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Einer für alle
So sorgt ein virtueller Arbeitsbereich in einem internationalen Unternehmen für koordinierte Abläufe
Stand: 28. Juli, 2006
Wie auch vielen anderen Dienstleistern stellte sich der international tätigen Anwaltskanzlei Hunton & Williams die anspruchsvolle Aufgabe eine Umgebung zu schaffen, die eine effektive Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Partner gewährleistet.
„Bei uns arbeiten 850 Anwälte an 17 Standorten und über fünf Zeitzonen verteilt“, erklärt Jamie Booth, Leiter der IT-Abteilung der Niederlassung in Richmond, VA. „Es ist sehr schwierig, den Mitarbeitern alle Informationen verfügbar zu machen und gleichzeitig die treibende Technologie weitgehend im Hintergrund zu halten.“
So kommt es nicht selten vor, dass die Anwälte von Hunton & Williams ein halbes Dutzend Quellen online und offline durchsuchen müssen, um die relevanten Daten zu einem Fall oder Vertrag aufzuspüren. Ganz zu schweigen vom „Sorgenkind“ E-Mail.
Das Ziel bestand also darin, die Suche nach administrativen und fachbezogenen Informationen effizienter zu gestalten. Diese Vorgabe setzte Hunton & Williams durch Einführen einer integrierten, virtuellen Arbeitsumgebung um, in der Anwälte von allen Standorten aus auf alle benötigten Informationen zugreifen, Fälle durchsehen, Dokumente aktualisieren, Termine prüfen und Abrechnungsdaten verwalten können.
Aber auch andere Dienstleister – wie Buchhalter, Berater und Wirtschaftsprüfer – können vom Einsatz eines integrierten Arbeitsbereichs profitieren, der die zentrale, projektspezifische Ablage und den Zugriff auf Dokumente, Akten und Korrespondenz ermöglicht. Der Gewinn: Effizientere Arbeitsabläufe, höhere Sicherheit und maximale Wertschöpfung des vorhandenen geistigen Kapitals
Auf dieser Seite
 | Erstellen eines zentralen Informationsdepots |
| Einfacher Zugriff, auch mobil |
| Kontrollmechanismen und Zugriffsebenen |
| Optimiertes Service Delivery Management |
Erstellen eines zentralen Informationsdepots
Integrierte Arbeitsbereiche erlauben Dienstleistungsunternehmen, schnell und gezielt auf die Informationen und das Wissen zuzugreifen, das sie zur optimalen Betreuung ihrer Kunden benötigen.
Wenn z. B. bei Hunton & Williams ein neuer Auftrag eingeht, wird ein Arbeitsbereich basierend auf Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien erstellt, der automatisch alle relevanten Dokumente zusammenträgt. Je nach Fall handelt es sich hierbei um Anwaltsbiographien, Finanzübersichten und detaillierte Aufstellungen, für den aktuellen Fall bzw. Vertrag relevante Dokumente, und Prozesslisten.
Anwälte oder Partner der Kanzlei brauchen sich nur beim firmenweiten Extranet anmelden und finden dort alles, was sie für ihre Arbeit benötigen. „Ganz gleich, ob sich jemand von Peking oder Frankfurt aus einloggt, das verfügbare Informationsmaterial ist stets dasselbe,“ sagt Booth.
Der integrierte Arbeitsbereich, entwickelt mit Hilfe von Software des Microsoft-Partners Handshake Software, bietet Hunton & Williams darüber hinaus folgende Vorteile:
Er generiert einen Kalender, der wichtige Termine überwacht und die entsprechenden Personen automatisch rechtzeitig benachrichtigt, damit sie sich angemessen vorbereiten können.
Er legt Informationen zum Vorbereiten, Verwalten und Abschließen von Projekten an einem fixen, gemeinsamen Pfad ab, damit allen Beteiligten stets die gleiche Sicht auf alle Daten ermöglicht wird.
Die Interaktion mit dem Bereich findet über vertraute Anwendungen wie Microsoft Office Word oder Outlook statt, wodurch die benötigte Anlernzeit sehr kurz ausfällt.
Das firmeneigene Extranet, der Hunton & Williams LLP Client Workroom, ergänzt den integrierten Arbeitsbereich und ist seit Ende 2006 erfolgreich im Einsatz. Den Kunden der Kanzlei bietet er eine praktische Möglichkeit, aktuelle Informationen über den Status von Projekten, Rechnungen usw. zu beziehen. Booth sieht darin einen klaren Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen: „Dass wir IT einsetzen, um so effizient wie nur möglich zu arbeiten, wird von unseren Kunden sehr positiv aufgenommen. Besonders, weil sie als Folge dieser Strategie auf alle relevanten Informationen direkt und ohne Zeitverzögerung zugreifen können.“
Einfacher Zugriff, auch mobil
Wissen stellt das wichtigste Kapital eines Dienstleistungsunternehmens dar. Aber dieses Wissen sinnvoll und effektiv zu nutzen, ist oft leichter gesagt als getan. Oft befinden sich die Auftraggeber oder Partner an unterschiedlichen Orten, sind auf Geschäftsreise oder arbeiten von zu Hause aus.
So auch bei Hunton & Williams. Aber mit einem integrierten Arbeitsbereich lässt sich diese Herausforderung spielend bewältigen, da er dem Unternehmen erlaubt, …
alle relevanten Kundeninformationen an einem zentralen, virtuellen Speicherort zu bündeln und allen Partnern und Mitarbeitern – speziell neuen Mitarbeitern – zu ermöglichen, sich eine gute Übersicht über frühere Kundenprojekte und ihre Relevanz für den aktuellen Fall zu verschaffen.
eine Klagsache schnell und einfach auf Basis der im integrierten Arbeitsbereich befindlichen Dateien, Dokumente und E-Mails zu recherchieren. Die Suche lässt sich mit wenigen Mausklicks auch auf das Internet ausweiten.
Vorlagen zu erstellen, um für unterschiedliche Themenkomplexe – wie Zivilrecht, Wirtschaftsrecht oder Aufsichtsrecht – speziell darauf zugeschnittene integrierte Arbeitsbereiche bereitzustellen.
Dank dieser Funktionen ist Hunton & Williams in der Lage, mit seinen Arbeitsbereichen die Arbeit aller Beteiligten optimal zu unterstützen. Booth weiter: „Wir haben ein intelligentes System geschaffen, das Anwälten die benötigten Informationen vorlegt, anstatt stur die Daten aller Fälle bereitzustellen, mit denen sie jemals zu tun hatten – und das können mehrere Tausend Akten sein. Ziel ist es, intuitive Ansichten auf Informationen zu generieren, die die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter entsprechend ihrer fachlichen Ausrichtung berücksichtigen.“
Ein weiterer Vorzug der integrierten Arbeitsbereiche besteht darin, dass sie den Zugang zum speziellen Fachwissen einzelner Mitarbeiter erleichtern. Beispielsweise können Partner oder Mitarbeiter von Hunton & Williams über den Arbeitsbereich das Unternehmensverzeichnis durchsuchen und auf diesem Weg andere Partner oder Mitarbeiter ausfindig machen, die über spezielles Fachwissen verfügen, das für den eigenen Fall von Interesse ist. „So könnte man zum Beispiel einen spanischsprachigen Anwalt mit Erfahrung im Bereich ‚fremdfinanziertes Leasing’ oder alle Partner suchen, die in der Kohleindustrie gearbeitet haben“, erklärt Booth. Auch Kunden haben die Möglichkeit, über das Extranet der Kanzlei nach Fachanwälten zu suchen, die ihren speziellen Bedürfnissen entsprechen.
Mit integrierten Arbeitsbereichen kann jedes Dienstleistungsunternehmen seine Mitarbeiter dazu befähigen, durch E-Mail-Diskussionen, Instant-Messaging-Anfragen oder sogar per Live-Videoschaltung auf das Wissen ihrer Kollegen zeitnah und ohne großen Aufwand zuzugreifen. Dies verkürzt die Projektlaufzeiten und stellt sicher, dass das jeweils beste Wissen in die erbrachte Dienstleistung einfließt.
Kontrollmechanismen und Zugriffsebenen
Neben all den anderen Funktionen bietet der Arbeitsbereich Hunton & Williams zusätzlich die Möglichkeit, den Zugriff auf die Firmeninformationen zu steuern. Hierzu werden Rollen und zugehörige Zugriffsrechte definiert, die der integrierte Arbeitsbereich berücksichtigt. In der Praxis könnte das zum Beispiel bedeuten, dass Mitarbeiter und Partner, die mit dem gleichen Fall beschäftigt sind, nicht die gleiche Einsicht in relevante finanzielle Daten erhalten. Wie auch immer die Informationsstrategie eines Unternehmens aussieht – mit den entsprechenden Kontrollmechanismen lässt sie sich mühelos abbilden.
Während also gewisse Projektdaten für die Partner von Hunton & Williams gesperrt sind, erhalten sie dennoch einen Überblick über alle wichtigen Eckdaten: die Einhaltung von Lieferfristen, wie Kundenanforderungen erfüllt werden oder die potentielle Ertragskraft eines Projekts.
Integrierte Arbeitsbereiche können auf vielfältige Art dazu beitragen, Risiken zu mindern und die Sicherheit zu erhöhen:
Durchgängige, einheitliche Dokumentenansichten erleichtern das Erkennen abweichender Vorgehensweisen.
Konsistente Steuermechanismen stellen sicher, dass Mitarbeiter produktiver arbeiten, indem der Datenzugriff auf relevante Dokumente begrenzt wird.
Erhöhte Sicherheit durch rollenbasierten Zugriff auf wichtige Dokumente und Unterstützung der firmeninternen Archivierungsrichtlinien nach Projektabschluss. Bei Hunton & Williams werden allen Mitarbeitern, Partnern und Kunden individuelle Zugriffsrechte auf wichtige Informationen zugeteilt.
Der neue integrierte Arbeitsbereich von Hunton & Williams löst eine Anwendung der zweiten Generation ab, die auf Produkten von Microsoft und Portalsoftware eines Drittanbieters aufbaute. In der neuen Lösung sind die Datenquellen von Hunton & Williams mit einem SharePoint-basierten Framework verbunden, das als Einstiegspunkt für den Extranet-Browser dient. Die Dokumentenerstellung, E-Mail und die Datenbankstruktur werden mit Hilfe von Microsoft Office-Anwendungen umgesetzt, die den Benutzern des virtuellen Arbeitsbereichs zudem eine vertraute Oberfläche bieten.
Durch die Verbindung von Microsoft-Technologie und dem Know-how der vielen zertifizierten Partner entstehen Lösungen, die Dienstleistungsunternehmen dabei helfen, ihr geistiges Kapital und die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter voll auszuschöpfen. Mit einem integrierten Arbeitsbereich verfügen die Spezialisten im Unternehmen über ein intelligentes Werkzeug, das die verlässliche und effiziente Arbeit im Sinne des Kunden ermöglicht.
Optimiertes Service Delivery Management
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Vermindertes Risiko und höhere Effizienz durch effektives Dokumentenhandling
Dokumentensuche und –archivierung leicht gemacht