côté équipes IT, une seule personne suffit pour la maintenance de la téléphonie. Prochaine étape pour l’entreprise : installer Lync 2013 sur tous les mobiles, certains collaborateurs ne l’ayant pas encore. Tout avoir sur le même écran s’est révélé un gage d’efficacité dans un écrin design.

Problématique

  • Déployer une solution qui offre une seule et unique infrastructure de communication sur un site industriel critique.
  • Avoir une simplification des échanges entre les différents sites pour une entreprise internationale.

Bénéfices

  • Un système moderne et unique
  • Une mise à jour régulière des annuaires
  • La possibilité de faire des réunions à distance au téléphone et des vidéoconférences
  • Un gain de temps et de productivité important

Consulter les autres témoignages

Par secteur d'activité

Par thème

Par produit

Par effectif de l'entreprise