Le groupe Yves Rocher offre à sa messagerie une cure de beauté et de remise en forme avec Office 365, tout en s’assurant une très haute disponibilité grâce au choix du Cloud

Yves Rocher migre ses outils de messagerie vers Office 365 pour gagner en souplesse, développer de nouveaux usages et accompagner sa forte croissance à l’international.
Pari réussi : l’ergonomie de la solution en mode hébergé et son intégration avec les autres solutions Microsoft satisfont autant les utilisateurs que la DSI.

Témoignage

Yves Rocher, groupe familial et indépendant comprend outre la marque phare éponyme, les Marques Stanhome, Petit-Bateau, Dr Pierre Ricaud, Daniel Jouvane, Kiotis, ID Parfums et Florimar. La Marque Yves Rocher, leader en France dans les produits et les soins de beauté d'origine végétale, connaît une forte croissance à l'international. Europe, Asie, Amérique. En tout, 30 millions de clientes de 88 pays à travers le monde lui font chaque jour confiance.

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Côté messagerie, l'ensemble des huit marques du groupe utilisait une solution historique dans l'entreprise, mais qui arrivait en fin de cycle et dont une mise à jour eut été trop coûteuse. « Le périmètre fonctionnel de la solution existante était figé, explique Alain Hodara, le DSI du groupe. Nous avions de grandes attentes en termes de mobilité, et faire évoluer la solution devenait compliqué ».

Le DSI décide donc de trouver puis de déployer une autre solution. Comme pour tous les projets qui touchent aux environnements critiques de l'entreprise, il se tourne vers une solution dans le Cloud. « Nous trouvons plus pertinent d'externaliser certaines ressources quand nous n'avons pas les moyens de délivrer en interne des engagements de service suffisants. Le Cloud nous assure un meilleur taux de disponibilité », explique Alain Hodara.

Sans aucun a priori ni parti pris, l'équipe IT prend son temps pour évaluer et comparer deux grandes solutions du marché, dont celle de Microsoft. A l'issue de cette sélection, c'est l'offre Office 365 qui est retenue : elle s'avère objectivement plus pratique, plus accessible, et surtout, plus proche des aspirations d'Alain Hodara. « Il était important de choisir une solution qui allait permettre de bien utiliser toutes les possibilités de communication offertes par notre future messagerie », justifie le DSI.

Le DSI entendait en effet profiter du changement d'outil pour mettre un terme à une situation délicate dans l'entreprise : les utilisateurs connaissaient avec l'ancienne solution des difficultés à se connecter en mobilité et n'utilisaient pas les fonctionnalités de messagerie instantanée ni les outils de conférences web pourtant proposés. La faute à une ergonomie trop compliquée, qui ne facilitait ni l'utilisation ni l'appropriation de ces nouvelles façons de communiquer.

Une adoption totale dès le pilote
Le projet démarre avec un pilote mis en place sur la filiale suédoise. 164 boîtes aux lettres personnelles sont déployées ainsi que 5 boîtes partagées (servant pour les salles de réunions). Le pilote est un succès et les nouvelles BAL sont rapidement adoptées par les collaborateurs, qui louent la simplicité d'utilisation de la solution. La DSI voit ainsi son choix conforté et décide de migrer l'ensemble des 5 600 boîtes aux lettres du groupe vers Office 365.
Etalé sur un an, le déploiement a lieu avec l'accompagnement d'Ai3, partenaire Microsoft spécialiste des solutions Cloud de l'éditeur. Site par site, puis filiale par filiale, les boîtes aux lettres sont migrées dans le Cloud. « Les utilisateurs étaient vraiment impatients de pouvoir utiliser leur nouvelle messagerie. Nous avons dû migrer lors des week-ends afin de pouvoir transférer les données et les mails sur la nouvelle solution tout en assurant la continuité de service !», se rappelle Alain Hodara.

Aujourd'hui, Microsoft est un éditeur qui compte au sein du groupe Yves Rocher. Les collaborateurs ont l'habitude de travailler avec des solutions Microsoft puisque les marques utilisent déjà au quotidien Word, Excel ou Powerpoint mais également les outils collaboratifs avec SharePoint. Les codes Microsoft sont déjà connus et maîtrisés par les utilisateurs, ce qui a grandement facilité la migration et l'appréhension de cette nouvelle solution mail. « L'ensemble des collaborateurs a réellement apprécié de pouvoir se servir aussi facilement de leur nouvelle messagerie », se réjouit le DSI du groupe.

Après plusieurs mois d'utilisation au quotidien d'Office 365, le bilan est bien évidement positif pour le groupe. A périmètre budgétaire constant, les collaborateurs Yves Rocher disposent aujourd'hui d'une solution complète et évolutive. Les utilisateurs apprécient l'intégration parfaite au sein de leur environnement de travail, ce qui a permis de développer leur productivité et de tester de nouvelles façons de travailler grâce aux outils de collaboration intégrés, comme la messagerie instantanée. L'utilisation d'Office 365 a également favorisé l'essor de la mobilité dans l'entreprise. « Avant, nos outils ne facilitaient pas la mobilité. Nous étions limités avec notre flotte de smartphones », commente Alain Hodara.

Les métiers de la DSI évoluent aussi
Si le quotidien des utilisateurs est en train de changer, l'impact sur la DSI est également tangible. Les métiers se transforment et la valeur de la DSI remonte dans l'entreprise. « Sur ce domaine particulier, nous sommes passés de l'exploitation pure et dure à la gestion de prestation de services. Nous proposons à nos collaborateurs des métiers plus pertinents et qui apportent plus de valeur ajoutée. Il nous faut notamment challenger les fournisseurs et déployer des compétences de gestionnaire de contrat », explique Alain Hodara.

Le fait de déployer un outil dans le Cloud a également démontré le côté innovant et moderne de la DSI tout en facilitant son travail au quotidien. « Avoir une solution dans le Cloud, c'est vraiment magique, s'enthousiasme le DSI. Nous pouvons mettre à disposition de nos collaborateurs des outils en quelques heures, où qu'ils soient, quand avant il fallait des jours, voire des semaines ».

Alors que l'internationalisation reste l'un des axes stratégiques du groupe, Office 365 offre à la DSI les moyens d'accompagner la croissance de l'entreprise tout en garantissant de la souplesse à ses utilisateurs et une très haute disponibilité, estimée à 99,9%.

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Problématique

  • Proposer aux collaborateurs une solution de messagerie évolutive et plus ergonomique et disponible en mobilite
  • Profiter de la haute disponibilité d'une solution hébergée dans le Cloud
  • Offrir plus de services aux collaborateurs du groupe et faciliter le déploiement à l'international.

Bénéfices

  • Haute disponibilité de la solution
  • Une solution évolutive et disponible en mobilité
  • Des gammes de solutions de communication complètes
  • Déploiement des solutions facilité pour la DSI

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