Vérification de conformité et formulaires électroniques

Vos collaborateurs sont fréquemment menés à se déplacer sur le terrain pour effectuer des vérifications de conformité (chantiers, réparations, expertises …) ? Ces opérations nécessitent souvent la manipulation et le transport de dossiers comportant de nombreux documents relatifs aux contrôles à effectuer. De plus, chaque contrôle donne lieu à une saisie ultérieure des informations relevées pendant leur déroulement, qui s’ajoute au temps passé pendant le contrôle à la saisie manuelle des éléments.

Voyons comment les technologies offertes par Microsoft peuvent vous aider à organiser ces tâches, simplement, et en tout sécurité.

Scénario

Le service de l’urbanisme de la mairie de Saint Pardoux est chargé, ainsi que l’établit la loi, de vérifier la conformité des constructions pour lesquelles des permis de construire ont été accordés. Ces vérifications interviennent après la déclaration d’achèvement des travaux, établie par le propriétaire, et peuvent donner lieu à des déplacements sur le terrain des agents du service pour validation de la conformité.

Préparation du contrôle

Ce matin, Michel agent du service de l’urbanisme à la mairie de Saint Pardoux, doit se rendre au domicile de 2 habitants de la commune, qui ont déposé lors des 2 dernières semaines, des déclarations d’achèvement de travaux à leurs domiciles. Michel va donc établir les déclarations de conformité. Pour cela il se connecte sur la portail du service afin d’y récupèrer les éléments des dossiers des 2 constructions à contrôler (demande de permis de constuire, permis de constuire, déclaration d’achèvement des travaux) ainsi que le formulaire de conformité,
Michel, équipé d’un PC portable de type TabletPC, dispose ainsi sur son ordinateur de l’ensemble des informations pour effectuer les visites de contrôle. Il se rend ensuite chez monsieur Duval, la première personne sur la liste.

Réalisation du contrôle

Arrivé chez M. Duval, Michel affiche sur son TabletPC le permis de construire délivré par les services de la mairie. Il parcourt l’ensemble de la construction pour s’assurer que ce qui a été construit correspond bien au permis délivré. Satisfait de sa visite, il remplit le formulaire de conformité, le signe et fait signer également M. Duval, sur son TabletPC. Il quitte ensuite les lieux pour sa seconde visite.
Lors de ce second contrôle, Michel s’aperçoit qu’un des points du permis de construire n’a pas été respecté, à la place d’une ouverture normalement équipée de briques en verre inamovibles se retrouve une fenêtre, et donc une ouverture possible vers l’extérieur ne respectant pas la distance minimum de vis-à-vis avec la propriété de son voisin. Pour compléter son rapport de visite, Michel utilise son appareil photo numérique pour prendre quelques clichés de l’ouverture non conforme. Il ajoutera ces éléments au dossier dès son retour au bureau.

Après le contrôle

De retour à son bureau, Michel rétablit la connexion de son TabletPC avec le réseau local de la mairie. L’ensemble des informations acquises lors de ses 2 visites sont alors automatiquement intégrées au portail du service urbanisme. Ceci déclenche ensuite automatiquement une série d’opérations vers les deux usagers (attestation de conformité dans un cas, et courrier de rejet dans l’autre), ainsi que vers les services de l’état concernés (direction départementale de l’équipement, services fiscaux ...).

Bénéfices

Accès simplifié à l’ensemble des éléments d’information d’un dossier.
Elimination des multiples saisies d’informations.
Intégration automatique des informations saisies aux différents processus de l’organisation, et déclenchement des traitements adéquates.

Quelles sont les technologies mises en œuvre ?
Microsoft® Office SharePoint Server 2007	Solution Microsoft pour l’entreprise, permettant de gérer les contenus et les processus métiers, simplifier la recherche d’information, le travail collaboratif et le partage des informations.
Microsoft® Office InfoPath 2007	Logiciel de création et de gestion de formulaires électroniques, intégré à Microsoft Office Professionnel Plus.
TabletPC	PC portable avec écran tactile permettant de saisir du texte de façon manuscrite, avec la notion d’encre numérique.